Posted On 20 Febbraio 2020 By In Innovazione With 289 Views

L’azienda pretende un procurement rapido: bene o male?

L’azienda pretende un procurement rapido

“Make Buying Faster for the Business”  è il whitepaper firmato da Gartner che affronta la questione di un procurement rapido. Soddisfare l’azienda nei suoi bisogni  senza andare ad aggiungere costi o rischi è uno dei compiti del CPO che, a questo scopo, investe in strumenti e tecnologie per avere processi più efficienti, dando priorità a investimenti rapidi che rendono i tempi di acquisto più prevedibili e riducono il lavoro inutile.

Perché si vuole un procurement rapido?

Secondo Gartner sono tre le tendenze che guidano la necessità di velocità. In primis si trovano i vantaggi legati alla crescita dell’economia globale di cui tutte le aziende vogliono fare parte, in secondo luogo i CEO vogliono essere i primi ad entrare in un determinato mercato per ottenere più ricavi. Infine gioca un ruolo importante la paura di essere “amazonati” che comporta una ripianificazione del modello di business ogni tre anni. 

In questo panorama un’azienda vuole un procurement rapido che acquisti velocemente ma non tiene conto dei possibili trade off che potrebbero portare ad un aumento dei costi e dei rischi.  

L’ufficio acquisti si ritrova in molti casi a dover accelerare l’iter tradizionale per andare incontro alle esigenze e pressioni dell’azienda. Può capitare che i partner abbiano già in mente un fornitore e il team acquisti debba saltare la revisione delle informazioni di mercato per accedere rapidamente al fornitore eletto. Allo stesso modo anche la fase del contratto può essere ridotta quando si vuole dare avvio a un programma pilota con un fornitore piccolo e innovativo.

Conseguenze della rapidità negli acquisti

  • La mancanza di informazioni di mercato può significare che l’azienda opti per un fornitore di qualità inferiore e meno innovativo.
  • Ridurre la fase di RFP può significare per l’azienda pagare di più di quanto dovrebbe.
  • La creazione di nuovi contratti per piccoli fornitori si traduce in troppi contratti e un uso meno frequente dei fornitori preferiti, aumentando costi e rischi.

La ricerca di Gartner ha rilevato che il 63% del personale acquisti si attiene a un modello di procurement rapido o omette le fasi di acquisto per dare all’azienda la velocità di cui ha bisogno. Naturalmente, non tutti i trade off hanno conseguenze dannose, solo il 34%. 

Il team Acquisti è composto da professionisti consapevoli del valore che la loro esperienza apporta al business. Ogni volta che fanno un trade off sotto la pressione dell’azienda, minano il loro ruolo. È chiaro che quando l’azienda esercita una maggiore pressione sugli acquisti per accelerare i suoi processi, diventano più probabili trade off negativi. 

Come i CPO possono offrire un procurement rapido senza trade off costosi e rischiosi? 

Le 5 aree di investimento dei CPO:

  • Miglioramenti del processo: iniziative Lean Six Sigma progettate per rimuovere sprechi e inefficienza dall’intero processo di approvvigionamento
  • Elenchi di fornitori pre-approvati: fornitori pre-qualificati in ciascuna categoria per facilitare più rapidamente le attività di assistenza necessarie
  • Strumenti e modelli: modelli di requisiti, modelli RFP e questionari sui rischi per aumentare la velocità e la qualità degli input di approvvigionamento
  • Tecnologia per automatizzare i processi principali: nuova tecnologia basata su cloud per migliorare in modo significativo la velocità e l’accuratezza delle attività di procurement 
  • Sviluppo di competenze: istruire e formare il personale su come comprendere meglio le priorità aziendali ed eseguire rapidamente.

Queste soluzioni riducono davvero la pressione? 

A quanto pare, nonostante il procurement acceleri, non si registra un calo della pressione esercitata dall’azienda. Nel migliore dei casi la funzione subisce una riduzione della pressione del 35%. I motivi per i quali la pressione persiste è da una parte per la scarsa visibilità e dall’altra per le maggiori aspettative aziendali.  I miglioramenti dei processi riguardano spesso il back-end e non sono visibili dai partner aziendali che potrebbero non comprendere come è stato raggiunto il risultato e pretendere in ogni caso più velocità. Questo perché se si abitua a un determinato ritmo, questo diventa la norma e inevitabilmente verrà chiesto di aumentarlo. 

Ma forse il problema non sono le performance di per sé ma la percezione da parte dei partner di quest’ultime? 

Il 93% dei partner parte del campione ha dichiarato di essere flessibile o molto flessibile riguardo alle scadenze sugli acquisti. Al tempo stesso hanno aggiunto che fattori psicologici come le attese inadeguate, l’incertezza sulla data di completamento dell’acquisto e tempistiche imprevedibili spingono loro ad esercitare una pressione per un procurement più rapido. 

Gli Acquisti possono ridurre la pressione della velocità del business del 60% in modo più efficace facendo “percepire gli acquisti veloci” anziché semplicemente “farli andare veloci”.

Per far sì che gli acquisti si sentano e vadano più veloci, i responsabili degli acquisti dovrebbero concentrarsi su investimenti con tre obiettivi:

  •  fare in modo che le tempistiche di acquisto siano più prevedibili.
  • rendere più facile la fase di inizio.
  • ridurre il lavoro inutile o non necessario

TO-DO List per il CPO

Per rispondere alla richiesta dell’azienda per un procurement rapido, i CPO dovrebbero: 

  1. Resistere a investimenti eccessivi per l’esecuzione rapida, come tecnologia e miglioramenti dei processi. Questi investimenti sono importanti ma non sufficienti per ridurre la pressione. 
  2. Spiegare e parlare con il team dirigente del procurement sul concetto di “sentirsi veloci”
  3. Eseguire un sondaggio informale con i responsabili degli acquisti, il personale e i partner su:-quanto è facile per i partner iniziare un acquisto insieme al procurement
    -la prevedibilità delle tempistiche di acquisto e le modalità di esecuzione degli acquisti
    -in che modo i leader e il personale addetti agli acquisti rimuovono o riducono il lavoro di approvvigionamento inappropriato o inefficiente
  4. Condurre interviste informali con i partner per capire come vengono percepiti attualmente gli acquisti dall’azienda. 
  5. Costruire un ambiente per il personale (incentivi, messaggi di leadership, coaching) in cui dare priorità a come viene percepito un acquisto dall’azienda rispetto alla velocità con cui viene eseguito.

 

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