Posted On 4 Settembre 2020 By In Innovazione With 76 Views

Smart working: come gestire digitalmente documenti e processi

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Dopo diversi mesi di smart working, molte aziende hanno deciso di prolungarlo o addirittura introdurlo ufficialmente nel calendario settimanale.  Allora quasi nessuno si era ritrovato nella situazione di lavorare da casa, lontano dai colleghi e in completa autonomia. Da un giorno all’altro ci siamo tutti ritrovati a passare le 8 ore lavorative tra le propria mura di casa, dovendosi riadattare alla dimensione casalinga ma soprattutto cercando di collaborare e condividere, tramite uno schermo e un device, con persone che normalmente sedevano nel tuo stesso ufficio.

Il lavoro agile è arrivato e si è imposto in maniera urgente e capillare e le aziende più veloci sono riuscite in breve tempo a organizzarsi e digitalizzare tutti i processi e documenti.

Quali sono gli aspetti che si devono garantire per uno smart working efficiente e che funziona? Una ricerca di Siav ne ha evidenziati alcuni.

Collaborazione

  • creare uffici e gruppi virtuali per evitare che si creino silos tra persone e team
  • avere uno scadenzario virtuale condiviso che prenda il posto del calendario dell’ufficio
  • Business process management: assegnazione a distanza di task e workflow digitali strutturati
  • firma digitale dei documenti
  • post-it digitali che vengano condivisi rapidamente

Organizzazione

  • archiviazione e gestione dei messaggi più importanti direttamente dal client con un clic
  • reception digitale esterna: servizio in outsourcing di ricezione e indicizzazione mail
  • non dimenticare la PEC

Accessibilità alle informazioni

  • estendere la visibilità dei documenti (anche solo in modalità di lettura) a tutti gli utenti
  • utilizzare tecnologie cloud e servizi Saas
  • abilitare l’archivio su mobile e permettere di scattare foto a un documento e firmalo direttamente tramite il device

 Misurazione dell’efficacia di processi completamente digitali

  • dashboard flessibili con funzionalità di reportistica avanzate
  • controllo dello status delle attività tramite business process management che fornisce informazioni su stato, scadenza e owner di un’attività

Condivisione

  • gestione di documenti, modelli e processi in modo centralizzato
  • bacheche digital e social
  • fornire formazione interna ed esterna grazie a sale virtuali con quiz intermedi, attestati e test di gradimento

Dematerializzazione

  • rendere digitale e accessibile da qualsiasi device ogni documento
  • a prescindere dal formato del documento ogni file deve essere gestibile digitalmente

Gestione da cartaceo a digitale

  • l’azienda deve rispettare i cavilli legislativi delle normative
  • analizzare i processi attuali, rivederli e renderli più efficienti grazie al supporto di consulenti
  • l’archivio digitale deve essere organizzato da persone competenti in ambito archivistico

 

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