Saper gestire e guidare sapientemente il procurement indiretto può aiutare le aziende di ogni tipo a realizzare meglio i loro obiettivi a lungo termine. Il processo di acquisto di servizi o forniture non direttamente collegati alla generazione di ricavi può effettivamente consentire all’azienda di funzionare in modo efficiente ed efficace, pur non avendo un impatto diretto sui profitti. L’importante è tenere a mente i requisiti dell’azienda in relazione a costi, qualità e affidabilità. Ma come trarre il massimo dagli Acquisti Indiretti? Qui cerchiamo di fornire qualche spunto e consiglio.
La gestione degli acquisti indiretti è un processo complesso che richiede pianificazione e monitoraggio. Non solo innumerevoli categorie da affrontare ma anche rapporti con i fornitori da mantenere o cambiare in base alle necessità e contratti da negoziare. Se si definisce alla base una buona strategia coerente, il procurement può effettivamente generare risparmio di tempo e costi.
Come ottenere ottimi risultati dall’Indirect Procurement
Essere strategico
Riconoscere che il processo di approvvigionamento è più complicato di una singola transazione, esaminare le potenziali efficienze in:
- Identificazione di potenziali fornitori
- Distillare i requisiti dell’azienda in specifiche esplicite del fornitore
- Condurre ricerche di mercato
- Valutazione delle quotazioni per l’aggiudicazione degli appalti
- Sviluppo e gestione dei rapporti con i fornitori
Per sviluppare strategie di approvvigionamento indiretto intelligente e ottenere il miglior valore dagli acquisti, i team di logistica e acquisti devono lavorare insieme e ci si deve concentrare sulle relazioni con i fornitori, ora più importanti che mai.
Essere informato
Analytics e ricerche di mercato permettono di fare ricerche adeguate per comprendere l’area per la quale si sta acquistando e quali esigenze specifiche devono essere soddisfatte. Prima ancora ci si deve prendere il tempo per determinare quanto dovrebbero costare i prodotti o quali servizi dovrebbero essere inclusi.
I team di procurement, grazie all’analisi avanzata, possono generare nell’intero ciclo source-to-pay (S2P) dati approfonditi di immenso valore. Nel corso degli anni, a causa dei massicci sviluppi tecnologici e delle crescenti quantità di dati raccolti, l’analisi nel procurement è proliferata oltre ogni aspettativa, traducendosi in dati complessi e raffinati e approfondimenti oculati.
In passato con “analisi” si intendeva un reporting di base e l’ordinamento dei dati di spesa ma ad oggi molte cose sono cambiate: parliamo di un’attività che aggrega e “filtra” i dati ma anche uno strumento che aiuta a razionalizzare una grande mole di dati proveniente da diverse fonti.
Relazionarsi con gli stakeholder
Un’attività che spesso è trascurata è quella di consultarsi con gli stakeholder interni. In primis dunque la funzione procurement dovrà identificarli, capire e definire cosa può offrire loro e decidere cosa invece esternalizzare. Evidenziare chi sono gli stakeholder chiave sarà la strada più veloce per ottenere consenso in tutta l’organizzazione: avere l’appoggio di un cliente interno porterà a cascata anche gli altri, magari meno inclini, a collaborare con il procurement.
Prendersi il tempo per costruire relazioni con il proprio cliente interno e ottenere il suo contributo sull’attività di procurement indiretto. Grazie allo scambio si potrebbero ottenere informazioni aggiuntive su alcune aree e ricevere feedback da vari reparti consentirà di prevedere meglio i cambiamenti e le esigenze a venire.
Inglobare nuova tecnologia
Con le nuove tecnologie e gli insight che i dati possono generare, le aziende possono aspettarsi:
- Maggiore trasparenza della spesa
- Migliore gestione delle categorie
- Gestione più efficace delle relazioni con i fornitori
- Maggiore consapevolezza delle tendenze del mercato
Rivolgersi ai fornitori
I fornitori possono essere una risorsa per il miglioramento continuo. Devono essere percepiti come soggetti che non stanno solo cercando di venderti prodotti o servizi, ma stanno anche lavorando per fungere da partner di fiducia. Più ci si concentra sul facilitare la comunicazione e la collaborazione reciprocamente vantaggiosa con i fornitori, più è probabile che il tutto si traduca in un valore reale.
Molte aziende hanno già relazioni complesse e collaborative con i loro fornitori: l’esternalizzazione di determinate attività di ricerca e sviluppo, l’impegno in riduzioni congiunte dei costi o progetti di ottimizzazione. Questa collaborazione potrebbe comportare la creazione di nuovi prodotti o servizi, la ricerca di nuovi modi per eliminare costi e sprechi (che si tratti di prodotti, catene di fornitura o operazioni di produzione) o l’utilizzo di dati condivisi per creare nuovi tipi di offerta dei clienti.
