I professionisti del legal procurement, negli ultimi anni, hanno esercitato sempre più pressioni sui fornitori di servizi, aiutando a delineare il futuro della spesa legale. Buying Legal Council, un’organizzazione internazionale per i professionisti degli acquisti, conduce un’indagine annuale per tastare il polso del settore.
David J. Parnell della rivista Forbes ha parlato recentemente con la dottoressa Silvia Hodges Silverstein, amministratore delegato di Blc, in merito agli ultimi risultati della survey. Tra questi, i numeri reali delle spese legali, gli strumenti del settore, la quantità dei risparmi e altro ancora.
Parnell: I servizi di acquisto legale sono cambiati in modo significativo negli ultimi dieci anni. Secondo lo studio 2018 sul legal procurement che avete appena condotto, le aziende coinvolgono sempre di più gli esperti di procurement…
Hodges Silverstein: È vero. La spesa legale, seguendo l’ordine dei vertici, è sempre più in fase di revisione, e gestita attivamente dal procurement. Un approccio all’acquisto – e alla vendita – di servizi legali basato sulle relazioni ora rappresenta una minoranza tra i maggiori acquirenti. Sta venendo sostituito dal un approccio alla fornitura professionale, basato sul business.
Parnell: Generalmente, quanto spendono le aziende in servizi legali?
Hodges Silverstein: Questo dipende da numerosi fattori, in particolare la dimensione dell’organizzazione e del settore. Le più grandi aziende del nostro campione, tra le prime cento nella classifica delle maggiori imprese statunitensi compilata dalla rivista Fortune e le loro equivalenti internazionali, spendono in media 185 milioni di dollari in servizi legali, inclusi quelli alternativi e ausiliari. Le 500 maggiori imprese statunitensi secondo Fortune e le loro equivalenti internazionali spendono in media 154 milioni di dollari in servizi legali. Invece, le aziende nella top 1.000 di Fortune spendono in media 96 milioni di dollari annualmente in servizi legali. Come è prevedibile, le spese annuali crescono con l’aumentare delle dimensioni dell’azienda.
Parnell: siete in grado di distinguere tra le spese in aziende tradizionali e quelle in aziende alternative o “New Law”?
Hodges Silverstein: Abbiamo scoperto che le aziende spendono dalle cinque alle otto volte di più con imprese legali tradizionali piuttosto che con altri tipi di fornitori di servizi legali. Le maggiori organizzazioni – nel range delle Fortune 100 nel caso del nostro campione – hanno speso l’82% del loro budget legale in studi legali tradizionali, il 13% in fornitori di servizi legali ausiliari, e solo il 5% in fornitori di servizi legali alternativi. Aziende più piccole (tra le Fortune 1.000), d’altra parte, hanno speso il 93% in studi legali tradizionali, e solo il 4% in servizi legali ausiliari e il 3% in fornitori di servizi legali alternativi. Questi dati suggeriscono una potenziale area di crescita tra le piccole imprese sia per i servizi legali alternativi che per quelli secondari.
Parnell: Il procurement viene tipicamente coinvolto per generare risparmi. Secondo i vostri dati, sono in grado di farlo?
Hodges Silverstein: Anche se non sempre i prezzi sono un argomento di contrattazione decisivo per i servizi legali, l’abilità del procurement nel ridurre la spesa rimane un riferimento fondamentale per misurare il suo successo. Abbiamo riscontrato che il legal procurement è molto abile nella riduzione della spesa e fa risparmiare all’azienda importanti quantità di denaro. Queste riduzioni o contenimenti dei costi si traducono in risparmi significativi per azione, musica per le orecchie di Ceo e Cfo. Nelle grandi aziende hanno fatto risparmiare, in media, il 16% della spesa legale.
Parnell: Oltre alla riduzione della spesa, quali sono gli obiettivi del procurement?
Hodges Silverstein: Ridurre la spesa legale, ovviamente, è l’obiettivo numero due. Altri obiettivi primari includono una migliore raccolta e analisi dei dati di spesa e un miglior management del lavoro legale. Il legal procurement sta diventando sempre più sofisticato. È interessante che nell’indagine dello scorso anno il primo obiettivo del procurement era ridurre il numero di fornitori. Quest’anno era solo al sesto posto tra i maggiori obiettivi. Questo fa pensare che le aziende sono state in grado di assolvere a questo compito. Le notizie principali in ambito legale e i nostri dati lo confermano.
È stata attuata una significativa selezione: il numero medio di aziende legali ingaggiate è precipitato da una media di 362 lo scorso anno a 149 quest’anno. Si tratta di una riduzione significativa nel numero di aziende ingaggiate regolarmente, ma sono comunque tante da gestire. Lavorare con molte aziende impedisce ai clienti di usare il loro potere d’acquisto, e preclude occasioni, per entrambe le parti, di sviluppare relazioni strategiche più profonde.
Parnell: Quali strumenti usano i team di procurement per raggiungere i propri obiettivi?
Hodges Silverstein: negoziare sconti è ancora in cima alla lista degli strumenti più comuni del procurement. Quasi nessun cliente paga il prezzo di listino; tutti chiedono sconti. Il secondo strumento è indire delle gare. Quasi ogni grande lavoro ormai è assegnato tramite una gara, poiché i clienti hanno la possibilità di scegliere tra un buon numero di aziende molto competenti. Il terzo strumento è sviluppare strategie di ricerca dei fornitori e di acquisto.
Secondo il nostro studio, gli esperti di procurement credono che negoziare condizioni di accordo alternative sia l’approccio più efficace. I buyer sono sempre più forniti di dati particolareggiati che gli permettono una conoscenza precisa del prezzo di ciò che richiedono ai fornitori. In secondo luogo, è necessario un esame preliminare del lavoro. Aiuta ad evitare lavoro inutile ed è un passo importante per un corretto project management. Infine, ci sono liste di fornitori preferiti. Molti grandi acquirenti di servizi legali oggi hanno accordi con aziende di fiducia.
Parnell: Quali strumenti del procurement stanno crescendo più in fretta, e quali vedremo di più in futuro?
Hodges Silverstein: Sicuramente il legal project management. I clienti sanno che è necessario assicurarsi che i progetti vengano consegnati al momento giusto, dalle risorse giuste, al prezzo giusto. Sono importanti anche l’indagine preliminare del lavoro e la verifica delle fatture (invoice audit). I clienti controllano sempre più spesso le fatture e dicono che questo li aiuta a tenere il polso della loro spesa legale e a garantire la trasparenza.
Parnell: Il procurement preferisce esperienza negli affari o familiarità con la propria azienda?
Hodges Silverstein: I clienti chiaramente preferiscono l’esperienza con affari simili piuttosto che la familiarità con la propria organizzazione, non importa di che tipo di lavoro stiamo parlando. Questo dovrebbe mettere in guardia i fornitori dal dormire troppo sugli allori. Non puoi dare per scontato che i clienti rimarranno con te se non fornisci valore ogni volta.
David J. Parnell, Forbes
