Posted On 19 settembre 2018 By In Company news With 259 Views

Le aste on-line: i benefici di uno strumento di acquisto efficace

Aste online

Le aste sono uno strumento di acquisto efficace, specialmente se sono chiari e definiti i requisiti di acquisto e il mercato offre potenziali fornitori sufficientemente numerosi e competitivi.

Le aste online, versione telematica che si sviluppa interamente sul web, ne amplificano i benefici permettendo di interagire contemporaneamente con una rete di molti fornitori dislocati in ogni parte del mondo e di ottenere prezzi finali di acquisto molto vantaggiosi grazie anche alla possibilità di cogliere tempestivamente alcune situazioni contingenti, quali la necessità di smaltimento di scorte e la saturazione della capacità produttiva del mercato. Ma i benefici delle aste online sono molteplici: snellimento delle procedure, documentata conformità alle regole aziendali, abbattimento dei tempi di comunicazione con i fornitori, riduzione dei contenziosi grazie alla condivisione delle specifiche di fornitura e alla trasparenza assicurata dal tracciamento informatico di tutte le operazioni effettuate. Insomma, una lunga e onerosa negoziazione tradizionale con una moltitudine di fornitori si trasforma in un breve, intenso ed efficace confronto competitivo, dinamico e in tempo reale tra i fornitori stessi.

La nuova versione delle aste online di Niuma è un modulo che fa parte integrante della piattaforma di e-Procurement niumActive® (Supply Base, Source to Contract, Procure to Pay); ne eredita quindi le proprietà: dematerializzazione, accessibilità in Cloud, condivisione delle informazioni con gli altri processi di procurement, connettività con gli altri sistemi aziendali, User Experience intuitiva, capacità di operare come una singola applicazione autonoma. È ispirata ai principi della completezza funzionale, della flessibilità d’uso per affrontare diverse tipologie di acquisto e della strategia più efficace da sviluppare, di volta in volta, per ottenere il miglior risultato.

 

 

Il modulo prevede le funzionalità tipiche di un’asta: organizzazione telematica della documentazione d’asta; selezione dei fornitori da invitare; gestione del flusso di approvazioni; definizione di base d’asta, prezzo di riserva, ribasso minimo e tempo di estensione; chat tra fornitori e committente; multi-round; monitoraggio real-time; aggiudicazioni indivise o frazionate su più fornitori; tracciamento informatico delle offerte e delle operazioni effettuate. Ma il modulo si caratterizza con altre funzionalità che contribuiscono a portare valore al processo d’asta. Per esempio, la Richiesta di Informazioni (RFI) o di Offerte (RDO) che può essere opzionalmente impiegata in modo preliminare per stimare valori economici quali base d’asta e benchmark e impostare le strategie di esecuzione dell’asta.

La flessibilità permette di affrontare diverse tipologie di acquisto. Il buyer può mettere in asta un singolo bene o servizio su cui concentrare le quotazioni economiche, per esempio un’apparecchiatura i cui requisiti sono esaustivamente descritti nei documenti d’asta. Per ragioni di efficienza, di merceologia o di strategia sui fornitori, può invece decidere di mettere in asta contemporaneamente una moltitudine di beni e/o servizi, ciascuno dei quali deve essere quotato autonomamente per poter essere aggiudicato separatamente, come ad esempio nel caso dei listini prezzi. In più il buyer può decidere di scomporre ogni singola voce oggetto di aggiudicazione in più sottocomponenti da quotare; per esempio se desidera conoscere non solo la rata complessiva del leasing mensile di una flotta di autovetture, ma anche lo spaccato delle quotazioni delle singole autovetture.

Per supportare ulteriormente le proprie scelte strategiche il buyer ha la possibilità di impostare la configurazione di asta più adatta ed efficace al contesto dei suoi acquisti. Per esempio, può impostare la visibilità dei fornitori durante l’esecuzione dell’asta: visibilità sulla propria posizione corrente in graduatoria, eventualmente con la visibilità della migliore offerta, quando ritiene necessario incoraggiare la competizione prevedendo che le offerte dei concorrenti differiscano di poco; oppure nessuna visibilità (sealed-bid auction) quando prevede uno scarso livello di competizione. Il buyer può introdurre fattori di costo addizionale come i dazi doganali dei vari paesi in un’asta internazionale: questi trasformano dinamicamente le quotazioni dei fornitori in una graduatoria di costi reali per il buyer. Quando la sola componente economica, specialmente per acquisti rilevanti o critici, non è più considerata un parametro sufficientemente adeguato, il buyer può decidere di richiedere preliminarmente ai singoli concorrenti una descrizione tecnica della propria offerta la cui valutazione, durante lo svolgimento interattivo dell’asta, serve a bilanciare dinamicamente le quotazioni economiche dando luogo a una graduatoria basata sul criterio di “offerta economicamente più vantaggiosa”.

La nuova versione delle aste online di niumActive® è già in uso, con riscontri positivi e utilizzo in crescita.

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