Posted On 6 aprile 2016 By In Know-how With 670 Views

Nuove tecnologie per gestire le trasferte aziendali: come assicurarne il successo

Ecco in arrivo un White Paper dedicato ai travel manager allo scopo di condividere metodi, esperienze positive ed errori da evitare. Ma entriamo nel dettaglio ….

Carlson Wagonlit Italia, agenzia specializzata nella gestione dei viaggi d’affari e di meeting ed eventi, ha pubblicato un nuovo CWT White Paper dal titolo Nuove tecnologie: gli “alleati” dei travel manager.

Questo “ White Paper”  non è altro che un agile ebook di approfondimento realizzato per aiutare le aziende a capire come intercettare le novità del mercato sul fronte tecnologico, scegliere le soluzioni più adatte ai propri bisogni e implementarle nel modo più corretto ed efficace grazie al contributo fornito da esperti del settore travel manager .

La presenza di nuovi strumenti tecnologici è oggi sempre più una costante, anche in ambito travel. Viaggiatori e travel manager li considerano talvolta come una panacea, ma nella realtà non è sempre così. Le domande sul tema sono le più disparate. Quando rappresentano davvero un “alleato” per chi gestisce le trasferte e quando portano inutili complicazioni? Come possono semplificare i processi, ottimizzando i costi? In quali errori si può incorrere, se non si compie la scelta giusta?

L’offerta commerciale di strumenti tecnologici – dai tool per la richiesta di autorizzazione a quelli per la prenotazione dei servizi di viaggio o per l’analisi dei dati – è estremamente variegata, e in continua evoluzione, e non è semplice compiere la scelta giusta. Le innovazioni tecnologiche richiedono, inoltre, un impegno importante per garantirne la personalizzazione, l’integrazione con i processi e tool aziendali e, in definitiva, la corretta implementazione.

Per ottenere risultati interessanti sarebbe sicuramente utile seguire queste linee guida:

  • Coinvolgere dall’inizio del progetto tutte le funzioni aziendali impattate (HR, IT, acquisti, amministrazione e contabilità, travel management, ecc.) e, se presente, anche la TMC di riferimento, così che informazioni e decisioni siano condivise;
  • Compiere un’analisi della domanda aziendale, dei comportamenti di viaggio e d’acquisto dei viaggiatori per identificare i propri bisogni;
  • Mappare gli applicativi già in uso in azienda, per verificare eventuali incompatibilità o possibili ottimizzazioni;
  • Scegliere il tool valutando approfonditamente non solo le funzionalità, ma anche le personalizzazioni necessarie, la possibilità di integrazione automatica dei dati con i sistemi aziendali, il modello di pricing, i tempi di implementazione;
  • Considerare tutti gli impatti interni ed esterni dell’introduzione della nuova soluzione, senza sottovalutare nessun passaggio: dalle conseguenze sulla travel policy all’impatto sui viaggiatori, ai sistemi di pagamento necessari, alla rendicontazione amministrativa, solo per fare qualche esempio.
  • Facilitare l’adozione delle nuove regole e procedure attraverso un processo di Change Management. La motivazione e la collaborazione degli utenti è infatti fondamentale per l’ottimale utilizzo dei nuovi tool.

Le nuove frontiere tecnologiche attualmente si focalizzano  sull’analisi dei dati e sulla comunicazione con i viaggiatori.
L’obiettivo principale è quindi quello di collocare sempre e comunque il viaggiatore al centro per migliorare l’engagement ovvero il suo rapporto con l’ente che fornisce il servizio.