Posted On 28 Maggio 2020 By In Supply Chain With 246 Views

L’approccio piramidale per l’abilitazione del fornitore

La fatturazione elettronica e gli acquisti stanno entrambi procedendo per via elettronica ma senza l’onboarding dei fornitori l’approccio tecnologico non può dirsi soddisfacente. 

L’abilitazione dei fornitori, come conferma un report firmato dall’azienda Zycus, è un processo che collega i fornitori di un’organizzazione alla tecnologia di supplier management  utilizzata dall’azienda. Si dice che l’abilitazione dei fornitori sia un successo quando i fornitori di un’organizzazione sono collegati alla suite di e-procurement e fatturazione elettronica della società e lo scambio di documenti aziendali critici come un ordine di acquisto , fattura e contratto viene elaborato attraverso sistema impiegato sia dall’ acquirente sia dal fornitore. Abilitare decine e migliaia di fornitori in tutta l’azienda, in un nuovo sistema automatizzato non è un’impresa semplice, specialmente per una piccola o media impresa. Queste organizzazioni, a differenza delle 1000 aziende globali, non dispongono di sistemi di supporto o risorse dedicati alla gestione delle modifiche, il che rende la transizione da manuale ad automatizzata una fase più difficile per loro. Molte organizzazioni di grandi dimensioni hanno come obiettivo esclusivamente quello di digitalizzare le loro funzioni di acquisizione e fatturazione, attribuendo al contempo un’importanza minore o nulla ai prerequisiti come la creazione dell’ecosistema per l’abilitazione dei fornitori. Di conseguenza, i passaggi chiave per l’abilitazione dei fornitori e l’onboarding vengono ritardati ed eseguiti in modo casuale e non organizzato. 

In questi tempi di avanzamento tecnologico, ogni organizzazione si concentra principalmente sull’ottenimento di rendimenti sull’importo investito nell’automazione e desiderano risultati immediati a causa dell’alta pressione. Un numero maggiore di organizzazioni ha iniziato ad attribuire importanza all’abilitazione dei fornitori e al suo ruolo vitale nel rendere un progetto di trasformazione digitale un successo. 

Principali pressioni che ostacolano l’abilitazione del fornitore

Resistenza al cambiamento

Ogni nuova tecnologia dovrà affrontare alcune resistenze. I promotori di questo progetto dovranno anticipare e prepararsi ad affrontare queste obiezioni che potrebbero avere varie parti interessate. Una delle principali resistenze nel piano di abilitazione dei fornitori proviene dai fornitori stessi poiché non sono a proprio agio con la tecnologia.

Budget limitato

L’integrazione con ERP e i costi di onboarding possono rivelarsi costosi per i fornitori di piccole e medie dimensioni. Pertanto, l’organizzazione deve tenere conto della maturità tecnica e del volume delle transazioni del fornitore, suggerendo al contempo l’automazione come iniziativa (in modo che funga da win-win per entrambi).

Ambiguità

Esiste un malinteso secondo il quale l’automazione si rivela vantaggiosa solo per gli acquirenti. Si deve rendere consapevoli i fornitori dei benefici che otterrebbero, come una migliore visibilità, l’eliminazione dei costi sostenuti a causa di un intervento manuale, una maggiore efficienza dei processi dovuta a processi semplificati e una riduzione dei tempi di ricezione dei pagamenti. Questi vantaggi contribuiscono notevolmente a migliorare le relazioni con i fornitori con l’acquirente.

Disponibilità limitata di risorse

Le organizzazioni di piccole e medie dimensioni possono affrontare ostacoli in termini di disponibilità di manodopera ed esperti per l’integrazione di ERP e la suite di automazione.

Quali sono i prerequisiti per un’abilitazione dei fornitori di successo?

Database di informazioni sui fornitori completo e aggiornato

Affinché i programmi di abilitazione dei fornitori abbiano successo, è della massima importanza disporre di un database di informazioni sui fornitori accurato e aggiornato con processi documentati e strutturati.

I dati minimi da richiedere per definire un database completo:

 

  • Informazioni di contatto del fornitore
  • Informazioni sulla categoria
  • Il diritto di possesso
  • Importo della spesa
  • Conteggio delle fatture
  • Prestazioni del fornitore
  • Punteggi di rischio
  • Capacità tecnologica (cXML)

 

Classificazione dei fornitori

Il passo successivo è la categorizzazione dei fornitori. Questo può essere fatto sulla base dei vari parametri per determinare la strategia più adeguata per ciascuna categoria

Mentre la maggior parte delle aziende utilizza il volume delle transazioni con un fornitore per determinare la categoria in cui deve rientrare, ci sono molti altri parametri che potrebbero essere utilizzati per segmentare i fornitori. Per esempio fornitori già connessi alla rete di fornitori del fornitore del software; un altro approccio comune è quello di classificarle in base ai fornitori più critici e strategici per l’azienda.

L’approccio piramidale all’abilitazione dei fornitori

L’approccio Piramidale è un approccio estremamente efficiente all’abilitazione dei fornitori. Segmenta e classifica il database dei fornitori di un’organizzazione in tre livelli in base al volume delle transazioni e all’importo speso per ciascun fornitore. Questo approccio garantisce che, sulla base della segmentazione, per i fornitori che contribuiscono a oltre il 50% della spesa totale sia effettuato l’onboarding nella minor durata. Le 3 parti dell’approccio piramidale sono: 

Email interattiva

Questa è l’opzione più semplice e basilare ideata per i fornitori che sono abituati ai mezzi tradizionali. Il livello 3 o l’approccio e-mail interattivo possono essere utilizzati per i fornitori che hanno solo transazioni occasionali o di volume molto basso con l’acquirente. Di solito non vengono offerti dati storici sulle transazioni o alcun report e analisi.

I fornitori che rientrano in questa categoria sono quelli che non sono molto critici per l’organizzazione. Sono entità con cui vengono condotti affari occasionali. Di solito anche la maturità tecnica dei fornitori che rientrano in questa categoria è relativamente bassa. Anche se il volume delle transazioni è basso, il numero di fornitori che rientrano in questa categoria è elevato a causa del quale è il livello 3 della piramide con l’area più grande.

Rete di fornitori

 I fornitori che rientrano nel livello 2 della piramide o nella categoria “Rete di fornitori” sono quelli con transazioni medio-basse con l’organizzazione. Il volume di spesa qui sarà superiore al livello 1 e questi fornitori saranno più critici per l’organizzazione. Le funzionalità offerte in questo livello assicurano che il fornitore sia più connesso e coinvolto con l’organizzazione rispetto a quelli di livello 1 e quindi siano dotati di portali di fornitori oltre alle funzionalità di livello 1. L’implementazione e l’abilitazione richiedono più tempo nel livello 2 rispetto al livello 1 a causa del tempo impiegato dai fornitori per registrarsi al portale dei fornitori

Integrazione ERP

Il livello 1 o l’approccio di integrazione ERP comprenderà fornitori con il più alto volume di transazioni o il più alto volume di spesa. I fornitori di questo livello rivestiranno un’importanza strategica per l’organizzazione anche se saranno meno numerosi. L’implementazione della categoria di integrazione ERP richiederebbe più tempo rispetto a entrambi i livelli sopra menzionati, poiché la suite di fatturazione elettronica o automazione P2P sarà integrata nell’ERP che i fornitori utilizzano. 

L’adozione da parte dei fornitori di nuove tecnologie digitali potrebbe essere un’impresa difficile da realizzare se si adotta un approccio “unico per tutti”. L’approccio della piramide all’abilitazione dei fornitori garantirà che le vostre iniziative di digitalizzazione aderiscano alle tempistiche stabilite e traggano il massimo ROI dall’iniziativa di automazione.

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