Acquisti indiretti: il significato e il valore dell’MRO

Che cos’è l’MRO e perché è importante

L’acronimo MRO (dall’inglese “Maintenance, Repair, and Operations”) sta per Manutenzione, Riparazione e Operazioni, e indica l’insieme di attività volte a garantire la manutenzione, la riparazione e il corretto funzionamento di attrezzature, macchinari e risorse utilizzate da un’azienda all’interno del proprio processo di produzione.

Tipicamente l’MRO, rientra nella categoria degli acquisti indiretti con un grande impatto sul business e si riferisce agli articoli e alle attrezzature necessari per l’esecuzione dei processi produttivi e per il funzionamento degli impianti.

Poiché la manutenzione e le riparazioni, di qualsiasi tipo esse siano, riguardano gran parte delle aziende, indipendentemente dal settore e dalle dimensioni, è facile comprendere la portata e l’importanza dell’MRO: dal modo in cui il procurement indiretto viene gestito può dipendere il raggiungimento o il fallimento degli obiettivi di un’azienda.

 

MRO e successo aziendale

La pandemia di Covid-19 ha rafforzato il valore critico dell’MRO: l’interruzione generalizzata delle catene di approvvigionamento ha evidenziato l’importanza di implementare solide strategie per garantire la business continuity aziendale, nonché la necessità di un’attenta pianificazione dei livelli di scorte nel procurement indiretto.

In questo senso, una gestione strutturata degli acquisti indiretti in ambito MRO è fondamentale per garantire continuità operativa. Infatti, assicurare la disponibilità di materiali e servizi necessari per mantenere le operazioni continue dell’impianto consente di ridurre al minimo le costose interruzioni del processo produttivo e garantisce che i prodotti siano realizzati in tempo, soddisfacendo le aspettative dei clienti e mantenendo alta la qualità del servizio offerto.

Al contrario, una cattiva gestione dei processi di MRO può impattare negativamente sulle diverse aree aziendali, generando spese extra non previste. Che si tratti di un guasto a un macchinario, di problemi di fornitura o di una cattiva gestione delle scorte, i problemi dell’MRO si ripercuotono su tutta l’azienda. Dal punto di vista economico, i tempi di inattività, soprattutto se non programmati, possono essere costosi. In termini di reputazione, le aziende possono subire un pesante danno di immagine se considerate inaffidabili dagli utenti finali a causa di ritardi e interruzioni dell’attività.

 

Best practice per ottimizzare la gestione dell’MRO

Spesso e volentieri, il successo degli obiettivi aziendali dipende da una gestione efficiente ed efficace del procurement indiretto. In ambito MRO è possibile intervenire strategicamente su diversi livelli:

 

• Individuazione ex-ante dei fabbisogni

Una pianificazione strutturata dei livelli di scorte, di forniture e il controllo preventivo di attrezzature e macchinari possono impattare positivamente il business aziendale.

Ad esempio, se da un lato, eliminare completamente rotture e guasti imprevisti può essere complicato, dall’altro è necessario ridurli al minimo. Questo perché spesso la manutenzione correttiva comporta l’interruzione dell’intero processo produttivo e costosi fermo impianto.

Limitare i tempi di inattività e le interruzioni dovuti ai guasti delle attrezzature è possibile adottando un approccio maggiormente preventivo, individuando potenziali problematiche ai primi segnali di anomalia e quindi organizzare le riparazioni, le sostituzioni e gli aggiornamenti sfruttando i tempi di inattività pianificati.

 

• Razionalizzazione del numero fornitori

Lavorare con un numero ristretto di fornitori di fiducia comporta benefici sotto diversi aspetti:

1. Garantisce uno stretto controllo della loro catena di approvvigionamento e delle loro pratiche di lavoro;
2. Consente di stringere accordi per realizzare economie di scala e ottenere prezzi migliori per i prodotti;
3. Permette di sfruttare le loro conoscenze e competenze per mettere a punto soluzioni che potranno ridurre al minimo le discontinuità e aumentare l’efficienza;
4. Contribuisce a ridurre i costi di approvvigionamento e, se quei fornitori offrono un buon livello di servizio, questo può avere un effetto positivo anche sui costi di magazzino;
5. Riduce il tempo dedicato agli acquisti e migliora la visibilità della spesa.

 

• Investimenti in innovazione tecnologica

La pandemia ha messo in luce la fragilità delle catene di approvvigionamento globali, innescando una vera e propria corsa al digitale. Le tecnologie che promettono di incrementare l’efficienza, rafforzare i controlli sugli approvvigionamentie fornire una maggiore visibilità dei costi dell’MRO si stanno diffondendo a un ritmo accelerato.

Tra le tecnologie applicate agli acquisti indiretti MRO si registrano:

1. Soluzioni di Vendor Managed Inventory (VMI) che permettono di riordinare automaticamente le forniture man mano che vengono utilizzate;
2. Industrial Internet of Things (IIoT) per la manutenzione predittiva che consente di individuare più facilmente i principali indicatori di un guasto;
3. eProcurement per una migliore tracciabilità dell’intera supply chain e riduzione del rischio. In ambito MRO, dove spesso sono in gioco enormi volumi di ordini e un gran numero di fornitori, la visibilità offerta dall’eProcurement diventa un fattore d’importanza critica. Sapere esattamente cosa viene ordinato e quali sono i costi, aiuta a ridurre i tempi del processo di approvvigionamento per eseguire analisi e migliorare la rendicontazione. Il passaggio a un sistema di acquisto digitale può effettivamente aiutare le aziende a razionalizzare il numero dei fornitori con conseguente ottimizzazione dei costi e della produttività nel lungo periodo.

 

• Efficiente circolazione interna delle informazioni

L’allineamento tra i diversi team e stakeholder aziendali è importante nell’ambito di una strategia congiunta. Le informazioni devono circolare in maniera trasparente e proficua al fine di identificare potenziali miglioramenti nell’intero processo di acquisto indiretto e ottenere l’appoggio dei principali stakeholder, affinché i cambiamenti possano essere implementati in modo sistematico nell’intera azienda.

Ad esempio, può essere utile osservare le attività di manutenzione pianificate e quelle non pianificate, coordinarsi con i tecnici per cercare di ridurre il numero di acquisti non preventivati, indirizzando quelli necessari verso fornitori di fiducia.

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Questi e altri aspetti verranno approfonditi il prossimo 10 novembre, a Milano, in occasione della presentazione della prima ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti, e in particolare dell’MRO, promossa da RS Italia, fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi a valore aggiunto, in collaborazione con Adaci, l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management, e l’Università Europea di Roma.

L’indagine approfondisce le metodologie di acquisto dell’MRO nelle imprese italiane, indagando le prassi più comuni e le criticità condivise in tema di sostenibilità, digitalizzazione, esternalizzazione e gestione dei fornitori.