Possiamo accelerare i nostri risparmi e tuttavia essere consapevoli dei rischi? In un report di Zycus scopriamo come.
Definizione di risparmio nel Procurement
Due concetti di risparmio che regolano gli acquisti sono cost savings e cost avoidance. In uno scenario in cui un acquirente può risparmiare da un costo previsto e rimettere i soldi nel suo budget e spendere, lo chiamiamo “cost savings”. Al contrario, il cost avoidance implica in genere un “risparmio soft” reso possibile attraverso il controllo dei costi e la considerazione di servizi a “valore aggiunto”.
Modi per identificare e ottenere il risparmio
Nel procurement, identificare e ottenere risparmi da opportunità nascoste non è un compito molto difficile. Ecco 5 passaggi con cui le organizzazioni possono identificare e agire sulle opportunità nelle categorie su cui hanno meno visibilità a causa della cattiva gestione storica, dell’utilizzo di troppi fornitori e dell’approvvigionamento di queste categorie a prezzi superiori rispetto ai prezzi di riferimento.
Errata classificazione dei dati
Le organizzazioni sono ora abbastanza intelligenti da uscire dai processi manuali e optare per alcune capacità di acquisizione digitale che migliorano il processo decisionale e l’efficienza. Questo è molto utile per identificare le opportunità di risparmio e prevenzione dei costi. Ma in realtà spesso i dati sono di scarsa qualità e sono difficili da comprendere. Pertanto, i dati che non sono classificati in modo uniforme non forniranno informazioni sufficienti fino a quando non sono impostati correttamente.
Classificare / categorizzare le informazioni sugli acquisti
Una chiara descrizione di ciò che viene acquistato, assegnando una categoria corretta e fornendo informazioni sui fornitori aiuta a trasformare i dati grezzi in informazioni fruibili. Le disparità derivanti da una categorizzazione imprecisa possono complicare il processo di raccolta dei costi.
Identificare le opportunità
Una volta classificate le informazioni, è possibile condurre un’analisi significativa della spesa delle stesse o una revisione sistematica dei dati storici di acquisto. L’output di questa recensione di analisi della spesa è sostanzialmente un riepilogo degli acquisti di varie variabili, come categoria, fornitore e / o unità aziendale. Inoltre, poiché l’obiettivo principale per condurre l’analisi della spesa è identificare le opportunità di risparmio sui costi, le opportunità possono essere classificate come indicato nei passaggi seguenti.
Eseguire opportunità identificate
Dopo un’attenta analisi della spesa e l’identificazione delle categorie di risparmio, la prossima mossa è quella di dare la priorità a tali opportunità e condurre iniziative di procurement pertinenti per ciascuna.
Categorie di risparmio facile e anticipato:
inizia la tua iniziativa di approvvigionamento strategico con una categoria in cui il successo è relativamente più facile. Ad esempio, categorie come forniture per ufficio in cui diversi fornitori in grado di competere tra loro dovrebbero essere il terreno ideale per avviare i primi risparmi.
Categorie di risparmio in ritardo:
categorie complesse come prestazioni sanitarie, pubblicità, viaggi e servizi di flotta, ecc. Sono motivi difficili per la realizzazione di risparmi che richiedono tempo. Mentre alcune di queste categorie possono richiedere un’attenta valutazione della selezione dei fornitori per evitare qualsiasi tipo di rischio, alcune saranno piuttosto semplici. Le aziende di livello mondiale che utilizzano soluzioni di approvvigionamento avanzate hanno la reputazione di offrire maggiori risparmi sui costi rispetto ai gruppi di pari utilizzando metodi relativamente primitivi. Uno strumento di e-Sourcing è il modo più intelligente di ottenere il massimo da ogni fase del sourcing che include: Pianificazione del sourcing, Creazione di eventi,Scenari di valutazione dei fornitori e premi.
In che modo i rischi incidono sul risparmio?
Attratti dalle proiezioni di risparmio, le organizzazioni finiscono spesso per pagare beni / servizi solo per rendersi conto in seguito di aver corso rischi che sono dannosi per la crescita del business. Alcuni dei rischi correlati ai fornitori che incidono sui risparmi negli acquisti includono:
- L’incapacità del fornitore di ottenere finanziamenti commerciali comporta costi aggiuntivi per la ricerca di un nuovo fornitore
- Compromesso in termini di qualità che porta a richiami di prodotti che incidono sulle vendite e sulla top-line
- Il graduale calo delle prestazioni dei fornitori (costo, servizio, tempi di risposta) aumenta le spese generali di produzione e consegna
- Il fallimento del fornitore nel supportare nuovi prodotti / servizi ritarda la consegna e incide sulle vendite
- L’aumento improvviso del prezzo, il rifiuto dell’ordine o persino l’annullamento del contratto esistente per imporre nuovi prezzi sono costi ingiusti per qualsiasi organizzazione
- Mancanza di trasparenza nelle pratiche dei fornitori per coprire le violazioni della legge sull’immigrazione, le condizioni della società fognaria, l’evasione fiscale insostenibile o il rischio ambientale che comporta costi di contenzioso
- La perdita derivante dal furto di dati sensibili / privati è certamente un danno finanziario
5 step per gestire i rischi relativi al procurement
Cinque pratiche di base per mitigare / gestire i rischi dei fornitori che incidono sui risparmi di procurement sono:
La funzionalità incrociata della gestione del rischio incoraggia aree separate di un’organizzazione a valutare e sviluppare le proprie strategie di mitigazione del rischio per difendere l’obiettivo di risparmio complessivo dell’azienda. La resilienza costruita in questo scenario è abbastanza forte da difendere l’organizzazione in caso di esposizione a rischi non previsti.
Allineamento delle attività di gestione dei rischi è fondamentale per ottenere supporto dall’azienda per il processo nuovo o rivisto. Che si tratti di sicurezza, protezione o piattaforma di continuità aziendale, la domanda a cui rispondere è “Cosa stiamo cercando di salvare”? Ciò aiuta le aziende a esprimere a quali operazioni e metriche devono essere allineate le attività di gestione del rischio.
Sfruttare l’intelligence della catena di fornitura per identificare e classificare i potenziali rischi indotti dal fornitore che possono influire sui tuoi risparmi in base alla loro frequenza e gravità. L’intelligenza dell’offerta aiuta a calcolare: “Dove e perché un’azienda è a rischio e quanto è alta o probabile?” In questo scenario, è necessario tenere conto dei rischi sia interni che esterni per preparare una documentazione completa in modo che tutte le parti interessate siano consapevoli delle possibilità.
Preparazione del rischio mitigazione e pianificazione di emergenza è necessaria per ridurre la frequenza e la gravità dei rischi imminenti. Essendo consapevole della posizione di rischio, dei costi associati e delle tempistiche per il recupero, l’organizzazione è in grado di proteggere le sue intenzioni di risparmio che includono anche la cost avoidance. Per questo, la continua visibilità del problema e l’aggiornamento della scorecard degli acquisti possono aiutare a concentrarsi collettivamente sulla gestione del rischio.
Monitorare l’avanzamento delle modifiche implementate e i vantaggi realizzati. Con la giusta implementazione della tecnologia e seguendo i passaggi sopra indicati nell’identificazione e acquisizione dei risparmi sugli acquisti con un controllo abile sulla gestione dei rischi dei fornitori, gli acquisti saranno nella giusta velocità per vincere i profitti della sua organizzazione senza il timore di crash a metà strada
