Secondo uno studio condotto nel 2016 da The Hackett Group, società leader nei servizi di consulenza, benchmarking e trasformazione aziendale, nei prossimi 10 anni il futuro del P2P cambierà in maniera radicale.
Come è noto, grazie al Procure to Pay (P2P) l’azienda ottimizza tutte quelle attività che vanno dall’approvvigionamento di merci e servizi, alla ricezione delle fatture e al pagamento dei fornitori. Ciascuna di queste operazioni richiede l’impegno di tempo e di risorse da sfruttare nel miglior modo possibile al fine di ottenere risultati ottimali.
Nel suo studio, la società ha individuato alcuni trend considerati di maggior impatto sulla futura trasformazione del P2P. Tra i più significativi, si registrano la digitalizzazione delle connessioni e delle transazioni b2b (75%), gli strumenti di analisi di previsione (59%), l’automazione dei processi robotici (45%), o ancora, la mobilità e l’andamento dell’economia globale.
Nonostante i benefici intrinseci al processo, da non sottovalutare sono i limiti che spesso conducono a rischi, inefficienze e ritardi nella catena di distribuzione. La mancanza di comunicazione diretta con il fornitore, che è causa di tempi di consegna più lunghi, le fatture che non corrispondono agli ordini di acquisto disponibili (PO), i pagamenti non sincronizzati o addirittura le merci non ricevute, sono solo alcune delle limitazioni che spesso il processo P2P può portare con sé.
A ciò si aggiunge che il sistema di gestione ERP (Enterprise Resource Planning) che integra tutti i processi di business più rilevanti per un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità ecc.), spesso sia utilizzato solo come inventario o per acquisti diretti. Questo porta ad un 40/50% di transazioni non gestite e apre la strada a problemi relativi agli acquisti Maverick.
Per contrastare il fenomeno, una valida opzione per migliorare l’efficienza del processo Procure to Pay è rappresentata dal ricorso alle tecnologie di Process Mining, che attraverso lo sfruttamento di capacità avanzate di analisi dei big data, consentono di monitorare informazioni, estrarre insight e dinamiche utili alla ricostruzione dei processi nelle loro varianti, fornendo possibili variazioni o correzioni per ottimizzarli al meglio.
Focus Maverick
Quando si parla di acquisti Maverick, si fa riferimento agli acquisti estemporanei, gestiti al di fuori dei contratti già in essere, senza seguire la politica di acquisto aziendale e che possono impattare negativamente sulla profittabilità del business.
Tra gli strumenti maggiormente apprezzati per cercare di arginare tali acquisti, la cosiddetta spesa gestita, nota come SMU (Spend Under Management) rappresenta sicuramente una risposta alternativa per valutare la salute finanziaria dell’azienda e per sviluppare processi strategici di approvvigionamento.
Questo metodo di misura permette infatti di monitorare al meglio le prestazioni del fornitore, verificare la disponibilità di quelli più affidabili, aumentare l’efficacia del processo, mantenere la conformità con i controlli interni o ancora, migliorare i livelli di automazione dell’acquisto.
A tal fine individuare e saper gestire la spesa Maverick diventa più che mai indispensabile. Le possibili strade percorribili sono diverse. In un articolo pubblicato su Procurious, l’autore suggerisce alcune semplici mosse per arginare il fenomeno.
Tra queste, risulta fondamentale l’importanza di rivedere, semplificandolo, l’intero processo di acquisto, integrandolo con il sistema di ERP. Non meno importante, la necessità di rendere le persone responsabili delle proprie spese, allineando i dipendenti alla conoscenza di possibili accordi o sconti con determinati Supplier non “preferiti”. E infine, l’esigenza di colmare le lacune del processo di approvvigionamento attraverso una serie di operazioni: dalla limitazione della Purchasing card solo ad alcuni fornitori o categorie di commercianti, all’urgenza di istruire sulle pratiche di acquisto e le relative sfide a cui i dipendenti dovranno fa fronte per arrivare a sviluppare soluzioni efficaci qualora si verifichi il fenomeno Maverick.
