Sammeli Sammalkorpi, Vice President, Business Developer & Co-Founder di Sievo, ha condiviso con Procurious una sua riflessione sui processi – a detta sua noiosi – del procurement. Negli ultimi mesi ha avuto modo di chiedere ad alcuni CPO come avessero gestito gli acquisti in pieno Covid-19. Una delle risposte principali, che ha dato poi origine al suo pensiero, è stata l’interruzione di tutti i processi e il passaggio ad una modalità snella, improvvisata, libera da costrizioni e passaggi obbligatori, definita wild-west.
La rinuncia a quelli che sono processi consolidati, che fanno sentire un’organizzazione professionale, è stata in un certo senso una liberazione per quei CPO che l’hanno portata avanti. Questo periodo storico ha dimostrato che i processi tradizionali del procurement sono oltre che noiosi, anche lenti e laboriosi per raggiungere un determinato obiettivo. Al tempo stesso però, l’autore ammette che in determinate occasioni possono rivelarsi utili: quando consentono un’automazione quasi completa per esempio per le attività di routine. Il processo in questo caso diventa uno strumento per abilitare l’automazione.
Un altro aspetto da tenere in considerazione è che i processi possono rappresentare un’ottima guida per dipendenti meno esperti e facilitare il coordinamento dei team: in questo caso ricorrere ad essi è un ottimo metodo di apprendimento. Ma queste sono solo eccezioni secondo Sammeli Sammalkorpi, perché in realtà possono nascondere costi aggiuntivi per l’azienda.
Perché avere meno processi nel procurement?
I processi per definizione devono coprire tutte le aree di intervento in un’organizzazione. I processi più complessi, di conseguenza, possono essere spezzettati in fasi diverse, richiedere revisioni e approvazioni continue. Questa modalità rischia di bloccare l’azienda nel suo sviluppo e nella sua proattività, trasformandola in un insieme di lunghi passaggi che fanno sprecare tempo e risorse.
Durante il Covid-19 a maggior ragione, la complessità che fino ad allora aveva regnato, è stata pian piano detronizzata per arrivare a centrare obiettivi significativi in tempistiche brevi. Gli stessi team di approvvigionamento soffrono di questo stallo e sono meno entusiasti del proprio ruolo. Come risolvere la questione? Forse per ottenere talenti ci si dovrebbe allontanare da linee guida rigorose, evitando così che gli stessi manager debbano solo approvare ordini di acquisto e richieste varie.
Avere processi vuol dire non poter guardare oltre il proprio naso e non cogliere al volo le opportunità che si presentano. Sammeli Sammalkorpi per far capire questo punto fa un esempio concreto: durante un ciclo di revisione aziendale con i fornitori, se tale collaborazione avviene solo attraverso revisioni guidate dai processi, non sarà possibile sfruttare le opportunità che si presentano nel frattempo, perché si rimane troppo legati alle istruzioni.
Dopo la pandemia, le aziende dovrebbero comprendere che il mondo è cambiato, è veloce e volatile. I processi nel 2020 sono lenti e hanno bisogno di essere svecchiati, attraverso una maggiore azione ed entusiasmo.
