Posted On 13 luglio 2016 By In Company news With 630 Views

I 5 requisiti per il governo “end-to-end” della spesa indiretta

Introdurre strumenti digitali a supporto della governance della spesa indiretta ha una ricaduta significativa sia sull’ottimizzazione dei costi sia sul livello di servizio ricevuto, poiché tali soluzioni permettono ai buyer di incrementare la propria efficacia negoziale grazie alla maggiore visibilità della spesa, di realizzare un controllo in tempo reale della conformità ai contratti e di indagare sulla soddisfazione dei clienti interni.

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Il governo “end-to-end” della spesa indiretta è una delle sfide degli uffici di approvvigionamento, perché si contraddistingue per l’eterogeneità dei richiedenti interni decentrati al livello di business e per la gestione di un numero di elevato e variegato di fornitori: si va, infatti, dalla consulenza ai servizi logistici, dalle forniture e servizi per ufficio alla gestione delle flotte, dalla manutenzione di impianti e stabilimenti fino alle spese di marketing.

Tali caratteristiche della tipologia di acquisto comportano per il processo di acquisto le seguenti peculiarità operative:

  • frequenza di acquisto maggiore, ma per importi relativamente più piccoli;
  • onerosità di gestione, in quanto i processi sono spesso gestiti fuori dal sistema ERP aziendale;
  • difficoltà di valutazione, in quanto per alcune categorie merceologiche non è previsto un controllo in entrata, mentre per altre è difficile identificare parametri oggettivi per la valutazione, oppure perché semplicemente troppo dispendioso effettuare l’analisi con fogli di calcolo;
  • indisponibilità o troppa complessità nella costruzione dei forecast degli acquisti per evitare o limitare sconfinamenti dal budget prestabilito;
  • aumento del rischio di spesa “Maverick”.

Inoltre, spesso, non esiste un vero proprio responsabile unico della spesa ma “intervengono” attori diversi per competenza e collocazione organizzativa, rendendo il controllo stesso più complesso e frammentario.

L’utilizzo di piattaforme collaborative permette proprio di coinvolgere in modo puntuale e interattivo tutte le strutture, interne ed esterne, che intervengono nel processo trasversale di acquisto di beni e servizi indiretti, oltre a sistematizzare e automatizzare la raccolta della richiesta d’acquisto e la sua approvazione interna, a formalizzare l’invio dell’ordine ai fornitori e facilitare il controllo del rispetto delle clausole contrattuali in essere e delle policy aziendali, grazie alle seguenti funzionalità:

  • tracciabilità e verifica della conformità del processo e dei contratti;
  • comunicazione multicanale (email, portale e flussi dati), per consentire una collaborazione con clienti interni e fornitori efficace e immediata;
  • approvazione automatizzata basata su sistemi di workflow, che permettono di gestire in modo semplice i processi di emissione, convalida, autorizzazione e firma degli ordini;
  • pubblicazione di KPI e questionari dinamici per facilitare la valutazione dei fornitori, introducendo anche audit di tipo soggettivo attraverso la somministrazione di questionari ai clienti interni;
  • integrazione con il sistema ERP per ridurre le attività manuali.

Tali funzionalità consentono di presidiare l’intero processo di acquisto, garantendo l’acquisizione di beni e servizi in conformità alle specifiche definite dalla richiesta di acquisto e al contempo di aggregare i fabbisogni interni, di rendere più efficiente la ricerca del miglior rapporto prezzo/prestazione, così da raggiungere significative economie di costo e di gestione della spesa.

TESI SCM permette la digitalizzazione del processo di “Procure-to-Pay” della spesa indiretta, sfruttando la propria architettura software modulare, collaborativa e integrata con il sistema ERP aziendale.

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