Posted On 26 luglio 2016 By In Acquisti in team With 565 Views

Minimizzare i rischi per l’acquirente. La scelta e il controllo del fornitore per le attività di subappalto complesse

Articolo presente sul magazine “The Procurement” (Anno 2 Numero 1) a cura di Cesare Businelli.- Anche le imprese il cui core business non prevede la gestione di appalti complessi quali grandi opere, impianti etc. possono trovarsi nella situazione di dover appaltare dei lavori a volte anche con connotazione specialistica.

Inoltre la necessità di dover concludere i lavori rispettando tempistiche, requisiti qualitativi e di sicurezza impone l’utilizzo di un sistema affidabile e professionale per la gestione della commessa che non può essere semplicemente quello di identificare un buon direttore dei lavori.

Uno dei punti più delicati è rappresentato dalla scelta dell’impresa a cui affidare i lavori e quindi la qualifica e la valutazione del subappaltatore specie se per l’appalto siano richieste particolari competenze e specializzazioni.

Dal punto di vista della sicurezza sul lavoro si fa affidamento al testo unico Dlgs 81/2008 che prevede che chi affida lavori e opere in subappalto verifichi che l’impresa selezionata:

  • Sia iscritta alla camera di commercio ed artigianato con oggetto sociale inerente alla tipologia dell’appalto
  • Abbia elaborato il Duvri (Documento di valutazione dei rischi)
  • Sia in regola con i versamenti contributivi (DURC in corso di validità)
  • Non sia oggetto di provvedimenti di sospensione o interdittivi derivanti dall’utilizzo di personale privo di regolare contratto di lavoro

Non si tratterà qui del caso presentato dagli appalti pubblici che presentano ulteriori requisiti dettati dal codice degli appalti (Dlgs 163/2006) per cui si chiede anche l’attestazione rilasciata da una SOA (Società organismo di attestazione).

Questi elementi rappresentano la verifica documentale da fare in fase di selezione ovvero di pre-qualifica del fornitore.

Tuttavia questa verifica non è sufficiente in quanto non rappresentano garanzia del livello di qualità che l’impresa sarà in grado di offrire. Un punto sicuramente importante solitamente è rappresentato dalle referenze e dai progetti già realizzati (magari integrato da un elenco di committenti che sarà possibile contattare), oltre che informazioni sulla struttura, le risorse a disposizione e il piano dei controlli che il fornitore prevede di attivare, incluso il piano operativo della sicurezza (Pos). Queste informazioni potranno essere raccolte sia tramite un questionario integrativo che da un “audit” in sito per la verifica del dichiarato.

L’audit potrà evidenziare la presenza o meno e la effettiva messa in pratica dei processi relativi all’assicurazione della qualità, alla sicurezza, alla gestione del personale, alla sostenibilità etc.

Tralasciando la fase di gara e di sviluppo del contratto arriviamo alla fase di controllo del subappaltatore a cui abbiamo deciso di affidare i lavori. I tipi di controllo a questo punto sono mirati allo specifico fornitore  per  contratto , che impiegherà risorse umane, macchinari e mezzi al fine di svolgere i compiti previsti dal contratto di appalto.

Debbono quindi essere richiesti al fornitore e verificati oltre ai già citati documenti a livello impresa  anche una serie di documenti relativi al contratto in essere:

  • Lavoratori: Informazioni e documenti relativi ai lavoratori che interverranno nelle attività previste nel contratto.
  • Veicoli: Informazioni relative ai veicoli che eventualmente verranno utilizzati nelle attività previste nel contratto.
  • Macchine: Informazioni relative alle macchine che eventualmente verranno utilizzate nelle attività previste nel contratto
  • Attrezzature: Informazioni e documenti relativi alle attrezzature che eventualmente verranno utilizzate nelle attività previste nel contratto.

A titolo puramente esemplificativo si riporta qui di seguito un prospetto dei documenti relativi ai lavoratori abilitati ad operare su una rete di distribuzione gas:

IMGBUSINELLI1

 

Nel caso in cui il carico di lavoro relativo ai controlli richiesti non sia gestibile dal committente con risorse proprie, è possibile ricorrere a un supporto da parte di operatore specializzato esterno (ad esempio Achilles).

La soluzione di Achilles permette la raccolta , validazione, gestione delle informazioni e dei documenti ,  e le attività di sollecito verso i fornitori affinché i documenti siano costantemente aggiornati .

I documenti resteranno disposizione e consultabili costantemente dagli utenti dell’impresa attraverso una piattaforma online

I vantaggi evidenziabili da questo tipo di operazione possono essere riassunti in:

  • Risparmio di tempo e riduzione dei costi amministrativi: singolo processo di gestione di acquisizione, validazione e aggiornamento di dati e documenti appaltatori, con minore attivitàdi sollecito verso i fornitori.
  • Riduzione dei rischi relativi alla gestione del personale, veicoli e macchine che operano presso i cantieri o gli impianti del committente
  • Possibilità di maggiore focus sugli obiettivi strategici da parte dell’ ufficio acquisti e delle altre funzioni coinvolte, grazie alla maggiore efficienza di gestione ottenuta
  • Piena conformità con normativa vigente e direttive interne