Posted On 9 ottobre 2015 By In Sustainability With 593 Views

La digitalizzazione dei processi aziendali

di Danilo Bertocchi, co-founder di Lyr Consulting Srl*

Negli ultimi anni il documento elettronico come strumento facilitatore nella gestione delle attività aziendali e dei molteplici flussi informativi aziendali è cresciuto significativamente.


La diffusione dello strumento non è sempre stata accompagnata, tuttavia, da una piena comprensione delle sue potenzialità. Molte applicazioni pratiche si sono infatti tradotte in un utilizzo riduttivo dello strumento atto sostanzialmente alla sostituzione degli archivi cartacei con il sistema di archiviazione elettronica.
In realtà i potenziali impatti connessi a tali strumenti sembrano essere molto più ampi e articolati:

  • riduzione dei costi di processo
  • contrazione dei tempi di “evasione” del documento
  • miglioramento della qualità e riduzione dei rischi di processo.

Green company – PaperLess – Dematerializzazione
Le aziende stanno sempre più rendendosi conto che la riduzione della presenza della carta nel loro ciclo di vita non torna solo utile per qualificarsi come “GREEN COMPANY“, ma che i risparmi sono effettivi e garantiscono al tempo stesso velocità e recupero di produttività.
L’eliminazione/riduzione della carta in azienda (PAPER LESS) passa obbligatoriamente da un processo di DEMATERIALIZZAZIONE che porta all’immediata eliminazione/compressione dei costi derivanti da (foto)copia, stampa, spedizione, conservazione e smaltimento, nonché ricerca.
Solitamente questi temi sono visti come singoli progetti che risolvono puntuali esigenze, come ad esempio:

  • Scannerizzazione di documenti per archiviarli su sistema documentale al fine di ottimizzare la ricerca e gestire meglio l’archivio interno.
  • Realizzazione di un progetto di firma elettronica avanzata per una classe di documenti (contratti , ciclo attivo/passivo) senza analizzare l’impatto complessivo.

Progetti utili ma non visti, solitamente, in una visione d’insieme e globale dei processi aziendali.
Questi tre concetti (Green Company, PaperLess, Dematerializzazione) non devono vivere di vita propria, ma si debbono integrare in un unico progetto di DIGITALIZZAZIONE dei processi aziendali, per cogliere tutti i benefici che questo tipo di innovazione può contribuire a raggiungere.
Per affrontare questa revisione del processo di digitalizzazione devono essere affrontate molteplici viste:

  • Normativa e legale
  • Tecnologica
  • Change management
  • Integrazione
  • Efficienza ed efficacia del processo
  • Conservazione e reperibilità

Aspetti di un processo di digitalizzazione. Attività necessarie e correlate

La Digitalizzazione dei Processi Aziendali vede una serie importante di attività:

  • Generazione di documenti elettronici al fine di sostituire le stampe
  • Soluzioni di compilazione dei documenti elettronici prodotti
  • Sottoscrizione dei documenti in modalità elettronica
  • Firma Digitale
  • Firma Qualificata (locale o remota)
  • Firma Elettronica Avanzata (con grafometria , OTP etc)
  • Consegna in elettronico dei documenti (Pec to Pec; Pec to Email; Email to Email)
  • Archiviazione su sistemi documentali
  • Conservazione Digitale
  • Tutte queste attività vedono diverse risposte tecnologiche, che devono essere vagliate con attenzione per integrarsi tra loro e per rispondere a tutte le necessità operative dell’azienda.
  • Esistono molte tecnologie e tutte valide: non esiste la «migliore», esiste la più adatta alle esigenze di una specifica aziendali.

Una visione di insieme
Per cogliere le significative opportunità offerte da un progetto di Digitalizzazione dei processi è necessario avere una visione aziendale e globale dell’intervento da affrontare.
In questa prima importante e determinante fase di analisi e valutazione del progetto è corretto strutturare in step progressivi l’intervento, definendo per ciascuno di essi obbiettivi definiti e misurabili:

  1. Assessment
  2. Validazione normativa
  3. Disegno Processi
  4. Selezione della soluzione
  5. Piano Operativo

Una volta definite le linee guida dell’intervento devono essere identificati i singoli progetti, definendo priorità e tempi.
Solo la visione di insieme permettere di disegnare correttamente tutti i processi e selezionare le giuste tecnologie.

Approccio a un progetto di digitalizzazione

tabella

Lo stato dell’arte in Italia

È ancora lungo il percorso per poter accedere a tutti i benefici, in termini economici e d’efficienza derivanti dalla digitalizzazione dei processi aziendali.
A livello aziendale manca l’indicazione del Responsabile di questa attività e per i progetti già avviato o conclusi una scarsa diffusione del rispetto di normative sulla privacy e sulla corretta amministrazione digitale.
Anche per gli strumenti a supporto la situazione è complessa e necessità di una conoscenza approfondita per evitare di attendere 10 minuti per ottenere un grafico, di ricevere 40 pagine di risultati a seguito di una richiesta, visualizzare i documenti in maniera non idonea alla lettura. Tutto questo vanifica l’efficienza e l’efficacia del progetto.

Conclusioni

  • Non dematerializzazione, Paperless, Green Company ma DIGITALIZZAZIONE dei processi aziendali
  • I nuovi processi devono essere affrontati con metodo e visione globale
  • Le tecnologie abilitanti ci sono, non esiste la «migliore» in assoluto, ma la «migliore» per le esigenze di una specifica azienda
  • Pensare prima di agire non è solo opportuno ma efficace in termini di tempi, costi e raggiungimento degli obiettivi.

* LYR Consulting S.r.l. è una società italiana di Consulenza e di Information & Communication Technology specializzata nella consulenza direzionale e nello sviluppo, produzione e distribuzione di prodotti software ad elevato contenuto tecnologico.

LYR Consulting S.r.l. nasce nel 2011 da un team di professionisti del settore ICT e oggi vanta clienti nazionali e internazionali di medio grandi dimensioni.
In particolare le esperienze maturate permettono ai nostri clienti di affrontare progetti di digitalizzazione dei processi aziendali che portino alla riduzione e addirittura, ove possibile, all’azzeramento dell’utilizzo del supporto cartaceo, al fine di acquisire una nuova “immagine” ecologica, migliorare le performance operative, ridurre i costi e ridurre i rischi operativi.