In tempi in cui la certezza non esiste, come la situazione che stiamo vivendo da due mesi per esempio, le aziende prestano molta attenzione ai costi e in questo senso anche il sourcing sta diventando sempre più centrale nella strategia di un’azienda e ai CPO è affidato il compito di ripensarla.
Una supply base globale richiede una gestione rigorosa che si liberi dei tradizionali processi manuali. Per questo l’adozione di tecnologia per il processo di approvvigionamento e per la gestione dei fornitori è sempre una buona scelta, anche se tuttavia non ampiamente diffusa. A questo si aggiunge la necessità di una maggiore agilità, una caratteristica che consente di essere pronti e proattivi nel caso in cui dovessero presentarsi rischi e gravi perdite.
Secondo Zycus esistono 5 step per ottenere un supply management efficace, vediamole insieme.
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Scoperta del fornitore
Un fornitore competitivo determina il successo di una strategia di approvvigionamento e con la globalizzazione è impensabile dover limitare la catena di approvvigionamento a un Paese o una sede.
L’azienda per la scoperta di un fornitore può seguire più best practice. Oggi le aziende interagiscono con i fornitori nelle prime fasi attraverso il portale dei fornitori che comporta innumerevoli vantaggi.
Insieme alla drastica riduzione dei tempi di ricerca dei fornitori, le aziende sono in grado di ottenere fornitori in base ai parametri impostati. L’implementazione di una soluzione di gestione dei fornitori consentirebbe al procurement di creare e gestire un repository di dati dei fornitori centralizzato. Ciò faciliterebbe lo screening dei potenziali fornitori sulla base di criteri predefiniti e permetterebbe di ricorrere a un elenco di fornitori prequalificati per iniziative di approvvigionamento nuove e/o esistenti
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Qualificazione del fornitore
Spesso fornitori senza scrupoli entrano nella supply chain di un’azienda e forniscono materie prime scadenti o non rispettano alcuni parametri etici fondamentali come l’utilizzo e scarico di sostanze nocive o il ricorso allo sfruttamento minorile.
Questa situazione indica la necessità di garantire la qualità della fornitura e la garanzia dei costi implementando uno step in più che prevede una fase di qualificazione per lo screening dei fornitori. A questo scopo le aziende possono porre un questionario per giudicare i fornitori con domande differenti in base al progetto specifico. A ciascuna domanda può essere attribuita un punteggio in base alle esigenze e alla complessità del progetto. A seconda delle risposte, viene calcolato il punteggio di qualifica e secondo il set di parametri di riferimento, il fornitore è qualificato o squalificato. Oltre al questionario, i fornitori devono soddisfare ulteriori requisiti come certificati obbligatori e requisiti di audit.
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Selezione del fornitore
Le aziende devono scegliere fornitori giusti che non solo forniscano articoli / servizi a un costo competitivo, ma che possiedano anche la capacità di ridurre l’impatto delle incertezze economiche / catastrofi naturali sulla supply chain.
I fornitori selezionati dopo lo step di qualificazione, vengono valutati su diversi parametri o scenari come la scelta di un fornitore da una particolare posizione geografica o la collaborazione con fornitori di minoranza (donne, classe arretrata ecc.). L’implementazione di uno strumento di procurement consente di eseguire scenari personalizzati sulle offerte ricevute dai fornitori in base ai vincoli aziendali. I gestori di sourcing possono ottimizzare le offerte non solo sulla base del prezzo più basso, ma su una serie di parametri come il servizio erogato, la reputazione ecc.
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Onboarding del fornitore
L’onboarding dei fornitori si riferisce al processo in cui i fornitori vengono dotati delle conoscenze e dei comportamenti necessari per entrare a far parte della catena di fornitura dell’azienda. Un fornitore è tenuto a presentare certificati e documenti obbligatori relativi alla registrazione dell’azienda, assicurazione, certificato di diversità, certificato di qualità ecc
Il portale dei fornitori rende il processo di onboarding semplice e richiede meno tempo, aiuta il fornitore a caricare i documenti richiesti e alla società acquirente di tenerne traccia installando i flussi di lavoro di approvazione. Automatizzare il processo di onboarding riduce il tempo di ciclo complessivo e aiuta le aziende acquirenti a monitorare la conformità del processo.
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Prestazioni del fornitore e gestione delle aspettative
Il potenziale fornitore ha superato la fase di qualificazione e selezione, i termini e le condizioni del contratto sono stati negoziati e concordati e il fornitore è ora entrato a far parte della catena di fornitura dell’azienda. Ora è molto importante per l’azienda tenere sotto controllo le prestazioni dei fornitori rispetto al benchmark impostato o agli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Le aziende dovrebbero avere una strategia di segmentazione dei fornitori per differenziare i fornitori in base, ad esempio, alla criticità nella catena di approvvigionamento o alla spesa totale. Dopo la segmentazione, è necessario determinare i KPI e le prestazioni del fornitore devono essere riviste in base ai punteggi generati. Se le prestazioni di un fornitore non sono soddisfacenti, i fornitori possono essere sottoposti a un programma di sviluppo per garantire che i fornitori si spostino verso il punteggio preferito e soddisfino l’obiettivo dell’organizzazione.
Lo strumento di gestione dei fornitori deve consentire all’azienda acquirente di sviluppare e gestire il programma di sviluppo dei fornitori per guidare i fornitori verso un punteggio adeguato. Attraverso la gestione delle prestazioni e delle aspettative dei fornitori, le aziende possono costruire una relazione strategica con i loro fornitori in base alla quale diventano i clienti di scelta per i fornitori.
