Le procedure tradizionali potrebbero non essere adatte quando si parla di piattaforme e nuove tecnologie
Un numero sempre maggiore di aziende considera la trasformazione digitale uno strumento di cambiamento del proprio business indispensabile per fornire servizi sempre migliori ai propri clienti e partner. Tipicamente, questo processo richiede l’implementazione di una piattaforma digitale, per la quale solitamente le aziende si rivolgono a terze parti, non avendo le risorse interne necessarie.
Le procedure classiche per l’acquisto di servizi forniti da terze parti, tuttavia, non sono adeguate quando si parla di digital transformation, afferma Peter Bendor-Samuel su Forbes.
Quando si acquistano dei servizi già consolidati le aziende hanno come obiettivo l’ottimizzazione del proprio modello operativo esistente: i classici sistemi di Request for Proposal (Rfp) sono pensati in quest’ottica. Nel caso della trasformazione digitale, invece, si tratta di usare le nuove tecnologie per pensare da zero un nuovo modello e i tradizionali processi di acquisto non si adattano a questo scenario.
Il motivo principale risiede nel fatto che questi sistemi si focalizzano principalmente sulla comparazione dei prezzi e spesso utilizzano la strategia del fornitore unico, ma parlando di nuove tecnologie questo approccio potrebbe non risultare vincente. Ciò che crea valore è l’ideazione e l’implementazione della piattaforma digitale, non il costo delle singole tecnologie componenti la piattaforma. Le aziende sono allora disposte a pagare cifre elevate per le tecnologie singole, perché queste eliminano dal 40 al 90% del costo del lavoro, che è la spesa più importante negli attuali modelli di business.
Nell’acquisto e nel mantenimento di una piattaforma digitale, l’attenzione deve spostarsi dai singoli componenti alla velocità e ai rischi connessi al test della piattaforma e all’evoluzione strutturale che l’azienda deve affrontare per sfruttarne al meglio le potenzialità. I processi di acquisto in questo caso dovranno tener conto della progettazione del fornitore, delle competenze e del prezzo.
Le tre fasi di sviluppo di una piattaforma digitale, quella di costruzione, quella di gestione (test e ottimizzazione) e quella di funzionamento regolare, sono difficilmente riassumibili in un unico processo Rfp. Mentre le fasi di sviluppo e test possono venir combinate senza problemi, il processo di ottimizzazione e riassestamento richiede del tempo.
Poiché il nuovo modello operativo sarà completamente diverso dal precedente, l’azienda avrà insufficienza di dati al riguardo durante la fase di costruzione. Conseguentemente, l’azienda non sarà in grado di stipulare un accordo di servizi con matrici di responsabilità e livello del servizio. Perciò, ha senso che un’azienda abbia bisogno di costruire la piattaforma prima di acquistare i servizi per gestirla, ma questo può essere un problema. Secondo Peter Bendor-Samuel, ci sono due opzioni per risolvere questo problema.
Opzione 1: separare la fase di costruzione da quella di gestione
Se l’azienda combina queste due fasi quando non ha abbastanza conoscenze dell’ambiente operativo che risulterà dal back end della piattaforma, il rischio è che il service provider cerchi continuamente di spostare il prezzo che aveva indicato per la fase di gestione, interferendo con la costruzione di una piattaforma ottimale. Invece, l’azienda avrebbe bisogno di costruire la piattaforma, farla funzionare e renderla stabile. Solo allora può definire il prezzo e il servizio per la sua gestione. Nel caso non sia possibile separare le due fasi, una soluzione potrebbe essere passare a un contratto basato sul rimborso dei costi più una fee di gestione, finché l’azienda non è in grado di ridefinire il contratto.
Opzione 2: approccio “build-operate-transfer”
In questo caso, l’azienda scompone i servizi in due parti separate (costruzione e gestione) e poi trasferisce la fase operativa a un service provider diverso. Questo approccio comporta però il rischio che il service provider che ha costruito la piattaforma sia molto privilegiato nella gara per il contratto della fase di gestione, portando il cliente a trovarsi in una posizione di svantaggio nella negoziazione di termini, condizioni e prezzi di questa fase.
Anche se queste sono due opzioni che possono ridurre i rischi per i clienti, restano necessari un nuovo sistema di acquisto e processi Rfp sofisticati per assicurare contratti vantaggiosi nel procurement della digital transformation.
