Posted On 20 Novembre 2019 By In Innovazione With 50 Views

Fare benchmarking per ottimizzare i costi

fare benchmarking

Una continua autovalutazione e il benchmarking possono consolidare la posizione competitiva delle grandi aziende. Questo perché identificare i punti forti e isolare le lacune nel confronto con il meglio del meglio, permette di quantificare il valore del miglioramento, incoraggiare l’ottimizzazione e garantire la realizzazione dei benefici. La ricerca di The Hackett Group “Continuous self-evaluation is at the“heart” of sustainable cost optimization” analizza nelle aziende di grandi dimensioni come questa teoria sia efficace e afferma che già nei primi 2 anni si assiste a un miglioramento dal 7 al 14%.

Il potenziale di ottimizzazione dei costi del benchmarking

La ricerca del Gruppo Hackett mostra che le funzioni finanziarie di livello mondiale, che hanno incorporato i principi di benchmarking, misurazione continua e miglioramento nelle loro culture – sono il 48 percento più produttive rispetto ai loro pari, con meno equivalenti a tempo pieno (FTE) e costi inferiori del 42 percento. Allo stesso modo, le organizzazioni di procurement più efficienti ed efficaci hanno meno del 26 percento del costo totale in percentuale della spesa per miliardo di spesa rispetto al  gruppo di pari .

Il costo totale è inoltre inferiore del 17% per le funzioni di procurement di livello mondiale .Le organizzazioni delle risorse umane di livello mondiale con iniziative di performance simili producono oltre il 38% in meno di FTE per 1.000 dipendenti. In termini di costo complessivo per dipendente, hanno un’efficienza maggiore del 31 percento rispetto ai loro pari.
La produttività e l’efficienza dei costi avvengono anche su altre funzioni, per esempio, le organizzazioni IT di livello mondiale hanno un FTE del 13 percento in meno per utente finale equivalente, con il 19 percento in meno di costi di processo totali.

I plus del benchmarking secondo i dirigenti:

  • Valutare le prestazioni del processo in relazione al valore e alla strategia aziendali generali e ai pari
  • Individuare i punti di forza operativi, i divari di prestazione e le aree problematiche che possono ostacolare la crescita, comprese le aree a rischio a causa dell’ under-spend
  • Quantificare le opportunità di miglioramento in termini di costi, denaro e livelli di servizio
  • Sviluppare casi aziendali basati sui fatti per il cambiamento dei processi aziendale
  • Dare priorità alle aree di interesse e alle nuove iniziative
  • Migliorare il margine di contribuzione e introdurre nuovi prodotti che aumentino gradualmente i margini
  • Creare piattaforme operative aziendali scalabili per le acquisizioni
  • Ridurre la complessità e migliorare l’agilità, consentendo una risposta più rapida ai cambiamenti determinati dall’esterno e alle opportunità di crescita in evoluzione

Un ulteriore vantaggio dei dati di benchmarking è la motivazione che genera. Gli esempi di altre realtà aziendali più efficienti ed efficaci mettono in discussione quelli correnti e spingono i dirigenti verso un obiettivo e un approccio comuni per raggiungerlo. Inoltre, i manager possono utilizzare i dati di benchmarking come strumento motivazionale mostrando ai dipendenti come i cambiamenti costruttivi nel modo in cui svolgono le attività migliorano direttamente i risultati dell’attività misurata. E poiché il benchmarking è uno strumento basato sui fatti, le aziende lo usano per creare consenso tra i colleghi quando prendono decisioni impattanti sull’azienda e la carriera.

Il benchmark come strumento continuativo

Questo strumento deve diventare  parte di una cultura di continua autovalutazione e miglioramento delle prestazioni, piuttosto che un evento occasionale. Per migliorare continuamente, le aziende devono ricalibrare, fissare nuovi obiettivi e quindi continuare a misurare, ripetendo questo ciclo più volte. Per le aziende di livello mondiale,  esaminare continuamente le prestazioni e riconoscere  le opportunità di miglioramento, permetterà di trattare aree di sottoperformance prima che un problema abbia la possibilità di mettere in pericolo la salute aziendale.

L’uso di quello che viene chiamato un programma di valutazione continua può aiutare le aziende a instillare la disciplina necessaria per migliorare continuamente. Inizia con un benchmark per valutare le prestazioni di base, come un esame medico per diagnosticare anomalie. Quindi vengono sviluppati passaggi d’azione per affrontare il problema, come un medico che prescrive un trattamento. Vengono misurati i progressi, viene condotto un benchmark per verificare i risultati e vengono identificati i passaggi successivi. Periodicamente vengono condotti controlli futuri – un ciclo di controlli sullo stato di avanzamento – per confermare i miglioramenti realizzati.

I suoi principi fondamentali

La ricerca di The Hackett Group oltre a identificare i principi chiave del benchmarking, delinea le linee guida su come applicare questi principi all’ottimizzazione dei costi.

  1.  Definire lo scopo commerciale per il benchmarking Quali approfondimenti fornirebbe il benchmarking che possono aiutare l’azienda a risolvere questi problemi? E in che modo l’organizzazione utilizzerà tale intuizione, ad esempio come input strategico per favorire prestazioni più elevate o input operativi per supportare un particolare obiettivo di reingegnerizzazione dei processi aziendali? È fondamentale raccogliere input da tutte le parti interessate, come i dirigenti e i responsabili delle linee di business, al fine di stabilire il contesto aziendale adeguato per l’analisi comparativa, creare consenso intorno alle esigenze aziendali e ottenere l’impegno a utilizzare le analisi comparative per perseguire il miglioramento.
  2. Determinare l’ambito dell’attività di benchmarking Quali livelli dell’organizzazione – corporativi, unità aziendali o livelli operativi – sono coinvolti? Sarà una revisione singola o periodica delle prestazioni?
  3. Raccogliere e analizzare i dati. Il benchmarking esterno presenta alcune sfide significative, tra cui l’identificazione delle aziende idonee con cui confrontare le prestazioni, la condivisione di informazioni riservate su pratiche e misure, quindi il confronto e l’interpretazione delle differenze di prestazioni. Strategia comune è quella di utilizzare un partner di benchmarking esterno con un ampio repository di informazioni sulle prestazioni che attraversi settori, dimensioni dell’azienda, funzioni e processi.  Quando si seleziona un partner, considerare fattori come la profondità dei dati di benchmark disponibili, la pertinenza dei dati disponibili per obiettivi e bisogni specifici e l’approccio di benchmarking stabilito dal partner.

Come utilizzarlo per favorire l’ottimizzazione dei costi

Ecco come applicare i principi di benchmarking per favorire un significativo e duraturo miglioramento dei costi:

  • Targettizzare i costi e sviluppare la strategia
  • Effettuare analisi comparative quantitative per comprendere come le prestazioni attuali sono paragonabili a quelle dei competitor (comprese società di dimensioni e / o impronta geografica simili)
  • Valuta i processi attuali rispetto alle migliori pratiche per ottenere una visione qualitativa delle carenze di capacità nelle componenti chiave dell’erogazione del servizio, come processi, tecnologia, competenze e governance – e quali capacità e pratiche stanno facendo la differenza nelle prestazioni
  • Progettare soluzioni di ottimizzazione dei costi utilizzando le informazioni acquisite dalle analisi quantitative e qualitative
  •  Implementare e comunicare le modifiche richieste. Per raggiungere gli obiettivi di ottimizzazione dei costi, le parti interessate a tutti i livelli devono comprendere gli obiettivi di performance, i cambiamenti coinvolti e previsti, i loro ruoli nel fornire tali cambiamenti e i progressi verso i risultati desiderati. Ciò significa che la comunicazione deve rispondere a domande come “cosa vuoi che io faccia diversamente?”
  • Traccia e gestisci le prestazioni. Trasforma gli obiettivi di ottimizzazione dei costi in metriche significative che si collegano a profitti e perdite delle unità di business e ai bilanci, inclusi i processi di misurazione e rendicontazione regolari. Le aziende leader ora utilizzano l’analisi integrata per i report del dashboard e l’analisi della varianza.

Le iniziative di ottimizzazione dei costi possono fornire risultati rapidi, ma realizzare il loro pieno potenziale spesso richiede uno sforzo pluriennale. Un approccio globale che applica i principi di cui sopra può aiutare a superare alcune delle sfide comuni, creare slancio per il cambiamento e fornire risultati sostenibili.

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