Posted On 31 Marzo 2021 By In Sostenibilità With 168 Views

Smartworking e procurement: come rimanere efficienti

Dopo un anno di smart working –  sfide personali e professionali comprese – come può il procurement rimanere efficace ed efficiente? Secondo Supply chain dive esistono tre aspetti che ogni team acquisti deve tenere sotto controllo se vuole mantenere la propria efficacia anche dall’esterno dei confini dell’azienda. In sostanza si dovranno risolvere tutte le problematiche relative alla comunicazione interna, alle relazioni con i fornitori e alla negoziazione. Vediamole meglio in dettaglio.

Comunicazione interna

Già in passato, relegati alle  scrivanie, per i buyer era difficile creare una vera e propria relazione e informarsi, ma bastava alzarsi dalla scrivania e prendere un caffè per parlare con qualcuno e sapere effettivamente cosa stesse succedendo lato procurement, operation e servizi. Al contrario, l’attesa di una comunicazione formale o di una notifica via mail rallenta la circolazione dell’informazione.

Ovviamente oggi con il lavoro da remoto è difficile continuare ad avere una comunicazione diretta: una semplice camminata tra le scrivanie degli stakeholder ora non è possibile e figurarsi con l’intera catena di fornitura. Tutto questo comporta ritardi nelle decisioni, mancanza di urgenza e la tendenza ad evitare questioni delicate.

Anche a distanza è possibile mantenere vivi questi rapporti interni diventando un canale di informazione tra il fornitore e il richiedente. Anche chiedere di essere messo a capo di un progetto e avere così il controllo sui componenti è un modo per essere virtualmente presente.

Proteggere il rapporto con i fornitori

Le relazioni con i fornitori sono difficili da coltivare anche di persona perché richiedono tempo e dedizione. Anche in tempi normali e con incontri faccia a faccia mantenere un rapporto di qualità è un lavoro a tutti gli effetti.

Esistono però diverse tipologie di fornitore:

I fornitori transazionali possono sopravvivere a un periodo di comunicazione non di persona anche perché le transazioni sono automatizzate o automatiche. Questi tipi di relazioni con i fornitori possono sopravvivere alla pandemia e fornire una tabella di marcia per le attività di approvvigionamento in futuro.

I fornitori di alto valore, invece, sono a rischio in un ambiente remoto perché le relazioni con loro si basano sulla comunicazione bidirezionale e la lontananza e mancanza di vicinanza personale possono alla fine degradare la relazione. Gli acquisti dovrebbero pertanto mantenere viva la relazione e rivitalizzarla quando l’ambiente aziendale si avvicina alla normalità.

Negoziazione

La negoziazione a distanza avvantaggiano il venditore, secondo Supply chain dive. Gli incontri in videoconferenza creano sessioni statiche prive di indizi visivi, linguaggio del corpo e il normale dare e avere tipico degli incontri face to face. È anche difficile replicare le chiacchiere davanti al caffè o durante un pranzo, dopo l’incontro formale. In linea generale il digitale tende ad appiattire la negoziazione. Quello che si deve evitare è che il mezzo digitale crei passività professionale.

Quando si lavora a distanza, la vera sfida è saper rimanere coinvolti e rilevanti senza perdere quel ruolo che il procurement si è saputo guadagnare.

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