Posted On 9 Febbraio 2021 By In Innovazione With 161 Views

Perché adottare una mentalità “zero budget”

A tutti sarà capitato di arrivare a concludere un progetto e di sentirsi dire dal proprio CPO che sono necessari dei tagli e che manca il budget. Come trarre vantaggio da una situazione simile? Nel whitepaper 100 big ideas di Procurious, di cui abbiamo già parlato in un precedente articolo, si trova una risposta su quelli che sono i vantaggi di partire da una situazione di zero-budget.

Oggi quasi tutte le realtà stanno cercando di tagliare costi dove possibile e di risparmiare, visti i tempi che corrono. Di certo però non è chiedendo ai propri fornitori sconti che la questione può cambiare, anzi, non c’è nulla di più sbagliato.  E quindi come comportarsi?

La soluzione individuata da Procurious è quella di immaginarsi di non avere budget per il proprio progetto. Con questa premessa deve essere portata avanti un’attività di controllo dei costi e di razionalizzazione di ogni elemento del progetto, in modo da trovare un giustificazione della sua importanza. Una pratica che permette di rivedere e di giustificare ogni azione messa in campo per il progetto e di comprendere come controllare meglio i costi nel corso del tempo.

Arrivare a questo livello di approfondimento richiede necessariamente molto tempo e impegno ma a lungo termine potrà portare a numerosi vantaggi.

Gestire la pianificazione di un progetto senza budget

Il solo pensiero di dover riguardare ogni voce e giustificarne il costo può sembrare un ostacolo insormontabile e un’immensa fatica. Certo, non si potrebbe dire il contrario, eppure, il processo di analisi che sta dietro a tutto questo consentirà di innovare e tagliare i costi come mai prima.

Per aiutarti in questa attività, sono stati identificati alcuni consigli utili:

  • Entrare nella prospettiva “non c’è budget, dimostra la necessità di ogni spesa”
  • Ottenere il consenso del management. L’analisi sottostante questo nuovo approccio richiederò settimane se non mesi, il supporto del CPO sarà fondamentale.
  • Metterci dedizione: un approccio di questo tipo iniziare e concludersi affinché sia efficace. La fatica iniziale verrà ripagata con benefici a lungo termine.

Anche Forbes in un articolo comparso sul suo sito ha ragionato sull’utilizzo di questa mentalità e ne ha raccontato 4 ragioni per cui è vincente. I manager infatti devono imparare a mettere in discussione la spesa con l’obiettivo di investire dove conta. La mentalità a zero budget può incrementare la crescita e generare un cambiamento positivo, ma in che modo?

  • Permette di prendere piccole decisioni di spesa ponderate che a loro volta generano  piccoli cambiamenti che hanno l’effetto cumulativo di creare opportunità di investimento per guidare la crescita.
  • Promuove la trasparenza del budget perché solo sapendo in cosa spendi i tuoi soldi puoi decidere se ne vale la pena: questa visibilità all’interno di un’organizzazione evidenzia le risorse che non vengono utilizzate al massimo del loro potenziale e quelle che possono essere riallocate per un migliore ritorno.
  • Genera decisioni rapide sulla spesa e flessibili che possono favorire l’innovazione. L’impostazione del budget a base zero non stabilisce un budget annuale a cui tutti devono attenersi rigorosamente. Al contrario, promuove una cultura di domande continue e consapevoli sulle risorse. È attraverso questo approccio che puoi valutare se stai ottenendo “il massimo”.
  •  La mentalità base zero riorienta le persone verso aree di maggior valore, assicurando che la struttura organizzativa sia allineata alla strategia aziendale e, se usata in modo ponderato, lo zero-basing può essere uno strumento importante perché promuove l’innovazione, chiarisce come investire dove conta e favorisce il cambiamento nella cultura aziendale per  una mentalità di crescita.

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