Posted On 4 Maggio 2020 By In Supply Chain With 248 Views

Perché la valutazione del fornitore è fondamentale

Perch la valutazione del fornitore fondamentale

Una ricerca firmata da Zycus “Supplier Performance Evaluation for Better Results” rivela l’importanza da parte di un’azienda della valutazione del fornitore in modo da ottenere nel corso del tempo risultati migliori e benefici. 

I fornitori esterni sono una risorsa indispensabile per le organizzazioni, tanto che alcune organizzazioni spendono fino al 50-60% delle proprie entrate per acquistare da fornitori esterni. In un certo senso, una solida base di fornitori garantisce al business un vantaggio competitivo. Chi si occupa della supply chain deve disporre di un sistema di valutazione per tenere traccia delle attività e della crescita dei fornitori. La misurazione delle loro prestazioni favorisce la relazione tra le due parti e permette di risparmiare tempo e denaro. 

Nella ricerca sono stati evidenziati 7 motivi per i quali la valutazione del fornitore è centrale per una relazione a lungo termine proficua e per realizzare risparmi. 

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Valutazione del fornitore: 7 motivi per farla

Rinnovo del contratto e valutazione del fornitore:

Quando il periodo del contratto sta per concludersi, è tempo che fornitori e acquirenti riflettano sul loro rapporto. È necessario decidere se il contratto deve essere rinnovato o risolto.

La valutazione delle prestazioni del fornitore in questo caso aiuterà l’acquirente a decidere se rinnovare o risolvere il contratto. La valutazione è utile anche quando il fornitore richiede una valutazione.

Comprendere meglio i fornitori e le loro attività

La valutazione di volta in volta è la strada ideale da prendere in quanto aiuta l’acquirente a comprendere meglio il fornitore, ad approfondire le problematiche relative alla qualità e alla consegna che emergono e a fornire spazio per migliorare le relazioni reciproche.

Gestione del rischio

Questo è uno dei motivi più importanti per cui la valutazione delle prestazioni dei fornitori è fondamentale. Valutando di volta in volta le azioni dei fornitori, l’acquirente identifica i rischi che tali azioni comportano per la catena di approvvigionamento e può intraprendere un’azione correttiva tempestiva piuttosto che attendere che si verifichi il disastro.

Classificazione dei fornitori

Un’organizzazione avrà più fornitori per molteplici esigenze. Ma non tutti possono essere valutati secondo lo stesso criterio. È necessario classificare i propri fornitori in categorie critiche e non critiche, in modo che possano essere intraprese azioni corrispondenti. La classificazione che ne consegue potrà essere usata per comunicazioni, prezzi e valutazioni future.

Fornire margini di miglioramento

Se le prestazioni del fornitore peggiorano di giorno in giorno, invece di risolvere immediatamente il contratto, l’acquirente può comprendere i problemi che persistono, ascoltare la storia del fornitore e fornire spunti di miglioramento al termine della valutazione.  Questo feedback intermedio fornisca al fornitore una seconda possibilità e tempo sufficiente per migliorare.

Redazione di contratti realistici

La valutazione delle prestazioni dei fornitori servirà da guida di riferimento durante la stesura di contratti futuri e aiuterà gli acquirenti a redigere accordi sul livello di servizio (SLA) che hanno aspettative più realistiche da parte dei loro fornitori.

Evitare l’insoddisfazione del cliente

La qualità del prodotto / servizio fornito da un’organizzazione aziendale è direttamente proporzionale alla qualità delle forniture destinate alla produzione. La valutazione periodica aiuterà gli acquirenti a essere cauti e prevenire in anticipo eventuali insoddisfazioni dei clienti.

I 6 stadi della valutazione del fornitore

Non esiste un modo standard per eseguire una valutazione delle prestazioni dei fornitori e ciascuna organizzazione può seguire il proprio approccio.

  • Impostazione dei termini per la valutazione:

Prima di iniziare con il processo di valutazione o persino di pianificare i criteri di valutazione, l’acquirente deve seguire attentamente il contratto. È necessario evitare l’introduzione di nuove metriche di valutazione che non sono specificate nel contratto.

  • Decidere l’approccio di valutazione:

Una volta definiti i criteri di valutazione, deve essere deciso l’approccio da adottare per la valutazione. La valutazione delle prestazioni dei fornitori deve essere effettuata nel modo più discreto e di facile comprensione, tenendo presente le specifiche del prodotto e del settore trattato.

 La valutazione può essere eseguita utilizzando un sondaggio, un questionario telefonico, uno contro uno, scorecard con KPI predefiniti e così via. L’approccio seguito deve essere un approccio standardizzato utilizzato all’interno dell’organizzazione per la valutazione di tutti i fornitori.

  • Definizione degli indicatori chiave di prestazione:

Il metodo più comune di valutazione delle prestazioni dei fornitori consiste nell’assegnare i punteggi agli indicatori prestazionali chiave predefiniti. Gli indicatori chiave di prestazione decisi devono essere standardizzati, avere una scala di misura comune ed essere discreti. Pochi dei KPI più popolari includono qualità, consegna puntuale, prezzi, tasso di restituzione, reattività, innovazione e reclami dei clienti.

  • Raccolta di informazioni:

Per assegnare i punteggi, l’acquirente deve disporre di un database di informazioni che tenga traccia delle attività del fornitore. Se l’acquirente utilizza una suite integrata di applicazioni software per gestire i processi della catena di approvvigionamento, le informazioni sono già standardizzate e facilmente recuperabili.

  • Valutazione dei punteggi:

Le parti interessate devono essere invitate a valutare i fornitori su determinati indicatori chiave di prestazione per ottenere risultati pertinenti. Una volta assegnati i punteggi, i fornitori vengono valutati e confrontati in base ai punteggi cumulativi. È necessario definire parametri di riferimento per classificare i fornitori valutati in vari livelli di prestazione.

  • Feedback e azioni correttive:

Una volta arrivati i risultati della valutazione delle prestazioni dei fornitori, i fornitori devono essere informati delle loro prestazioni e ricevere un feedback adeguato. Se i punteggi sono molto bassi, il contratto viene risolto mentre se i punteggi sono nella media e viene identificato un particolare problema del fornitore, viene emessa una SCAR (richiesta di azione correttiva del fornitore). Il fornitore adotta misure correttive per risolvere il problema e presenta anche misure preventive per evitarlo in futuro.

Per comunicare il feedback e le azioni correttive, si consiglia una riunione faccia a faccia con il fornitore. Una valutazione sistematica aiuta anche a quantificare le prestazioni, confrontare vari fornitori sulla base di questi punteggi quantificati e stabilire parametri di riferimento per i nuovi fornitori. La valutazione delle prestazioni dei fornitori aiuta sia gli acquirenti che i fornitori a co-creare valore, rafforzare le relazioni esistenti, mitigare i rischi della catena di approvvigionamento e ottenere risparmi nel lungo periodo.

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