Posted On 12 Marzo 2020 By In Innovazione With 60 Views

Perché prendere decisioni fact-based nel procurement

prendere decisioni fact-based nel procurement

Saper prendere decisioni fact-based nel procurement oggi è necessario. Se normalmente si ritiene che l’istinto possa guidare le scelte, nell’era dei Big Data invece basarsi su di essi è fortemente competitivo. Grazie all’innovazione non ci si può più permettere di lasciarsi guidare da congetture e, al contrario, diventa più semplice la fase decisionale e si è certi di aver intrapreso le giuste azioni. 

La ricerca firmata da Zycus affronta tutti i vantaggi e benefici dei dati e sul perché iniziare a sfruttarli per le performance dell’azienda.

Le decisioni fact-based  sono importanti per il procurement?

Poter contare sui dati garantisce una decisione corretta. Nel ciclo di source-to-pay ci sono 5 punti chiave in cui è necessario saper applicare un approccio fact-based. 

1. Comprensione dei requisiti

 La prima decisione è di comprendere e chiarire i requisiti aziendali per i beni o servizi acquistati. Mentre un stakeholder può avere un’idea chiara di ciò di cui ha bisogno, il procurement manager dovrebbe prendere in considerazione:

  • Requisiti delle singole parti interessate
  • Input da altre parti rilevanti dell’organizzazione
  • Obiettivi, target, politiche, propensione al rischio e requisiti della funzione di approvvigionamento
  • Informazioni rivelate dopo aver effettuato un’analisi della spesa per quella categoria
  • Allineamento a obiettivi, traguardi e requisiti a livello aziendale

Fare acquisti sulla base di requisiti errati e disallineati rispetto alle esigenze aziendali  comporta uno spreco di denaro e tempo e a un risultato negativo. 

2. La decisione del fornitore

Scegliere il fornitore è forse l’aspetto più importante e più visibile nell’intero processo di procurement. Ag oggi molti manager continuano a basarsi sul proprio intuito e sulla propria esperienza senza l’utilizzo di tecniche di valutazione adeguate. Un fornitore potrebbe danneggiare con il suo operato l’intera attività di un’azienda, quindi non può essere un aspetto da sottovalutare. Zycus avverte che i fornitori non performanti potrebbero: 

  • Ridurre i ricavi e i margini di vendita
  • Danneggiare il marchio e la reputazione
  • Ridurre la qualità dei prodotti o dei servizi dell’organizzazione
  • Interrompere le operazioni e aumentare i costi

3. Qualità delle decisioni durante una negoziazione

Dedicare tempo alla revisione della maggior parte dei dati disponibili è importante. Tra questi è possibile trovare:  requisiti aziendali della propria organizzazione, obiettivi strategici pertinenti e limiti di spesa. Avere questi dati a portata di mano consente di negoziare in modo flessibile e la stessa conoscenza delle metriche di performance precedenti del fornitore è una leva preziosa su cui negoziare. 

Negoziare non è mai una fase semplice perché richiede una serie di decisioni da entrambe le parti. Avere dati a cui rifarsi pone in una posizione di netto vantaggio. 

4. Gestione del fornitore e della performance

Gestire con efficacia le prestazioni di un fornitore significa tracciare che la sua performance sia rispettosa del contratto e soddisfi i KPI.  I fornitori avranno prestazioni migliori sapendo che le loro prestazioni vengono attentamente monitorate, misurate e valutate. Senza dati alla mano non sarà possibile dimostrare l’inosservanza del contratto o performance carenti da parte del fornitore stesso. 

5. Migliorare continuamente grazie ai dati

In sostanza tutto ciò che è sottoposto a misurazione e razionalizzazione viene, di conseguenza, migliorato. Dopo una riunione sul sourcing, il team procurement deve comprendere: 

  • Cosa il team di approvvigionamento e il fornitore avrebbero potuto fare meglio
  • Le parti interessate e le esigenze aziendali complessive sono state soddisfatte?
  • Se utilizzare o meno il fornitore in futuro.

Per rispondere a queste domande basta basarsi sui dati evidenti dal contratto e dalle prestazioni del fornitore. Con il solo intuito si rischia di incorrere nello stesso errore. Zycus ha quindi sottolineati i tre rischi in cui si incorre se non si prendono decisioni fact-based nel procurement: 

  • Ipotesi errate
  • Decisioni strategiche non supportate dai dati
  • Farsi influenzare da un pregiudizio inconscio

Da mettere in comparazione con i 5 benefici di un fact-based decision making:

  • Miglioramento dei risparmi sui costi e altri risultati
  • Maggiore credibilità per il team di approvvigionamento
  • Maggiore fiducia nelle decisioni prese
  • Individuazione di ulteriori opportunità per aumentare il valore
  • Meno tempo impiegato a reagire agli errori dovuti a congetture

 

 

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