Posted On 9 Luglio 2020 By In Supply Chain With 145 Views

Parola della settimana: collaborazione

la parola della settimana tecnologie da nuova normalità

Le aziende oggigiorno si affidano alla tecnologia per stimolare e favorire la collaborazione tra team e dipendenti ma senza una chiara strategia si rischia di non aiutare i lavoratori e di non raggiungere gli obiettivi aziendali.

Le aziende dovrebbero promuovere una cultura della collaborazione per creare valore in azienda e anche se ne sono consapevoli di questa necessità, non sempre i business sanno come muoversi e soprattutto non sono pienamente coscienti di come lavorano i team e di che tipo di attività devono compiere. 

Forbes Insights e Dropbox Business hanno elaborato un whitepaper tramite il quale far comprendere il valore di una strategia collaborativa aziendale e hanno individuato 3 risultati principali

 

  • C’è ancora molto da fare per un ambiente di lavoro al 100% collaborativo
  • Promuovere una collaborazione efficace deve partire dalla comprensione del ruolo svolto dal lavoro di squadra, dei progetti che richiedono un approccio collaborativo e degli strumenti per raggiungerlo. 
  • La collaborazione richiede la consapevolezza del modo in cui dipendenti, divisioni e linee lavorano tra di loro

A proposito di strategia

Alcune aziende mostrano di possedere alti livelli di collaborazione come conferma un sondaggio del 2015 in cui più del 90% dei lavoratori nel campo delle conoscenze hanno affermato di collaborare su base settimanale mentre il 65% di questi anche più volte al giorno. Queste percentuali ci fanno comprendere che in un certo qual modo la collaborazione esiste ma forse che si applica ad attività molto diverse tra loro proprio perché non esiste un unico modo di collaborare ma almeno tre:

  • abilità e competenze in condivisione, passaggio di conoscenze e identificazione di risorse consultabili
  • Tempo ed energie personali per lavorare per il team
  • Presentazioni e promozione dell’accesso alla propria rete personale

“Il comportamento umano è la spina dorsale della collaborazione […] le persone devono avere il desiderio di collaborare con gli altri e ascoltare sia le idee in accordo sia le idee in disaccordo”. Oltre alla componente puramente umana della collaborazione esiste anche quella strutturale ovvero l’adozione della tecnologia “collaborativa”: 

Secondo McKinsey, i lavoratori dedicano il 28% della settimana lavorativa a leggere e a rispondere a e-mail e il 19% a cercare e raccogliere informazioni. Il resto del tempo della settimana è dedicato alle attività specifiche del loro ruolo e al comunicare e collaborare internamente. Ma la comunicazione via e-mail e la ricerca di informazioni aggiungono valore e consentono una vera e propria collaborazione?

Un altro aspetto da considerare è come la collaborazione viene considerata in azienda. Il lavoro di squadra deve essere incoraggiato dall’alto ma al momento ancora tante realtà incentivano i propri dipendenti in base alle performance individuali, ostacolando il realizzarsi della piena collaborazione. 

I tre elementi della collaborazione

Per dare vita a una vera e propria collaborazione che porti a benefici in termini di produttività è necessario che si apprezzi il ruolo di ogni individuo, il lavoro che i team devono eseguire e gli strumenti per mettere in pratica il tutto. 

Persone

Il carico di lavoro deve essere distribuito equamente per la buona riuscita di un progetto. Il rischio è infatti che, in caso contrario, una parte del team o una singola persona riceva un carico di lavoro maggiore. Questo può avvenire perché spesso la creazione dei gruppi avviene in modo naturale sulla base di rapporti esistenti o disponibilità immediata a rispettare una scadenza. Ne consegue che i gruppi siano sbilanciati e soprattutto il singolo non impara altre attività che potrebbero essergli utili per la collaborazione successiva. 

Carico di lavoro

Per promuovere la collaborazione le aziende devono fornire gli strumenti giusti al personale per lavorare in team e per farlo è essenziale individuare le caratteristiche del lavoro stesso:

  •  Il volume di lavoro disponibile 
  • I tipi di progetti che richiedono il lavoro di squadra
  • Le divisioni o gli individui da cui hanno origine i progetti o le attività di team
  • Le aspettative in termini di scadenze e progetti da consegnare
  •  Quali tipi di progetti vengono sviluppati da specifici team o sono il motivo per cui specifici team vengono costituiti 

 

In questo modo è possibile vedere quali strumenti possono essere più necessari di altri nel lavoro di squadra e si potranno così formare team bilanciati a livello di competenze, esperienze e membri. 

Strumenti

Esistono diversi strumenti tecnologici per favorire la collaborazione. I lavoratori, avendo diverse competenze tecnologiche, possono decidere di non ricorrere agli strumenti forniti dall’azienda ma al contrario di usare quelli personali senza l’aiuto del reparto IT.Si tratta di personalità problem solver che sono pratici di informatica e che troveranno sempre una soluzione adeguata. 

Lasciare che siano i dipendenti stessi a scegliere i propri strumenti potrebbe rappresentare un plus dal momento che la collaborazione parte dal basso e più il team è coeso e autonomo meglio è per il lavoro stesso anche per velocizzare la presa di decisioni e l’implementazione dei tool stessi. 

Cultura della collaborazione

Le aziende dovrebbero incoraggiare e sostenere il lavoro di squadra. La chiave per una vera e propria collaborazione consiste nel comprendere il comportamento umano e come diverse tipologie di persone possono lavorare insieme. “Collaborazione e empowerment sono strettamente collegati. I dipendenti devono sentire di avere la responsabilità di ciò che stanno facendo. Sia la direzione sia i dipendenti devono lasciarsi alle spalle il proprio ego e lavorare insieme per il brand”. Dunque per una strategia di collaborazione di successo si dovranno mixare tre ingredienti: la conoscenza del comportamento umano, la consapevolezza dei benefici della collaborazione e gli strumenti tecnologici migliori.

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