La perdita di valore dei contratti nel tempo è uno dei fattori più insidiosi che impediscono ai professionisti degli acquisti di ridurre il costo totale di possesso (TCO) di beni e servizi. Con il moltiplicarsi dei fronti che richiedono l’impegno in prima linea di CPO e buyer, aspetti come format contrattuali non aggiornati sotto il profilo normativo, clausole che consentono aumenti arbitrari delle tariffe da parte del fornitore o rallentamenti dovuti alla scarsa collaborazione tra la funzione procurement e gli altri dipartimenti possono passare sotto traccia, ed erodere sia il budget che l’efficienza organizzativa. Secondo la Harvard Business Review, una cattiva gestione dei contratti può arrivare a ridurre il loro valore fino al 40%.
Al contrario di altre fasi del processo di acquisto, le relazioni contrattuali con i fornitori sono ancora scarsamente digitalizzate e centralizzate. Ma più le aziende crescono, più si moltiplica il numero di contratti da gestire: tracciare la documentazione, le clausole, i rinnovi, i livelli di servizio stabiliti per ogni transazione con strumenti inadeguati significa incrementare il livello di rischio e la probabilità di dispute legali.
Per rimanere competitivi ed efficienti in un mercato in continua evoluzione, è essenziale digitalizzare l’intero processo di Contract Lifecycle Management (CLM) per rimuovere ogni ostacolo alla crescita aziendale. L’adozione di un software completo come Online Procurement, che unifica la gestione dei fornitori e dei contratti in una singola piattaforma, diventa allora la giusta strategia per ottenere il massimo valore durante l’intero arco di esecuzione.
Le sfide del Contract Management e come vincerle con l’e-procurement
Assenza di un database unico dei contratti
Soluzione: archivio smart centralizzato con sistema di ricerca integrato
Lasciare che i contratti restino sparsi su archivi fisici o caselle di posta elettronica, senza una vera organizzazione documentale, significa mettere in conto ore che potrebbero essere risparmiate con un sistema più rapido ed efficiente.
Per imprimere una vera svolta nelle attività amministrative di routine, il primo passo è costruire un repository centralizzato dei contratti che permetta di non perdere tempo nella ricerca di dati e documenti. Grazie a una piattaforma intelligente come Online Procurement, si avrà a disposizione un archivio unificato con una solida architettura delle informazioni, senza sforzo: tutto ciò che ha a che fare con il singolo contratto viene classificato in automatico nel fascicolo digitale corrispondente, agevolando immensamente le ricerche.
La piattaforma offre inoltre la possibilità di creare la propria library di modelli di documenti, da modificare a seconda delle esigenze, e di generare in automatico i contratti a partire dalle negoziazioni, per accelerare al massimo i compiti più manuali.
Poca trasparenza in fase di esecuzione contrattuale 
Soluzione: integrazione del vendor rating post-aggiudicazione
Per garantire che i rapporti con i fornitori siano vantaggiosi e in linea con gli obiettivi aziendali, è essenziale avere una visione completa delle prestazioni dei contratti. Combinando contract management e vendor rating, sarà possibile tenere sempre sotto controllo metriche specifiche e misurabili, come ad esempio milestone di contratto mancate e qualità dei servizi erogati. Questo consente di:
- Monitorare gli accordi con i fornitori
- Identificare rapidamente eventuali problemi o deviazioni dai termini contrattuali
- Assicurare il rispetto degli obblighi da entrambe le parti
Inefficienza nella gestione delle scadenze e dei rinnovi
Soluzione: sistema di notifiche e avvisi automatici su misura
Il tacito rinnovo di un contratto può portare a una mancanza di controllo sulla spesa, con conseguente spreco di risorse finanziarie. Inoltre, senza una tempestiva revisione, c’è il rischio di pagare per servizi non più utili. Per non perdere informazioni preziose su rinnovi, modifiche o documenti da aggiornare, Online Procurement ti permette di configurare promemoria e notifiche personalizzate, utili anche ai fornitori per essere informati di qualunque richiesta documentale o della scadenza di certificazioni importanti.
Difficoltà di collaborazione tra gli attori responsabili della gestione del contratto
Soluzione: workflow più lineari con ruoli, permessi, task e checklist
I dati segregati in silos e la mancanza di comunicazione tra i reparti possono allungare a dismisura le tempistiche di stipula o rinnovo dei contratti. L’utilizzo di software come Online Procurement, che include un’area messaggistica dedicata per ogni contratto, ottimizza la comunicazione tra tutti i soggetti coinvolti e assicura un’efficace ripartizione dei compiti mediante task e checklist. Ogni attore del processo potrà contribuire al workflow nel rispetto del ruolo e dei permessi assegnati.
Scarsa visibilità sui pagamenti ai fornitori
Soluzione: panoramica centralizzata sulla contabilità passiva
Tra i processi più soggetti a ritardi ed errori manuali figurano la riconciliazione tra ordine del fornitore e fattura e l’approvazione dei pagamenti. La panoramica completa presente sulla piattaforma digitale per la gestione dei contratti e delle fatture, in sinergia con l’ERP aziendale, consente di seguire lo stato dei pagamenti, attenersi a flussi approvativi standardizzati e ridurre al minimo i rischi associati alla contabilità passiva.
Mancanza di un meccanismo di monitoraggio delle aree di compliance
Soluzione: integrazione di questionari ad hoc e di checklist dedicate
Le numerose sfaccettature della compliance, dagli aspetti normativi ai criteri ESG, richiedono una stretta collaborazione tra ufficio acquisti e team legal. In assenza di un sistema di monitoraggio sulla conformità dei contratti e degli accordi quadro, l’azienda si espone al rischio di violazioni e a sanzioni. Per uscire dall’impasse, la chiave è la collaborazione con il fornitore durante l’esecuzione del contratto. Includendo questionari e checklist direttamente in piattaforma, si potrà mantenere elevato il livello di compliance e di sostenibilità.
Spiegaci le tue esigenze aziendali
I vantaggi di una soluzione Procure-to-Pay che integra la gestione dei contratti e della fatturazione passiva
Rispetto a una soluzione di Contract Management stand-alone, una suite procure-to-pay come Online Procurement offre una visione unificata dei contratti, delle forniture, della fatturazione e dei pagamenti, consentendo ai buyer di lavorare in modo più motivato e produttivo. La riconciliazione fluida tra contratti, ordini e fatture semplifica notevolmente il monitoraggio del ciclo d’acquisto, dalla nascita del bisogno fino al rinnovo del contratto o alla sua chiusura e archiviazione.
Inoltre, l’integrazione all’interno del ciclo P2P consente di presidiare in modo più accurato il budget, facilitando la creazione di report dettagliati e l’identificazione di opportunità di risparmio. Con Online Procurement, i CPO e i Direttori Acquisti possono prendere decisioni informate e basate su dati concreti per indirizzare gli acquisti interni verso i fornitori con le performance migliori e massimizzare il valore dei contratti. Scopri di più >
Vuoi semplificare la gestione dei contratti senza rinunciare a sicurezza e conformità?
Se cerchi un modo più efficiente di gestire i contratti in azienda, contattaci: discuteremo insieme i pain point più pressanti per risolverli attraverso la soluzione digitale ideale.
