Posted On 31 Marzo 2021 By In Innovazione With 214 Views

Come ottenere risultati rapidi negli Acquisti

ottenere risultati rapidi negli acquisti

Il procurement da ordinificio è passata negli ultimi anni a influire sempre di più sui profitti dell’azienda e a ricoprire un ruolo strategico e tattico. Questo grazie a tutta una serie di attività e azioni che permettono a tutta l’organizzazione di ottenere prestazioni migliori. Zycus, a questo proposito, ha delineato 4 modi in cui il procurement ottiene risultati rapidi.

1. Mettere in pratica la conoscenza delle best practice

Il procurement delle aziende di livello mondiale è a tutti gli effetti una funzione di acquisto tattica che applica le best practice in tutte le attività del ciclo di acquisto e ricorre alle analisi e strategie corrette per allinearsi agli obiettivi aziendali. Gli strumenti di analisi avanzata sono fondamentali per comprendere i fattori di costo e dovrebbero essere applicati non solo allo spend management ma anche alla previsione dei rischi per misurare le prestazioni dei fornitori.

Il potenziale dell’analisi sta aumentando rapidamente. Le organizzazioni dovrebbero dare la priorità allo sfruttamento e all’integrazione dei dati interni ed esterni, all’ottimizzazione dei dashboard e all’adozione di analisi predittive e intelligenti. La creazione di un solido programma di gestione dei dati master è il primo e uno dei passaggi più critici. Senza accesso a dati estesi e affidabili, si può ricavare poco dalla sua analisi. La catena di fornitura deve inoltre collocare con cura risorse con forti capacità analitiche e fornire loro moderni strumenti digitali

2. Ricercare il valore

La gestione dei fornitori è un’area che può generare risparmi a livello di costi e un maggiore controllo sulla gestione del rischio. Il procurement dovrà allora “sbloccare” questo valore ricorrendo a strategie a lungo termine che prendano in considerazione la partnership con i fornitori e supply chain resilienti. Il primo passo per un’organizzazione è definire cosa vuole ottenere dai suoi sforzi di collaborazione e cosa deve fare per realizzare questi obiettivi a breve e lungo termine, stabilendo obiettivi comuni e sviluppando congiuntamente piani per raggiungerli. Le aree di opportunità per la collaborazione includono crescita, innovazione, produttività, qualità e margini.

Cosa fare per gestire meglio la supply chain?

In primis è necessario trattare meglio i fornitori attraverso una collaborazione sempre più estesa e non solo con un ristretto gruppo. Ma questo è solo l’inizio poiché devono cambiare anche i processi e trasformarsi. Si dovrà iniziare a pensare in modo più proattivo a come cambiare gli elementi e il modo in cui si pensa alla categoria in un approccio più olistico.

Un altro aspetto a cui prestare attenzione è l’automazione e come inserirla nella catena di fornitura. Grazie all’automazione è possibile liberare le persone da attività routinarie e concentrarsi sulla proattività per aiutare l’organizzazione a prosperare. Una catena di approvvigionamento digitalizzata rafforza le capacità di anticipare i rischi, ottenendo maggiore visibilità e coordinamento lungo la catena e gestendo i problemi derivanti dalla crescente complessità del prodotto.

3. Selezionare i KPI giusti

I KPI non devono essere utilizzati isolatamente, ma devono essere utilizzati come benchmark rispetto alle prestazioni del settore. Pertanto, i KPI suggeriti includono:

  • Durata del ciclo degli ordini di acquisto: il tempo impiegato dal team per emettere, rivedere, approvare, elaborare e pagare gli ordini di acquisto.
  • Costo medio di elaborazione dell’ordine di acquisto
  • Tempo di elaborazione delle fatture: questo aiuta a prevenire sconti mancati, ritardi e rapporti a rischio con i fornitori.
  • Costo medio di elaborazione delle fatture: include le spese indirette, le penali per i ritardi e i costi di manodopera relativi all’inserimento dei dati, alle eccezioni e alle correzioni.
  • Invoice Expeption Rate: fatture prive di informazioni cruciali o contenenti informazioni errate
  • First Time Match Rate: tiene traccia dell’accuratezza e della completezza di documenti come ordini di acquisto, ricezione di documenti e fatture e il successo nell’abbinarli al primo tentativo.
  • Days Paid Outstanding (DPO): il numero medio di giorni necessari per pagare i debiti in sospeso
  • Spesa in gestione (SUM): la percentuale di spesa per acquisti controllata dalla direzione
  • Produttività per FTE: consente a un’azienda di quantificare processi più grandi in base al numero totale di FTE necessari per completare un’attività specifica
  • Compliance Rate: Le metriche da notare sono il rapporto tra le fatture contestate e il totale delle fatture e la differenza totale tra il prezzo pagato e il prezzo quotato
  • Supplier Defect Rate: permette di ottenere informazioni sulla performance del fornitore.

4. Evitare gli errori comuni

  • Evitare situazioni in cui un’eccessiva attenzione al risparmio sui costi si traduce nell’acquisizione di beni e servizi a basso costo.
  • Gestire tutte le spese richiede un investimento significativo in termini di personale, tecnologia e cambiamento ma spesso gli acquisti sono chiamati a preoccuparsi delle riduzione dei propri costi operativi riuscendo comunque a ottenere un budget necessario per implementare un modello per gestire tutte le spese in modo tempestivo, collaborativo e di qualità.
  • Senza un’analisi accurata di quelle che sono le richieste del cliente interno, si rischia di impegnarsi per un periodo di tempo infinito senza raggiungere il risultato secondo la pianificazione. La conseguenza? La perdita di credibilità con i colleghi.
  • Sul mercato esistono diversi strumenti e tecnologie di procurement che possono aiutare i team a migliorare l’efficienza, la trasparenza e la produttività. Spesso però nonostante si riescano ad ottenere i fondi e gli investimenti necessari per per implementarli in azienda, il procurement non è in grado di pianificare e sfruttare a pieno il loro potenziale e a dare avvio al cambiamento organizzativo

 

 

 

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