Posted On 27 Gennaio 2021 By In Supply Chain With 186 Views

5 pratiche per rinegoziare i contratti con i fornitori

PRGX in un whitepaper veicolato tramite Procurement Leaders ha identificato 5 pratiche per rinegoziare i contratti con i propri fornitori, mettendo in luce quelli che sono i benefici, potenziali pericoli e e vantaggi finanziari correlati. 
Senza dubbio le aziende danno per scontato che avere un contratto con un fornitore significhi che riceveranno automaticamente tutti i vantaggi negoziati, eppure, errori e incomprensioni sui termini concordati sono dietro l’angolo e le inefficienze non sono così sporadiche.
La negoziazione con i fornitori, dal momento che richiede tempo e impegno da parte del team di procurement, dovrebbe portare a risultati positivi e assicurare che i contratti forniscano il valore promesso per iscritto. Per garantire tale conformità da parte del fornitore è necessario essere da anni del mestiere e basare le proprie decisioni sui dati, dal momento che solo in questo modo sarà possibile ottimizzare i processi di approvvigionamento, la contabilità fornitori e anche recuperare eventuali perdite.

Perché i contratti con i fornitori non sempre offrono il valore atteso?

Ogni mese, soprattutto nelle grandi organizzazioni, vengono emesse anche milioni di fatture ogni mese e possono crearsi, in questa moltitudine di pagamenti, una serie di errori – da quello più semplice alla vera e propria frode – con un impatto sui profitti non da sottovalutare.

Come si manifestano i problemi?

Alcuni pagamenti in eccesso si possono risolvere senza grandi problemi mentre in altri casi la questione può diventare più seria. Se alcuni prezzi non vengono aggiornati con un fornitore di lunga data, i prodotti o componenti acquistati possono comportare costosi rincari.
Un ulteriore problema può verificarsi quando i fornitori esterni vengono trovati tramite agenzie. Se le fasce di pagamento per ruoli, progetti e prodotti finali non sono gestite con cura, le agenzie potrebbero spostare le persone da una fascia all’altra, avendo anche le stesse risorse che lavorano su più progetti. Il motivo di questi spostamenti spesso è legittimo mentre in altri casi, soprattuto se il mandato è ampio e si riferisce a più paesi, questo può portare a un grande errore come per esempio la definizione inappropriata dei ruoli per massimizzare la fatturazione.

Come risolvere il problema?

Per ridurre al minimo le perdite dovute a pagamenti in eccesso, le aziende possono intraprendere audit di recupero e recuperare gran parte di ciò che è stato perso a causa di errori, incomprensioni o, nel peggiore dei casi, frodi. Gli audit di recupero sono, però, necessariamente retrospettivi e comportano costi associati a questo, oltre che più tempo e impegno. Senza dimenticare che recuperare le perdite potrebbe essere rischioso, soprattutto se l’obiettivo è un rapporto strategico con un fornitore che potrebbe essere danneggiato da frequenti richieste di restituzione del denaro.
L’opzione migliore è implementare un programma di compliance contract con un approccio preventivo che cerchi il miglioramento del processo e del valore attraverso l’intero spettro source-to-pay per i fornitori specificati. Inoltre per evitare problemi legati ai pagamenti in eccesso si dovrebbe sviluppare un linguaggio contrattuale standardizzato, un archivio di modelli di contratto approvati e sistemi che semplifichino la ricerca e la revisione dei contratti.

La rinegoziazione del contratto è il momento ideale per migliorare il processo

Rinegoziare un contratto è un’opportunità per rivedere cosa funziona e cosa no e ristrutturare il nuovo accordo dal punto di vista di clausole, prezzi, livello di servizio, sconti, fatturazione e come lavorare in modo sempre più efficace.

5 best practice per rinegoziare in modo efficace

  • Elaborare il linguaggio di un contratto e comunicare i termini chiave a tutte le parti interessate può ridurre gli errori di pagamento del fornitore causati da formulazioni confuse o poco chiare.
  • Assicurarsi che entrambe le parti comprendano e riconoscano i termini commerciali. Garantire che i meccanismi principali del contratto siano chiari e coerenti, inclusi ricarichi, costi di trasferimento, margine previsto, importo forfettario, tempo e materiali.
  •  Garantire responsabilità. Utilizzare la rinegoziazione per migliorare i rapporti con i fornitori significa anche assicurarsi che entrambe le parti del contratto comprendano i propri obblighi.
  • Incorporare una forte governance nel contratto e nella relazione. Effettuare revisioni periodiche per garantire che il contratto e il rapporto funzionino come previsto.
  • Strutturare correttamente il rapporto con il fornitore. Le relazioni con i fornitori strategiche e sensibili richiedono investimenti, comprese comunicazioni regolari, revisioni e riconciliazioni secondo una pianificazione prevedibile durante il ciclo di vita del contratto.

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