Posted On 4 Novembre 2020 By In Sostenibilità With 87 Views

5 cose da evitare se lavori nel procurement

Un whitepaper firmato da GEP  indaga quelle che sono le 5 azioni da evitare se lavori nella funzione procurement. Gli acquisti possono essere tra gli ambienti più impegnativi all’interno di un’azienda e al tempo stesso possono avere un impatto notevole sul suo futuro. Per apportare maggiore valore è fondamentale sapere accettare i propri limiti, realizzando richieste ed obiettivi con le risorse a disposizione e non tentando l’impossibile.

L’ufficio procurement deve sapere come comportarsi con i suoi interlocutori onde evitare di essere limitati nella loro quotidianità lavorativa. Per questo, GEP ha evidenziato alcune azioni da non mettere in pratica e che potrebbero limitare la crescita del ruolo.

#1 Sovraccaricarsi di lavoro senza una strategia chiara

Qualsiasi spesa non gestita potrebbe sfociare in una perdita e in un aumento del rischio per l’azienda e il procurement per non essere da meno nei confronti del proprio CEO cerca di essere impeccabile, lavorando duramente per tenere fede all’impegno. Gestire tutte le spese richiede un investimento significativo in termini di personale, tecnologia e cambiamento ma spesso gli acquisti sono chiamati a preoccuparsi delle riduzione dei propri costi operativi riuscendo comunque a ottenere un budget necessario per implementare un modello per gestire tutte le spese in modo tempestivo, collaborativo e di qualità. Quello che ne consegue è un ritmo teso, con poco tempo e carico di lavoro ingente. Quale sarebbe la soluzione? Ogni mandato dovrebbe avere per partire una strategia alla base da portare avanti con le risorse a disposizione.

#2 Farsi ignorare dalla C-suite

Ogni settore ha il suo vocabolario e i suoi termini, così anche il procurement. Questo significa che ciò che è importante per gli acquisti e i suoi obiettivi non per forza lo debba essere anche per la C-Suite. Erroneamente si pensa che il risparmio di denaro e la compliance siano gli unici modi per garantire un vantaggio aziendale quando invece sarebbe necessario mettere in atto modelli di prioritizzazione in modo da investire meglio tempo e risorse nelle iniziative critiche per l’azienda. Il team di procurement è parte dell’ecosistema organizzativo e deve inserire i propri criteri di successo nel contesto corretto dell’agenda generale del CEO.

#3 Promettere troppo non rispettando le scadenze

Un grande difetto di chi è negli acquisti è che non misura gli obiettivi che si prefigge, non rispettando le tempistiche, scusandosi del ritardo a causa dell’eccessivo carico di lavoro o perché mancava qualcosa per portare a termine l’attività. In realtà, alla base di questo “ritardo” vi è la mancanza di una corretta valutazione della mole di attività di cui si è responsabili. Senza un’analisi accurata di quelle che sono le richieste del cliente interno, si rischia di impegnarsi per un periodo di tempo infinito senza raggiungere il risultato secondo la pianificazione. La conseguenza? La perdita di credibilità con i colleghi.

#4 Ridurre l’agilità dell’azienda e ostacolare il business

Quando ci si inserisce in un accordo in corso e ci si impegna a generare risparmi, se non si è effettuata in anticipo una ricerca sul contesto o sul mercato del prodotto o del servizio specifico, la possibilità di generare danni e allungare le tempistiche è dietro l’angolo. Questo atteggiamento comporta da una parte il ristagno di una serie di progetti e dall’altra la perdita di interesse e attenzione da parte dell’azienda. Nella maggior parte delle organizzazioni non si ha idea di quale sia il business case totale – in sostanza una visione macro della situazione – e anzi si vede unicamente il prezzo o il total cost of ownership. Questa difficoltà nel vedere oltre può impedire agli acquisti di generare costantemente valore reale.

# 5 Non riconoscere e sfruttare l’automazione del procurement

Sul mercato esistono diversi strumenti e tecnologie di procurement che possono aiutare i team a migliorare l’efficienza, la trasparenza e la produttività. Spesso però nonostante si riescano ad ottenere i fondi e gli investimenti necessari per per implementarli in azienda, non si è in grado di pianificare e sfruttare a pieno il loro potenziale e a dare avvio al cambiamento organizzativo e costi di supporto di cui si avrebbe bisogno.  Sotto questo cappello finiscono la formazione, le comunicazione, gli help desk e il supporto continuo. Cosa rimane tra le mani? Un investimento che non ha portato ad alcun risultato concreto o benessere per il business.

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