Posted On 28 gennaio 2016 By In Anthology With 626 Views

I vantaggi dell’e-procurement

In un contesto dove la richiesta di compliance e trasparenza è sempre maggiore e il dato necessita quindi di un controllo e di una visibilità totale, diventa importante un sistema di e-procurement efficiente che possa garantire la riduzione dei tempi, con una conseguente diminuzione dei costi e un minore time to market.

L’e-procurement è una necessità, una risposta indispensabile per le aziende che hanno bisogno di garantire un flusso continuo di informazioni tra l’ufficio acquisti, i clienti interni e il mercato affinché ogni passaggio del processo di acquisto possa essere presidiato correttamente.
Se l’obiettivo è controllare tutto ciò che viene acquistato, semplificare la raccolta dei dati e gestire in ottica strategica i rapporti con fornitori sempre più globali, diventa per l’e-procurement una tappa fondamentale.
È indispensabile però definire a priori le specifiche funzioni che uno strumento di e-procurement deve possedere. È importante, quindi, soffermarsi sia sui passaggi che un’azienda deve necessariamente avviare nella scelta di una soluzione di e-procurement, sia sulle caratteristiche funzionali e tecniche che lo strumento deve possedere.
Dal punto di vista delle pratiche da avviare, al primo posto vi è sicuramente l’assessment sui processi, sui flussi informativi e sui bisogni della propria organizzazione.
Un secondo passaggio, anch’esso cruciale, è l’identificazione degli utenti che, oltre all’ufficio acquisti, dovranno potere accedere alle informazioni e utilizzare lo strumento, tra questi, ad esempio, tutte le funzioni richiedenti, come il marketing, la logistica o il servizio qualità. Gli utenti dovranno quindi ricevere una formazione adeguata così da utilizzare lo strumento nei modi più appropriati.
Altro aspetto fondamentale è assicurare che gli utilizzatori abbiano un vantaggio, nell’utilizzo del nuovo tool, ottenendo benefici visibili e il più possibile immediati in termini di riduzione del tempo lavoro, maggiore semplicità dei processi, raggiungimento di risultati.
Da un punto di vista tecnologico invece, questi passaggi si devono assolutamente tradurre in alcune caratteristiche imprescindibili. La prima è la facilità d’uso: una piattaforma, che può essere utilizzata con una formazione minima consentirà un’adozione e una collaborazione maggiore nell’ecosistema aziendale.
Seconda caratteristica, ma non meno importante, è la copertura funzionale completa e modulare che la piattaforma deve offrire, con la possibilità di integrare nuove funzioni ogni volta che venga richiesto.
Anche la disponibilità della soluzione su strumenti diversi rispetto al semplice desktop si rivelerà strategica da un punto di vista tecnologico. Entro il 2020 tutte le piattaforme di procurement saranno fruibili in mobilità e avere sotto controllo tutti i processi in ogni momento e luogo rappresenterà un altro fattore differenziante.
Da non sottovalutare, infine, il ruolo dei report aggiornati e navigabili, offerti dalla piattaforma di procurement. Adottare lo strumento tecnologico, infatti, non ha alcun valore se non si controllano i dati, definendo delle metriche chiave ed effettuando un reporting costante su di esse.
In sintesi possiamo dire che tutte le strade portano all’e-procurement ma il software, di per sé, non risolve i problemi! È necessario considerare tutte le variabili che il processo di acquisto comporta. La tecnologia deve essere pronta quindi a supportare l’evoluzione dei nuovi scenari, deve essere innovativa in questo senso e aperta a nuovi sviluppi, senza dimenticare mai il fattore Human to Human e le esigenze di un mercato in continua trasformazione.