Considerando come minoritaria la spesa indiretta, molti dipartimenti di approvvigionamento stanno perdendo potenziali risparmi sui costi e migliori controlli di processo.
La gestione efficiente dei costi è una delle funzioni più importanti poiché permette di capire se l’azienda sta operando nel modo giusto oppure se può fare qualcosa per limitare le spese e aumentare i profitti, migliorando così le performance.
Chi si occupa di Procurement deve essere perfettamente a conoscenza dell’importanza di distinguere quali sono i costi diretti e quelli indiretti per la sua azienda.
Ma quali sono le differenze tra spesa diretta e indiretta?
Le spese dirette rappresentano tutte le spese relative a beni, materiali e servizi direttamente correlati alla produzione di beni e/o servizi offerti da un’azienda e di cui si occupa in primis la funzione Procurement.
Al contrario quelle indirette sono tutte le spese sostenute per materiali, servizi e manutenzioni necessarie per il funzionamento delle attività aziendali e di cui spesso si occupano acquirenti “non ufficiali”.
Entrambi sono ugualmente essenziali per la gestione di un’organizzazione e l’una non può esistere senza l’altra.
In molti dipartimenti di approvvigionamento tradizionali, la spesa indiretta è spesso un’aggiunta, si pensi agli acquisti di manutenzione, riparazione e funzionamento assegnati al principiante con risultati insufficienti. In molti casi, la maggior parte della spesa indiretta è sotto il controllo di coloro che hanno poca o nessuna esperienza di gestione degli appalti o dei contratti.
Secondo Supply Chain Dive ci sono tre cose che i dipartimenti di approvvigionamento possono fare per abbattere le barriere interne e aumentare il controllo della spesa indiretta:
1. Applicare la responsabilità fiduciaria
I responsabili dell’approvvigionamento hanno la responsabilità fiduciaria di spendere i soldi della loro azienda in modo etico, equo e saggio.
Alcune aziende che guardano in modo proattivo alla diversità dei loro acquisti, nonché ai potenziali risparmi sui costi, hanno abbracciato un approccio olistico, nominando manager e personale apposito per gestire la spesa indiretta.
Tuttavia, molte altre organizzazioni delegano ai capi dipartimento il compito di stabilire e gestire i propri rapporti commerciali, bypassando il ruolo del Procurement generando una spesa Maverik sostenuta dal management.
Ad oggi la gestione efficace della catena di approvvigionamento è una priorità assoluta, ecco perché espandere il suo legittimo ruolo nella spesa indiretta aiuta l’ufficio acquisiti a riguadagnarsi la sua identità.
2. Acquisire esperienza in nuove categorie
Il professionista degli acquisti possiede una serie di competenze fondamentali, tra cui la gestione dei contratti, la negoziazione, la comprensione delle politiche di approvvigionamento aziendale.
Acquisire competenze in categorie di acquisto differenti da quelle tradizionalmente non controllate dal Procurement è spesso un lavoro interessante che offre una preziosa esperienza di crescita professionale. Imparare il più possibile su diverse categorie di prodotto permette di ampliare il raggio delle proprie responsabilità.
3. Collaborare con le diverse funzioni aziendali
La partecipazione attiva alla spesa indiretta apre una nuova frontiera per il dipartimento acquisti, fornendo accesso ad aree dell’azienda che sono state tradizionalmente off-limits per gli acquirenti.
Alcuni colleghi che controllano la spesa indiretta potrebbero apprezzare il coinvolgimento del Procurement in materia di approvvigionamento. Altri invece potrebbero resistere, affermando che l’ufficio acquisti rallenta il processo applicando determinate politiche o esaminando i contratti e le relazioni esistenti.
Tuttavia, lavorare in queste nuove aree espone il reparto acquisti all’intera organizzazione. Lavorare con altri dipartimenti – marketing, risorse umane, finanza, ecc. – permette di mostrare il proprio valore e la capacità di saper gestire differenti relazioni e incarichi.
