Posted On 12 Ottobre 2021 By In Innovazione With 36 Views

Quanto è maturo il tuo ufficio acquisti?

Come in ogni ambito, lavorativo e non, esistono diversi gradi di maturità. C’è chi è acerbo ma ben avviato, chi compie quell’attività da tanto tempo ma forse non nel modo più corretto e poi ci sono gli stadi intermedi, quella scala di grigi tra il bianco assoluto e il nero totale. E così succede anche nel settore del procurement dove esistono diversi livelli di maturità che, secondo Procurious, possono essere identificati facilmente. In primis ci si dovrà porre una domanda ben precisa: quanto è maturo, secondo te, il tuo dipartimento acquisti?

Nel porti questa domanda dovresti anche considerare che maturità non è sinonimo di “anzianità” e che, al contrario, va d’accordo con flessibilità, efficacia e programmazione. Più volte, nell’intervistarvi, ci è capitato di ascoltare e trascrivere le parole di professionisti chiamati appositamente a creare e gestire ex novo un team acquisti, proprio perché si sentiva la necessità di dare una svolta. Processi efficaci, politiche e obiettivi definiti e la giusta dose di tecnologia sono solo alcuni degli ingredienti per un procurement maturo che cresce, si consolida e ottiene le giuste performance.

Ma torniamo nel vivo delle osservazioni condivise sul blog di Procurious in cui è intervenuto Indy Chakrabarti, Chief Strategy & Marketing Officer  di Avetta. Quest’ultimo ha infatti evidenziato 4 parametri che ogni ufficio acquisti dovrebbe avere per definirsi maturo. Quanti pensi di averne già?

4 parametri per valutare la maturità dell’ufficio acquisti

Una catena di comando definita

Il capo del dipartimento dovrebbe accordarsi direttamente e riportare a qualcuno del team executive, come il CFO. Dovrebbe esserci una chiara catena di comando con obiettivi e traguardi misurabili definiti. Ciò garantisce che il team possa applicare coerentemente i processi impostati in assenza del management.

Strategia e processi consolidati

Il team acquisti deve avere una strategia separata incentrata sugli acquisti che deve integrarsi a tutti gli effetti con strategia, obiettivi e valori generali dell’organizzazione. Se si hanno processi consolidati, ne deriverà un ambiente di lavoro efficiente e riducono le situazioni stressanti di indecisione quando la direzione non è presente

Valutazioni interne continue

La qualità deve sempre essere oggetto di indagine, di misurazione e di eventuale miglioramento. Da qui ne deriva la centralità dell’audit interno con cui il team di procurement potrà continuamente avere il polso del suo andamento, prestazioni e aree che richiedono un’aggiustata. Fondamentale per poter essere anche un team maturo, secondo l’articolo di Procurious, è avere sistemi integrati di feedback per raccogliere informazioni sia dagli stakeholder interni sia dai clienti esterni.

Riconoscere la centralità del personale

Il personale va compreso, aiutato, sostenuto. Solo in questo modo si eviterà un ambiente lavorativo poco rilassato, in cui il turnover è all’ordine del giorno e si respira un’atmosfera di tensione. Una forza lavoro felice, gratificata, formata a dovere è l’ingrediente che lega tutti i fattori. A questo si aggiungono anche sondaggi sul coinvolgimento e soddisfazione dei dipendenti, possibilità di avanzamenti di carriera e aggiornamento continuo sul settore.

Al di là dei parametri sopra descritti, un ufficio acquisti per potersi identificare come”maturo”  de ve saper stare al passo. La funzione in cui operi è soggetta, come molte altre, ai repentini cambiamenti della società e della tecnologia. Dunque si capisce come mettersi sempre in discussione, rivalutarsi, cambiare e ricostruire i propri processi renda il team via via più forte. Ma non solo perché secondo un report di Hackett Group, i team di procurement di prim’ordine richiedono circa il 30% in meno di impiegati rispetto ai loro equivalenti di meno successo, e usano le tecnologie digitali per essere più efficienti. Il report, basato su dati raccolti tra i clienti della compagnia, mostra come questo dato si traduce in un costo del lavoro inferiore del 21% e in un ritorno di investimento nel procurement pari al doppio di quello di un “tipico” ufficio acquisti. Questo fa capire come il personale degli uffici acquisti dovrà essere digitalmente competente: solo grazie a questo passaggio si potrà passare al livello successivo e concentrarsi sulle mansioni più strategiche e di valore. Oggi, dopo che lo smart working è la nostra realtà, gran parte delle attività che prima avvenivano faccia a faccia si sono digitalizzate: dalla gestione e negoziazione dei fornitori fino alla formazione stessa.

 

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