Posted On 1 febbraio 2016 By In Benchmark With 524 Views

Comprendere i modelli di spesa di viaggio e rappresentanza dell’azienda: l’approccio strategico proposto da CWT

Carlson Wagonlit Travel (CWT) presenta un nuovo approccio strategico che supporta le aziende clienti a capire e analizzare le loro spese di viaggio e rappresentanza. Ecco qui di seguito il contenuto del nuovo CWT White Paper dal titolo T&E Decision Tree.

Per molte aziende le spese di viaggio e rappresentanza rappresentano una quota significativa dei costi, quindi controllarle è fondamentale per i bilanci dell’azienda. Tuttavia, la grande quantità di dati correlati rende difficile elaborare, gestire e interpretare a fondo queste spese.

«L’Albero Decisionale per le spese di viaggio e rappresentanza elaborata da CWT – spiega Catalin Ciobanu, Senior Director Data & Analytics di CWT Solutions Group (la divisione specializzata nella consulenza strategica alle aziende che ha curato il White Paper) – prende in considerazione i diversi tipi di analisi che le aziende già svolgono e li riunisce in un unico schema costruito ad hoc. Analizzare sinotticamente le diverse categorie di spesa aiuta i responsabili viaggi, acquisti e finanza a individuare quali ambiti possono essere migliorati e con quali priorità».

Il T&E Decision Tree semplifica questo obiettivo, fornendo una visione immediata di come un’azienda può ridurre la spesa. In particolare, utilizza algoritmi per organizzare i dati all’interno di un modello di lettura molto chiaro, partendo da tre semplici domande: quali servizi e prodotti sono stati acquistati, come e perché? Le categorie di spesa evidenziate sono le seguenti:
Servizi essenziali di viaggio acquistati attraverso la TMC (Travel Management Company), tra cui voli, hotel e autonoleggio;
Spese extra legate ai servizi di viaggio, come le spese ancillari sui voli o i costi per i navigatori GPS per il noleggio auto;
Prenotazioni fatte “fuori-canale”, ossia non utilizzando la TMC;
Spese per servizi ausiliari occorse durante la trasferta, come pasti, taxi o parcheggi;
• Spese non legate al viaggio (Non-Trip), compresi gli articoli per ufficio o brevi spostamenti con vetture di proprietà o sui mezzi pubblici in città.

Oltre a fornire una visione strategica della spesa complessiva di viaggio e rappresentanza, il modello è flessibile e consente di gestire altre sottocategorie di spesa, da evidenziare in base alle specifiche esigenze.
Dopo aver identificato le aree su cui focalizzare l’attenzione, i responsabili aziendali possono utilizzare l’albero decisionale T&E per:
Allineare la spesa di viaggio con gli obiettivi di business;
Considerare il total cost of travel per prendere decisioni o autorizzare le trasferte;
Ridurre le spese ausiliarie, extra e Non-Trip;
Migliorare la compliance alla travel policy da parte dei viaggiatori.

«Il T&E Decision Tree – aggiunge Loretta Bartolucci, Senior Director Sales & Marketing di CWT Italiarappresenta un ulteriore strumento che CWT mette a disposizione del mercato per affrontare un ambito fondamentale nella gestione delle trasferte quale l’analisi delle spese. Il modello permette di coniugare l’accuratezza dell’analisi con la semplicità di applicazione e testimonia l’impegno di CWT nell’offrire ai clienti consulenza strategica, oltre che l’efficienza operativa di cui hanno bisogno.
«Questa nuova iniziativa – conclude Bartoluccisi inserisce in un percorso di ricerca iniziato molto tempo fa e che ha consentito a CWT, grazie anche all’esperienza globale per clienti di tutte le tipologie, di precorrere i tempi e di proporre sempre al mercato soluzioni innovative per la gestione del ciclo completo della trasferta».

Per qualsiasi esigenza operativa ecco qui in allegato il CWT White Paper T&E Decision Tree