Posted On 2 Giugno 2021 By In Innovazione With 175 Views

Ripensare i modelli per adattarsi ai tempi

Più volte abbiamo parlato della tecnologia come alleata della funzione procurement e abbiamo raccontato l’innovazione in ogni sua sfaccettatura, sia tramite i nostri congressi, sia con testimonianze e articoli dedicati. A breve tra l’altro uscirà anche un white paper, risultato del nostro secondo think tank, che analizzerà proprio queste tecnologie alla luce del futuro che ci attende. Una premessa importante questa, per sottolineare come ormai la funzione Acquisti si debba aggiornare e adattare alla realtà in cui vive per poter realmente supportare il business. Sembrerà scontato eppure la necessità di un nuovo modello operativo è viva più che mai, anche e soprattutto dopo gli sconvolgimenti e la velocità di reazione che ha portato la pandemia. Un nuovo modello operativo sì, e non siamo solo noi a dirlo. A confermarlo anche Michael Van Keulen, CPO di Coupa Software, che su Procurious ha raccontato il suo punto di vista.

Cambiare i processi di procurement

Le nuove tecnologie non funzionano con i vecchi modelli

Negli ultimi anni , nonostante i tentativi di digital transformation, i cambiamenti nei processi operativi sono stati di piccola portata. Spesso ancora il modus operandi è incentrato su negoziazioni, acquisti e monitoraggio, che ha poco senso nel momento in cui le catene di approvvigionamento hanno continuato a evolversi rapidamente, diventando più complesse mentre la tecnologia è avanzata in modo significativo. Per sopravvivere e prosperare in questo ambiente aziendale in rapida evoluzione, i modelli operativi devono evolversi a loro volta per supportare velocità, agilità e responsabilizzazione dei team.

L’agilità genera valore

Van Keulen parte dal presupposto che il modello del passato incentrato sulle commodity e su category manager con decenni di esperienza poteva funzionare fino a qualche tempo fa. Per uscire da questa logica a silos, il procurement deve diventare più agile e un elemento di differenziazione, oltre a promuovere una collaborazione interfunzionale e la gestione delle categorie di spesa end-to-end. Con questi obiettivi in mente, l’ufficio acquisti deve fare un passo in più per supportare le aziende in modo proattivo.

Quale modello operativo scegliere?

Prima di poter decidere sarà fondamentale conoscere tutte le opzioni, come avverte il CPO di Coupa. Si possono identificare quattro o cinque strutture organizzative tra cui, modelli centralizzati, decentralizzati, ibridi, coordinati e delegati. Ognuna di queste con proprie caratteristiche, vantaggi e compromessi.

È essenziale che il procurement comprenda queste strutture organizzative per determinare come posizionarsi al meglio e supportare. Il giusto modello operativo è un obiettivo in movimento, la sfida principale è trovare il giusto equilibrio, afferma Van Keulen, e soprattutto entra in gioco ora un nuovo aspetto. Gli acquisti devono diventare agili e avere la capacità di scalare rapidamente quando necessario.

Questo legame tra agilità e modello operativo è stato materia di analisi anche di un report McKinsey che ha rivelato che le aziende con pratiche agili incorporate nei loro modelli operativi hanno gestito l’impatto della crisi COVID-19 meglio dei loro pari.  Secondo le sue valutazioni, quasi tutte le unità di business agili del campione di 25 aziende ha risposto meglio delle loro unità non agili agli shock associati alla pandemia di COVID-19. I dirigenti hanno sottolineato che i team agili hanno continuato il loro lavoro quasi senza soluzione di continuità dopo lo shock mentre  molti team non agili hanno lottato per ridistribuire il proprio lavoro ed essere produttivi nella nuova configurazione remota.

Un altro punto di vista è fornito da Sammeli Sammalkorpi, Vice President, Business Developer & Co-Founder di Sievo, che durante l’emergenza Covid ha avuto modo di chiedere ad alcuni CPO come avessero gestito gli acquisti. Una delle risposte principali, che ha dato poi origine al suo pensiero, è stata l’interruzione di tutti i processi e il passaggio ad una modalità snella, improvvisata, libera da costrizioni e passaggi obbligatori, definita wild-west. Questa premessa però da una parte serve per confermare che in un periodo storico come quello che stiamo vivendo si debba andare oltre i processi noiosi e laboriosi. Al tempo stesso però,  in determinate occasioni, queste modalità prestabilite e preconfezionate possono rivelarsi utili: quando consentono un’automazione quasi completa  per le attività di routine o si prestano come un’ottima guida per dipendenti meno esperti e facilitare il coordinamento dei team.

Per ottenere un nuovo modello operativo è essenziale seguire quattro passaggi per garantire che la transizione avvenga senza intoppi:

Allineare il procurement al business

  • supporto adeguato nelle operazioni quotidiane
  • gestione dell’intero ciclo di vita del fornitore
  • padroneggiare il processo competitivo, lasciando la decisione finale al business
  • chiarezza sui ruoli e responsabilità

Gestire i fornitori

  • avere contatti regolari
  • garantire che possano supportare gli obiettivi strategici
  • risolvere tutti i vincoli

Sviluppare l’agilità organizzativa

  • Pianificazione continua
  • Strutture e processi fluidi
  • Costruzione della forza lavoro futura
  • Processo decisionale informato e delegato
  • Metriche e guide per misurare le innovazioni digitali

Identificare i talenti necessari

  • persone, processi e tecnologia per identificare le competenze, le risorse e gli investimenti necessari

Ripensarsi potrà sembrare una grande fatica ma in realtà basterà sapersi dotare dei giusti elementi per essere ancora più competitivi ed efficaci. Fluidità digitale, capacità relazionale e collaborazione possono portare a risultati aziendali migliori. C’è bisogno di persone adattive con una certa mentalità e caratteristiche che possano portare le organizzazioni a cambiare e massimizzare il valore.

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