Posted On 22 giugno 2017 By In Company news With 487 Views

Cosa fare (e non fare) per introdurre un sistema di eSourcing in azienda

L’introduzione in azienda di una soluzione di Digital Procurement coinvolge molti utenti e si estende ben oltre la direzione acquisti, avendo un impatto diretto su tutti i dipendenti coinvolti nel processo che va dall’acquisto alla fatturazione.

Ophelie N’Guyen, Pre-Sales Consultant di SynerTrade, sottolinea: “Un progetto di implementazione di uno strumento di digital procurement è in primo luogo una trasformazione dei processi di business sul piano “umano”, e cambia il modo in cui il lavoro viene eseguito. I fattori di successo di un progetto risiedono quindi principalmente nel fattore umano, oltre che naturalmente su quello puramente tecnologico.” Per prepararsi al meglio e gestire progetti di questo tipo, è necessario conoscere le migliori best-practice e le insidie da evitare.

Prima del processo di selezione
Adottare una prospettiva incentrata sugli utenti
Come primo step bisogna identificare ciò che scoraggia il coinvolgimento degli utenti (paura del cambiamento, mancanza di motivazione) e ciò che invece lo accelera (interesse nel digitale, necessità di razionalizzare i processi, desiderio di crescita personale e di formazione). Primo fattore di successo, questa fase condizionerà il grado di adozione dei sistemi nel tempo.
A questo punto è opportuno selezionare uno “sponsor” di progetto, che avrà il compito di favorire una dinamica di gruppo positiva. Questo “sponsor” aiuterà le persone a rimuovere tutti gli ostacoli, rispondendo a tutti i dubbi fin dall’inizio e, naturalmente, rafforzando l’entusiasmo. Porre l’utente al centro del progetto è la principale chiave di successo.

Identificare le fasi del processo di Procurement
Dopo aver coinvolto gli utenti, ci si deve occupare della mappatura dei processi e delle procedure in uso nel Dipartimento Acquisti, e valutarne la maturità: partire dai processi già esistenti aiuta a definire le specifiche finali, ed è anche una buona opportunità per definire i processi target in maniera realistica. È buona norma che gli utenti finali siano coinvolti nella revisione delle specifiche, per mantenere uno spirito di massima collaborazione ed ottenere una soluzione attinente alle reali esigenze ed in grado di evolvere verso i processi target. Questa processo di identificazione delle fasi è molto importante: garantisce che gli strumenti da adottare siano correttamente proporzionati alle prassi e alle dinamiche aziendali.
Questa fase dà anche l’opportunità di pianificare le tempistiche di implementazione: è possibile ad esempio pianificare un rilascio progressivo dello strumento, che si adatti alla maturità dei diversi utenti, al fine di ottenere una adozione più graduale e per gestire al meglio i potenziali ostacoli tecnici. Piuttosto che adottare un modello di tipo “big bang”, stressante e più rischioso, è preferibile introdurre lo strumento in “wave”, divise per moduli funzionali o gruppi di utenti.

Identificare dove si crea il valore
L’introduzione di uno strumento di e-sourcing deve creare valore sia per il Dipartimento Acquisti che per l’azienda. Il procurement è sempre più al centro della creazione di valore per l’azienda, perché è in grado di introdurre innovazione, ottimizzare il TCO e limitare il rischio nel rapporto con i fornitori. Tra i requisiti per l’adozione di una soluzione di digital procurement dovrebbero essere considerate queste fonti di valore aggiunto, poiché hanno impatto diretto sul futuro ROI.

Durante il processo di selezione

Un elenco realistico di funzionalità
Con un elenco di specifiche precise alla mano, il Dipartimento Acquisti può affrontare la fase di consultazione, sicuro di ottenere risposte coerenti ed omogenee. Attenzione però a non cadere nella trappola delle “liste di specifiche infinite”! C’è una sottile differenza tra una soluzione altamente performante ed una che possiamo definire “inutilmente” complessa: deriva dalla capacità di selezionare ed ordinare i bisogni in ordine di importanza. Dividete ciò di cui non potete assolutamente fare a meno da ciò che vorreste avere “on top” e da ciò che è del tutto inutile. Non è il numero di funzionalità che conta, ma quanto esse sono realmente utili.

Indipendenza e obiettività
Ricorrete alla massima neutralità. Nell’ecosistema del procurement possono esistere affinità tra le diverse parti coinvolte: fornitori, società di consulenza, clienti… Ciò è del tutto naturale, ma non deve avere alcun impatto sulla vostra scelta. Tenete sempre presenti le specifiche ed i criteri di selezione che sono stati definiti per la vostra azienda.

Durante il progetto

Avviare un processo di change management (gestione del cambiamento)
L’area di comunicazione della vostra azienda deve essere pienamente coinvolta nel percorso di change management: è infatti il migliore modo per comunicare l’impatto del progetto con messaggi chiari e positivi, sia internamente che esternamente. Qualsiasi cambiamento dà luogo a due tipi di comportamento: quello delle persone che ne sono entusiaste e quello delle persone che vi si oppongono. Entrambe le parti devono essere considerate come leve strategiche; il contributo delle persone che sono entusiaste è evidente: esse spingono in avanti il progetto. Tuttavia l’atteggiamento degli oppositori non deve essere sottovalutato o evitato: essi infatti aiutano ad evidenziare e scoprire più facilmente le problematiche da superare. Coinvolgendo questi ultimi, informandoli regolarmente e aggiornandoli sulle modifiche apportate grazie al loro contributo, darete loro la rassicurazione di cui hanno bisogno. In cambio, si uniranno alle fila dei sostenitori.

Prestate attenzione alla vostra comunicazione interna ed esterna

Fornite ai dipendenti, ma anche ai vostri fornitori, informazioni costanti. Utilizzate l’intranet aziendale, le newsletter e le reti di social media interni per comunicare lo stato di avanzamento del progetto e illustrare tutti i vantaggi quotidiani che offre. Sottolineate l’impatto positivo in termini di vantaggio personale, miglioramento del rapporto con l’ufficio acquisti e non da ultimo come opportunità di sviluppo di nuove skills. Non dimenticate che grazie a voi, i vostri dipendenti e fornitori saranno maggiormente coinvolti nel nuovo volto del procurement. Evidenziate questo aspetto!

Ora che il dipartimento acquisti ha acquisito un ruolo strategico all’interno delle aziende, l’introduzione di uno strumento di e-sourcing è un progetto importante che ha un’influenza su quasi tutti i dipendenti. La forza di un software provider sta nel comprendere quest’aspetto, offrire strumenti in grado di adattarsi facilmente agli specifici contesti dei loro clienti e sostenere il processo di implementazione. Questo è il motivo per cui in SynerTrade abbiamo da sempre pensato a noi stessi come ad un supporto per i nostri clienti per valorizzare l’aspetto più umano dell’azienda, al di là della semplice configurazione e gestione degli strumenti. Il futuro della digitalizzazione punta anche ad una miglior qualità dei rapporti umani: un ritorno all’interazione interpersonale.

Ophélie N’Guyen – Business Development Consultant, SynerTrade

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