Posted On 3 Maggio 2022 By In Innovazione With 46 Views

Il Procurement digitale aiuta a mitigare i rischi di fornitura

I team di approvvigionamento devono affrontare rischi su più fronti e una soluzione tecnologica all’avanguardia è indispensabile per mitigare la varietà di rischi connessi alle operazioni aziendali per ottenere successo.

In un articolo di futureofsourcing, l’autore delinea cinque rischi comuni affrontati dai team di approvvigionamento e cinque rispettivi esempi di come la tecnologia può aiutare a evitare tali rischi in futuro.

Anche se l’effettivo processo di gestione del rischio può variare da un’azienda all’altra, esistono alcuni metodi standard da tenere in considerazione. In generale, sostiene l’autore, disporre di un efficiente piano di gestione del rischio di approvvigionamento, incentrato sulla tecnologia, permetterà all’azienda di risparmiare enormi quantità di denaro e preverrà battute d’arresto.

 

Rischi comuni affrontati dai team di approvvigionamento

  1. Spesa eccessiva

Una scarsa visibilità delle spese sostenute da ciascun dipendente può condurre a una serie di rischi per l’organizzazione, come ad esempio acquisti non autorizzati, spese aggiuntive e perdita di tempo prezioso. Inoltre, sarà impossibile collegare i budget al comportamento di acquisto effettivo, il che si tradurrà in un audit trail inadeguato con la conseguente esposizione a gravi rischi finanziari.

  1. Gestione disorganizzata dei fornitori

Un sistema di gestione dei fornitori disorganizzato che coinvolge estesi documenti burocratici e processi manuali può rivelarsi un rischio significativo per l’intera organizzazione. Questo tipo di processo si rivela inefficiente a causa delle funzionalità limitate e impedisce alle aziende di prendere le decisioni giuste durante la scelta dei fornitori.

  1. Elaborazione manuale

Le procedure manuali di immissione, elaborazione e approvazione rallentano il ciclo di approvvigionamento, causando sanzioni per ritardi di pagamento, perdita di documenti e persino mettendo in pericolo le relazioni con i fornitori. Inoltre, qualsiasi sistema che si basa sull’inserimento di dati umani e cartacei è soggetto a errori: la risoluzione del problema comporta costi di risoluzione della fatturazione più elevati e una minore produttività dei dipendenti.

  1. Analisi dei bisogni inadeguati

Durante un processo di approvvigionamento di prodotti o servizi i rischi sono evidenti: esagerazione o sottovalutazione della necessità, tempistiche non realistiche, vincoli di bilancio e requisiti mal concepiti. Oltre a generare spreco di tempo e denaro questi comportano un effetto a catena: previsioni e budget errati sin dall’inizio possono portare a una serie di decisioni sbagliate lungo la strada.

  1. Uso inappropriato di risorse di talento

Poiché ci sono significative carenze di competenze per gli esperti della catena di approvvigionamento, è necessario pianificare una strategia adeguata per mitigare il rischio di sprecare risorse di talento in attività banali. In caso contrario, il processo di approvvigionamento sarà rallentato dalla mancanza di dipendenti con le skill adeguate.

 

SOLUZIONI

I rischi connessi alle operazioni di approvvigionamento possono essere mitigati sfruttando le più recenti tecnologie disponibili sul mercato.

  1. Analisi della spesa

Gli strumenti di approvvigionamento digitale consentono di monitorare e analizzare i dati delle transazioni per ogni acquisto ed esaminare i modelli di utilizzo attraverso l’analisi della spesa. Inoltre, forniscono informazioni utili su come migliorare e adattare la strategia di approvvigionamento dell’azienda.

  1. Gestione semplificata dei fornitori

I software di approvvigionamento digitale semplificano la valutazione e l’amministrazione dei fornitori, assegnando responsabilità per ogni elemento del processo di approvvigionamento, come richieste, approvazioni e acquisti, riducendo sostanzialmente il rischio della catena di approvvigionamento.

  1. Gestione documentale automatizzata e digitalizzata

La gestione digitalizzata dei documenti consente di raccogliere, organizzare e archiviare i dati in modo sistematico. Gli inserimenti automatizzati e l’estrazione dei dati sono meno ed errori, il che riduce l’imprecisione dei dati. Inoltre, la digitalizzazione dei documenti farà risparmiare tempo prezioso e ridurrà i costi di carta e di stoccaggio.

  1. Interfaccia collaborativa

Un’interfaccia collaborativa consente agli utenti di tracciare il percorso di ogni acquisto e verifica tutte le transazioni effettuate dai dipendenti. Inoltre, un sistema collaborativo può aiutare a rompere i silos di dati ed evitare i rischi che possono derivare da problemi di comunicazione all’interno e tra i dipartimenti di un’organizzazione. L’automazione riduce gli errori e garantisci che gli stessi dati vengano forniti in modo organizzato per creare coerenza in tutta l’organizzazione.

  1. Gestione del talento

I software di approvvigionamento digitale riducono le attività ripetitive che potrebbero richiedere molto tempo. Automatizzando le attività banali, i dipendenti affrontano mansioni più impegnative che li mantengono motivati, consentendogli di crescere nel loro campo. Inoltre, la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento aiuta a utilizzare il proprio personale in aree cruciali in cui è necessaria l’interazione umana.

 

 

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