Dopo diversi mesi di smart working, molte aziende hanno deciso di prolungarlo o addirittura introdurlo ufficialmente nel calendario settimanale. Allora quasi nessuno si era ritrovato nella situazione di lavorare da casa, lontano dai colleghi e in completa autonomia. Da un giorno all’altro ci siamo tutti ritrovati a passare le 8 ore lavorative tra le propria mura di casa, dovendosi riadattare alla dimensione casalinga ma soprattutto cercando di collaborare e condividere, tramite uno schermo e un device, con persone che normalmente sedevano nel tuo stesso ufficio.
Il lavoro agile è arrivato e si è imposto in maniera urgente e capillare e le aziende più veloci sono riuscite in breve tempo a organizzarsi e digitalizzare tutti i processi e documenti.
Quali sono gli aspetti che si devono garantire per uno smart working efficiente e che funziona? Una ricerca di Siav ne ha evidenziati alcuni.
Collaborazione
- creare uffici e gruppi virtuali per evitare che si creino silos tra persone e team
- avere uno scadenzario virtuale condiviso che prenda il posto del calendario dell’ufficio
- Business process management: assegnazione a distanza di task e workflow digitali strutturati
- firma digitale dei documenti
- post-it digitali che vengano condivisi rapidamente
Organizzazione
- archiviazione e gestione dei messaggi più importanti direttamente dal client con un clic
- reception digitale esterna: servizio in outsourcing di ricezione e indicizzazione mail
- non dimenticare la PEC
Accessibilità alle informazioni
- estendere la visibilità dei documenti (anche solo in modalità di lettura) a tutti gli utenti
- utilizzare tecnologie cloud e servizi Saas
- abilitare l’archivio su mobile e permettere di scattare foto a un documento e firmalo direttamente tramite il device
Misurazione dell’efficacia di processi completamente digitali
- dashboard flessibili con funzionalità di reportistica avanzate
- controllo dello status delle attività tramite business process management che fornisce informazioni su stato, scadenza e owner di un’attività
Condivisione
- gestione di documenti, modelli e processi in modo centralizzato
- bacheche digital e social
- fornire formazione interna ed esterna grazie a sale virtuali con quiz intermedi, attestati e test di gradimento
Dematerializzazione
- rendere digitale e accessibile da qualsiasi device ogni documento
- a prescindere dal formato del documento ogni file deve essere gestibile digitalmente
Gestione da cartaceo a digitale
- l’azienda deve rispettare i cavilli legislativi delle normative
- analizzare i processi attuali, rivederli e renderli più efficienti grazie al supporto di consulenti
- l’archivio digitale deve essere organizzato da persone competenti in ambito archivistico
