Posted On 9 Dicembre 2020 By In Supply Chain With 530 Views

Prevenire e controllare la spesa Maverick in 5 mosse

Georg Roesch su Procurious ci parla di 5 consigli per prevenire e controllare la spesa Maverick, un concetto di cui vi abbiamo svelato il significato nel nostro ultimo numero del magazine nella rubrica Storie e Parole.

Essere un “maverick” ovvero un anticonformista non deve essere visto come negativo perché a questa categoria appartengono molti personaggi innovatori che proprio grazie al loro genio e sregolatezza hanno ottenuto enormi successi. Il termine maverick però si trova anche abbinato al termine spesa, e ne delinea una tipologia anticonformista che può scaturire in problemi per i processi di procurement e per i profitti dell’azienda. Ma non tutti i “mali” vengono per nuocere e anche la spesa maverick seppur da evitare diventa l’occasione per fare un po’ di ordine nei processi, identificare i problemi e migliorare ciò che si può. Altrimenti, se questa spesa viene lasciata a briglie sciolte si rischiano grandi perdite in termini economici per l’organizzazione.

La spesa Maverick consiste nell’acquistare da fornitori senza seguire la politica di acquisto aziendale, fuori contratto o da fornitori con i quali l’organizzazione non ha stretto relazioni tali da ottenere sconti e con. i quali non si è mai avviata una procedura di negoziazione.

Nell’articolo pubblicato su procurious, l’autore identifica 5 mosse da mettere in campo per controllare la spesa maverick:

 

1. Identificare la spesa Maverick

Avere visibilità sulla spesa è fondamentale perché solo ciò che si vede si può correggere. In questo modo sarà possibile sapere quanto costa la spesa maverick, conoscere le aree di lavoro e le categorie di spesa in pericolo e analizzare in maniera approfondita le lacune per mettere in pratica un piano d’azione.

2. Determinare il perché si verifica

In molti casi può avvenire perché non tutti capiscono il processo di acquisto, non hanno abbastanza pazienza per aspettare i tempi richiesti e il software di e-procurement potrebbe essere visto come ostacolo da chi non è avvezzo al suo utilizzo. Un altro motivo identificato potrebbe essere quello di aver trovato lo stesso prodotto a un prezzo inferiore altrove senza tenere in considerazione i costi associati alla fattura.

3. Rivedere l’intero processo di acquisto

Se il processo di acquisto è difficile, può essere semplificato attraverso una soluzione più user-friendly che sia facile da usare e all-inclusive, sia per le spese dirette sia indirette, e che si integri con il sistema di ERP. A beneficiarne saranno tutti i dipendenti che avranno accesso alle informazioni giuste al momento giusto.

4. Rendere le persone responsabili delle proprie spese

La gestione della spesa è responsabilità di tutti e ogni manager deve sapere cosa viene speso nella sua funzione, chi lo esegue e a quanto ammonta la spesa, fuori dai contratti o dalla rete di fornitori “preferiti”.  Non tutti i dipendenti potranno sapere quali sono gli sconti e gli accordi che si hanno con determinati supplier, si dovrebbe fare in modo che tutti siano allineati su questo punto. 

5. Colmare le lacune nel processo di acquisto

  • Limitare o eliminare l’uso della Purchasing card solo a determinati fornitori, categorie di commercianti e / o importi poiché l’utilizzo della P-card può essere difficile da monitorare e misurare.
  • Limitare chi può creare nuovi fornitori.
  • Approfondire l’esperienza di acquisto e le sfide  che i dipendenti incontrano per comprendere meglio perché si verifica la spesa maverick, dove si verifica  e quali soluzioni implementare per fermarla.

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