Posted On 22 Luglio 2022 By In Innovazione With 165 Views

Firme elettroniche, strumento utile nei processi di procurement

Poiché le aziende si sono ritrovate ad affrontare la realtà del lavoro da remoto in modo sempre più frequente e continuo, i team di procurement sono sempre più spinti a lavorare più velocemente rendendo la necessità di processi di approvvigionamento snelli più marcata.

Strategie di approvvigionamento efficienti guidano la produttività e la redditività aziendale. Di conseguenza, metodi digitali automatizzati come le firme elettroniche offrono il vantaggio di migliorare le operazioni e ridurre i costi complessivi, in un modo tanto semplice quanto efficace.

I vantaggi

Le firme elettroniche facilitano la gestione rapida e semplice dei contratti con i fornitori, consentendo alle aziende di gestire e concludere affari su beni e servizi più velocemente.

I vantaggi di strumenti digitali di questo tipo sono la velocità e il maggior risparmio di tempo, il risparmio economico, il miglioramento delle relazioni con i fornitori.

  • Risparmio di tempo

I fornitori possono firmare accordi ovunque si trovino, mentre i dipendenti sono liberi dalle attività manuali associate alle pratiche burocratiche cartacee. La gestione delle transazioni diventa veloce e pratica. I tempi di attesa si riducono a ore, non a settimane o mesi, con percentuali che arrivano a una riduzione media dell’80% dei tempi di consegna, con l’82% degli accordi firmati in un giorno.

Sono finiti i giorni in cui le aziende dovevano gestire manualmente ogni fase del processo di approvvigionamento, dalla stampa alla scansione alla pubblicazione.

Il passaggio a un flusso di lavoro senza carta significa che le aziende possono risparmiare tempo sulle centinaia di documenti che i team di approvvigionamento devono inviare ogni anno e riducendo al minimo i rischi di costi invisibili che un sistema manuale può introdurre.

  • Risparmio economico

Con le firme elettroniche si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio. Il passaggio a una soluzione digitale automatizzata è un modo molto efficace per ridimensionare le operazioni e ridurre i costi di gestione complessivi.

Le aziende che desiderano ampliare le proprie opportunità trarranno vantaggio dall’implementazione di un processo digitale basato ad esempio su un cloud che consente di accedere ai documenti in modo rapido e semplice, ovunque si trovino le parti interessate.

Alcuni accordi che le aziende possono gestire con una soluzione di questo tipo riguardando ad esempio i principali contratti di servizio, le richieste di acquisto, gli accordi di non divulgazione o ancora quelli che riguardano la conformità del fornitore.

  • Miglioramento delle relazioni con i fornitori

I sistemi di fatturazione automatizzati garantiscono velocità, precisione e trasparenza con uguali vantaggi per aziende e fornitori, in un risultato win-win.

L’esperienza migliorata per fornitori e venditori è un vantaggio che va ad aggiungersi a una migliore gestione delle relazioni grazie a un processo accessibile e visibile per tutti, dagli stakeholder esterni ai team interni.

Un programma di firma elettronica che riunisce tutti gli stakeholder e consente a tutte le parti di operare con la massima trasparenza aiuta a garantire che nulla venga tralasciato e che tutte le clausole e tutele siano coperte da accordi e facilmente accessibili.

 

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