Se un’impresa non conosce ciò che ha già a disposizione ricomprerà più volte le stesse cose
Spendere troppo è un fenomeno comune alle grandi aziende. A meno che tutti coloro che hanno un potere d’acquisto siano perfettamente allineati, le imprese comprano troppo oppure acquistano due versioni della stessa cosa, dalle scrivanie al caffè ai software. Jen A. Miller raccoglie su Supply Chain Dive alcuni suggerimenti per evitare gli sprechi nel procurement di materiale IT.
I punti fondamentali per evitare eccessi nella spesa sono:
- Assicurarsi che ci sia comunicazione tra tutti i dipendenti con un potere di acquisto;
- Assicurarsi che i prodotti vengano usati e non rimangano su uno scaffale;
- Mantenere report di inventario accurati e aggiornati;
- Entrare a far parte di una organizzazione di aggregazione della spesa.
Potrebbe sembrare un caso estremo, ma anche quando le operations vengono trasferite nel cloud le aziende continuano a spendere troppo nell’acquisto di IT. L’eccesso nella spesa persiste se il management non ha la conoscenza precisa di cosa è già stato acquistato, o se coloro che hanno il potere di fare acquisti nell’organizzazione non si parlano.
Chi ha ancora bisogno dell’hardware?
Dai data center dei sistemi sanitari fino ai terminali dei punti vendita in grado di accettare pagamenti con carta di credito, molte aziende hanno ancora bisogno di dispositivi fisici per funzionare.
A volte la sicurezza e la velocità necessarie in settori fortemente regolamentati, come i servizi finanziari e la sanità, non possono essere replicate in un ambiente cloud, e l’hardware rimane la scelta migliore. Tuttavia, secondo quanto dichiarato a Supply Chain Dive da Michael Cantor, Cio di Park Place Technologies, questo tipo di spesa inizierà presto a subire una riduzione di volume, pur senza sparire completamente.
Doppioni fuori controllo
Se un’azienda non sa cosa già possiede, è facile che ricompri più e più volte la stessa cosa. Questo ovviamente vale anche per i software. Nel suo report The Real Cost of Unused Software del 2016, 1E stima che le aziende statunitensi sprecano il 37% della propria spesa in software – 30 miliardi di dollari – in programmi che non vengono utilizzati. E questi costi continuano a pesare, poiché le aziende pagano per licenze di supporto e aggiornamenti che hanno già.
Il modo migliore per ridurre lo spreco, sia in una nuova azienda che in una già avviata che voglia liberarsi dei doppioni e fare tabula rasa, è «fare un assessment e mappare il proprio ambiente per capire davvero cosa si ha già e di cosa si ha bisogno», afferma David Ishmael, director of IT operations and analytics di Trace3.
Questo significa anche controllare che gli strumenti acquistati incontrano ancora i bisogni dell’azienda, con una frequenza che dipende dal tipo di attività. «Se siete un’azienda piccola e agile che sta apportando diversi cambiamenti all’interno dell’organizzazione, è probabile che dovrete fare un check molto spesso», afferma Ishmael.
Conosci la tua spesa
Acquistare un hardware non è come capire quanto costerà una procedura medica. I prezzi degli hardware sono trasparenti e immediatamente disponibili.
Cantor suggerisce di guardare direttamente i siti dei produttori o di benchmark. A seconda della dimensione dell’azienda, si può anche decidere di entrare a far parte di un’organizzazione di aggregazione della spesa. «Sarete certi di ottenere gli stessi prezzi degli altri associati», ha affermato Cantor, e i membri di questi gruppi di acquisto ricevono con grande probabilità degli sconti considerevoli per il fatto di acquistare insieme all’ingrosso.
Cantor ha anche affermato che il processo di decisione del budget è molto importante per mantenere il controllo sulla spesa del procurement. Verificarlo spesso assicura che se qualcosa comincia a sfuggire di mano può essere fatta rientrare in tempo.
