Posted On 31 agosto 2018 By In Supply Chain With 202 Views

Agile procurement significa decisioni più rapide

Luci del traffico veloci

È facile sostenere l’idea di investire nell’agile procurement. Per prima cosa suona bene. Non supportare l’agilità, invece, implica una preferenza per il contrario e richiama alla mente parole come inattivo, apatico e rigido. Nessuno vorrebbe essere definito così, almeno non se ha intenzione di avere successo. Tuttavia, essere d’accordo sull’utilità dell’agile procurement non è che l’inizio.

Passare dalla teoria alla pratica richiede una visione chiara di cosa sia l’agile procurement e di come si mette in pratica. Procurement Leaders riporta l’esperienza di Kevin Turner, Senior vice president customer success di Determine. Alle domande: “Cos’è per voi l’agile procurement? Quali benefici porta e come ci si deve preparare se si vuole renderlo il metodo standard?”, la sua community ha risposto con una varietà di punti di vista.

È emerso un sentimento diffuso secondo il quale la funzione acquisti è in grado di fare di più: di essere sfaccettata, multifunzionale, reattiva e proattiva. Alcuni hanno collegato il concetto di agile procurement alla rottura con le tradizioni e al non ricadere in vecchi modi di lavorare e in tecnologie superate, ma, per la maggior parte degli intervistati, l’idea è che il procurement possa gestire strategicamente la spesa e i fornitori senza incagliarsi nei dettagli o nella diversa natura del lavoro.

Se vogliamo definire il concetto di agile procurement identificando ciò che non è, la funzione acquisti può iniziare considerando gli scenari più comuni in cui si trova a rifiutare una richiesta o un’opportunità:

  • No, non si può semplicemente firmare il contratto con quel fornitore. Bisogna prima condurre un intero processo di selezione
  • Non possiamo aiutarti in questa negoziazione; sei andato troppo avanti prima di coinvolgerci
  • No, il procurement non ha mai fatto questa cosa prima. Non abbiamo una struttura stabilita per tentare questo approccio. Devi fare da solo.

È molto più semplice interrompere una cattiva abitudine se la si sostituisce con una buona. Se l’obiettivo dell’agile procurement è prendere decisioni migliori e più rapidamente, ci sono alcune pratiche che la funzione acquisti può adottare senza eliminare i processi stabiliti o implementare tecnologie aggiuntive.

Snello, veloce e orientato al risultato

Discutete il contratto durante il processo di selezione dei fornitori

Quando il procurement gestisce la selezione dei fornitori considerando ogni passaggio come un prerequisito per il successivo, allunga il processo e a volte obbliga il team a tornare sui propri passi. Perché selezionare un fornitore tramite un processo di sourcing e iniziare solo in seguito a negoziare il contratto? Nessuna legge impone ai buyer di discutere termini e condizioni solo con i fornitori che verranno ingaggiati sicuramente. Si tratta di un sistema datato che valorizza la prudenza a scapito della velocità. Tenete sul tavolo il maggior numero di fornitori possibile più a lungo possibile, e prevenite imprevisti e ritardi mettendovi al lavoro sin dall’inizio.

Eliminate tutto ciò che non influenza il risultato

Fare le cose “perché sì” è il contrario dell’agilità. Pensate alle domande RFx (request for x) e ai moduli di valutazione dei fornitori. È molto probabile che il team esamini solo poche risposte che sono di interesse. Liberatevi delle altre. L’agilità richiede un alto livello di sensibilità al contesto. Il quadro d’insieme è importante, ma se lo si mette al centro degli sforzi della funzione, rischia di diventare troppo difficile da maneggiare. “Less is more”: ‘snello’ e ‘veloce’ sono più in linea con l’agilità rispetto a ‘esauriente’ e ‘standardizzato’.

L’agilità definisce il successo del procurement

«I team di procurement che connettono in modo professionale strumenti, risorse ed esperienza per supportare i bisogni in evoluzione del business avranno successo più di tutti gli altri», si legge nel report CPO Rising 2015 di Ardent Partners.

Questo suggerisce che gli sforzi e l’approccio del procurement debbano essere flessibili. Non è necessario sostituire i metodi e gli schemi attuali. Invece, bisogna sapere quando applicare uno schema consolidato e quando, invece, spingersi in acque inesplorate.

Poiché il contesto intorno alle aziende e alle loro supply chain è soggetto a cambiamento, la funzione acquisti deve essere pronta a rispondere e a evolvere allo stesso modo – almeno se è interessata a vincere.

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