Spend analysis e gestione informatizzata delle gare: nell’editoria la digital transformation passa anche dall’e-procurement
Riportiamo l’articolo pubblicato sul magazine “The Procurement – Risk analysis & management” (Anno 4 Numero 5)
In Mondadori il fascino e il profumo della carta non devono trarre in inganno: il tema della digitalizzazione è tutt’altro che fuori luogo. Se il gruppo risulta tra le principali società europee nel settore editoriale è perché, da sempre, risponde con la massima velocità alle sfide di un mercato in costante cambiamento. Un approccio in cui la capacità di trasformarsi è sempre protagonista ed è alla base del rinnovamento, passo dopo passo, dei processi più vitali per l’operatività.
Una storia il cui capitolo più recente è in grado già di delineare un finale di successo. L’integrazione di una moderna piattaforma di e-procurement, basata sulla soluzione Accelerate di Synertrade, permette infatti alle società del Gruppo Mondadori di contare su una direzione Acquisti pronta a rispondere con celerità alle esigenze del business, grazie a processi digitalizzati e a un team ancora più efficiente.
Lo scenario
Con sede a Segrate (Milano), Mondadori è tra i principali gruppi editoriali in Europa.
Fondato nel 1907 da Arnoldo Mondadori, il gruppo è leader in Italia nel mercato dei libri e dei magazine (cartacei e digitali) e comprende un’estesa catena di 600 librerie, tra negozi in gestione diretta e in franchising.
La direzione Acquisti, di cui Andrea Munari è Chief procurement, real estate & logistics officer, è trasversale al gruppo ed è strutturata in macrocategorie focalizzate su acquisti diretti, acquisti indiretti, marketing&promozioni e real estate. Un team di circa 15 unità a supporto di tutte le operazioni di approvvigionamento che, caratterizzate per una accentuata diversificazione, raggiungono l’intero universo del gruppo, distribuito tra sedi e filiali, compresi gli oltre 600 punti vendita, movimentando circa 450milioni di euro l’anno.
La sfida
Il tema della visibilità in tutte le fasi del processo di acquisto, ritenuta non più adeguata in una struttura moderna e articolata come il Gruppo Mondadori, si prospettava come uno dei principali obiettivi da raggiungere e superare, per un approccio industrializzato al controllo e monitoraggio della spesa e a tutte le attività a essa collaterali. La necessità di fornire risposte sempre più veloci al management, da parte della direzione Acquisti, rendeva decisivo l’impiego di uno strumento trasversale a tutti i dipartimenti in grado di fornire dati certi e aggiornati, oltre a una console di gestione facile da utilizzare per monitorare e tracciare i passaggi nei processi di acquisto più delicati, a partire dalle operazioni di gara.
Il tutto con un sistema gestionale in fase di rinnovamento. «Utilizzavamo una piattaforma proprietaria sviluppata internamente che si è deciso di migrare su tecnologia Sap», chiarisce Munari. «In direzione Acquisti abbiamo colto immediatamente l’opportunità di far evolvere anche il modello utilizzato per la gestione e la rappresentazione delle spese di gruppo con un sistema informatizzato efficace e flessibile». Integrare una piattaforma di e-procurement distante dalle esigenze operative in fieri, in una realtà così estesa come Mondadori, avrebbe infatti ulteriormente limitato le funzionalità di gestione durante le fasi dei processi di acquisto, consentendo visibilità solo a consuntivo. «Con il sistema precedente potevamo verificare i dati solo al momento della preparazione delle fatture, in alcuni casi a mesi di distanza dagli eventi di interesse, rendendo vana ogni possibilità di analisi delle informazioni a disposizione».
Un tema a cui si è aggiunta la necessità di ricorrere a un sistema di e-sourcing per implementare procedure digitalizzate per le gare, tale da superare la compilazione manuale in auge, difficilmente tracciabile e onerosa in termini di tempo per il team a essa dedicato. «Dovevamo mettere a disposizione dei nostri buyer e dei category manager una struttura più sistemica tale da consentire, non solo a chi si occupa direttamente degli acquisti, di accedere in assoluta trasparenza a qualunque attività svolta», sottolinea Munari. È il caso degli internal audit: gli assessment devono poter essere effettuati senza essere di ostacolo all’operatività quotidiana. A fronte di queste esigenze, Mondadori ha optato per Synertrade Accelerate al termine di un Poc che ha confermato quale fosse la direzione più appropriata in cui investire.
Il progetto
I moduli Spend Analysis e Tender di Synertrade Accelerate hanno risposto già in fase di selezione alle esigenze di snellezza, velocità e facilità d’uso richieste da Mondadori. «Era fondamentale evitare di introdurre ulteriori complessità nel nostro lavoro», aggiunge Munari. «L’integrazione di una piattaforma di e-procurement in sostituzione di un sistema tradizionale, ancora parzialmente supportato da processi seguiti in modo non uniforme, non doveva comportare procedure macchinose». Non solo. Una soluzione per la digitalizzazione dei processi di acquisto è efficace solo se disegnata su misura per chi la utilizza. Uno strumento di dominio e competenza dell’IT e non condiviso dai dipartimenti aziendali a cui è dedicato non raggiunge lo scopo per il quale è stato selezionato, a svantaggio di tutte le risorse coinvolte.
Alla semplicità di adozione è corrisposta una reale facilità di impiego. «L’uso di Synertrade è decisamente intuitivo», sottolinea Munari. Un aspetto che aggiunge valore all’investimento effettuato, in quanto permette un reale miglioramento dell’operatività e della velocità con cui la direzione Acquisti oggi riesce a supportare il business. «Accelerate è stato integrato trasversalmente alla nostra organizzazione, per questo era fondamentale che anche i buyer, in quanto utenti principali della soluzione, potessero trovarsi a proprio agio. Alla base del progetto infatti vive l’obiettivo di confermare una strategia in grado di cambiare, in meglio, le modalità operative e di consentire una semplificazione del lavoro quotidiano».
I risultati
Il confronto tra una gestione non informatizzata delle gare e l’uso del modulo Tender, parte della soluzione Accelerate, ha abbattuto drasticamente i tempi con cui analoghi procedimenti venivano seguiti in precedenza. Ma, al di là di percentuali e statistiche, in Mondadori oggi i buyer sono in grado di concentrarsi maggiormente su attività a maggior valore aggiunto per l’organizzazione, grazie a una piattaforma che non ha creato problemi di adattamento. «Grazie a Synertrade la qualità del loro lavoro è migliorata, questo è per noi il dato più significativo», continua Munari. «Internamente ha comportato uno snellimento delle attività e una maggior semplicità d’uso, oltre a una più ampia possibilità di fornire dati e dettagli del nostro operato attraverso una reportistica di facile interpretazione per il management, finalmente in grado di avere il quadro della situazione e comprendere gli eventuali interventi in tempo reale».
Ma non è tutto. Tra i piani futuri in Mondadori vi è l’implementazione dei moduli di Contratti e Vendor Management, ancora parte della soluzione Accelerate di Synertrade, attraverso un progetto che coinvolge in modo corale, oltre agli Acquisti, anche dipartimenti cruciali quali l’HR e il Legal. «Uno dei lati positivi di questo processo di trasformazione è che diverse realtà della nostra organizzazione, in maniera coesa e univoca, stanno partecipando a un progetto che porta un valore aggiunto senza precedenti, moltiplicando il commitment e lavorando su obiettivi che vanno a beneficio di tutti», conclude Munari. Un progetto trasversale a ruoli diversi che non è solo la somma dell’impegno dei singoli ma, su scala esponenziale, è in grado di rendere la direzione Acquisti del Gruppo Mondadori una componente sempre più strategica dell’azienda.
Nella foto: Andrea Munari (in primo piano) insieme al team direzione Acquisti, real estate & logistica di Gruppo di Mondadori
