Il paradigma del procurement sta cambiando. I professionisti del settore si trovano ad affrontare sfide sempre più complesse, tra cui la gestione di nuovi e maggiori rischi. Le sfide sono molteplici: la necessità di controllare le “spese di coda” e le spese irregolari, la mancanza di trasparenza, i processi manuali, i sistemi frammentati e le inefficienze.
L’ufficio acquisti è sommerso da un numero crescente di richieste provenienti da tutti i dipartimenti aziendali. Spesso queste richieste sono incomplete e presentate in formati diversi, creando un flusso disordinato, difficile da gestire, prioritizzare e completare in tempi rapidi.
Un’efficace gestione delle richieste dei dipendenti è fondamentale per garantire operazioni aziendali fluide e senza interruzioni. Tuttavia, senza gli strumenti giusti, questo processo può diventare caotico e disorganizzato.
Secondo la Global CPO Survey 2023 di Deloitte, il 71% del tempo degli approvvigionamenti è dedicato ad attività operative e transazionali. Tuttavia, uno studio recente pubblicato da Ivalua e Procurious sottolinea come il 77% dei leader del settore prevede che il procurement si concentrerà maggiormente su decisioni strategiche e sulla creazione di valore per l’azienda.
È qui che si inserisce la soluzione di Intake Management di Ivalua: una soluzione di orchestrazione costruita ad hoc che snellisce i processi, i flussi di lavoro e le operazioni, riducendo i rischi e generando valore aziendale. Intake Management trasforma la gestione delle richieste in un processo collaborativo e strategico, ottimizzando i processi e permettendo all’ufficio acquisti di concentrarsi su attività strategiche, giocando un ruolo sempre più fondamentale all’interno dell’azienda.
Tuttavia, una gestione efficace della spesa non si limita alla semplice orchestrazione, ma richiede una comunicazione continua tra i sistemi software. Questo implica un quadro comune che consenta di interpretare dati provenienti da vari strumenti e applicazioni. Le piattaforme di gestione delle spese, come Ivalua, rappresentano la spina dorsale per la gestione dei dati relativi ai fornitori e alle spese. Grazie alla sua fonte di dati unificata, Ivalua facilita un’integrazione fluida e bidirezionale di informazioni e processi tra sistemi diversi, promuovendo operazioni di approvvigionamento connesse ed efficienti.
Cosa distingue la soluzione di Intake Management di Ivalua?
- Guida IA durante tutto il processo: Un assistente IA guida i dipendenti in ogni fase del processo, aiutandoli a fornire tutte le informazioni necessarie, ponendo domande di follow-up e offrendo suggerimenti.
- Integrazione tra i sistemi: Un solido livello di integrazione basato sugli eventi per coordinare i flussi tra Ivalua e le applicazioni di terze parti, assicurando che tutto funzioni senza problemi.
- Interfaccia di tracciamento azionabile e collaborativa: Grazie a una dashboard intuitiva, i team possono monitorare le richieste in tempo reale, collaborare con le parti interessate e assicurarsi che tutto proceda correttamente.
- Conformità integrata: Flussi di Intake progettati per rendere il processo di conformità semplice e allineato alle policy, ai contratti e alle strategie di spesa esistenti, aiutando le aziende a mitigare i rischi come le spese di coda e le spese irregolari.
- Configurazione flessibile e facile da usare: La piattaforma no-code di Ivalua consente all’ufficio acquisti di impostare e regolare facilmente i moduli di assunzione e i flussi di lavoro di orchestrazione distribuita, senza bisogno di competenze tecniche.
- Approfondimenti basati sui dati: La dashboard centralizzata della soluzione consente di accedere a preziose analisi e KPI, facilitando il processo decisionale e il miglioramento continuo dei processi.
Se questo scenario ti è familiare e vuoi scoprire come, grazie a un’esperienza “conversazionale avanzata” e al supporto della GenAI, potrai facilitare l’interazione dei dipendenti con l’ufficio acquisti, automatizzando e velocizzando l’intero processo di approvvigionamento, partecipa a questo breve webinar: “Intake Management – Come cambia l’esperienza di acquisto in azienda” il 27 febbraio alle ore 12.
