Da gennaio 4 Planning inizia i suoi convegni legati alle tematiche della Pianificazione Finanziaria Strategica.
di Marco Turani – Channel Director 4 Planning srl
Il 16 gennaio, in collaborazione con il nostro partner Eidos di Firenze, presso il Murate Idea Park, in piazza Madonna della Neve a Firenze, affronteremo il tema della pianificazione finanziaria strategica senza incappare nelle trappole del “foglio elettronico”.
La crisi economica ha accentuato i problemi legati alla gestione finanziaria delle imprese e gli Istituti di credito sono sempre più attenti a selezionare le aziende non solo sulla base delle loro performance economiche ma anche delle loro prospettive di sviluppo futuro e della loro capacità di generare cassa nel breve e medio termine per ripagare i debiti.
In questo contesto, il miglioramento del processo di pianificazione e controllo assume un ruolo fondamentale ed, in particolare, il “Financial Planning & Reporting” è sempre più importante per comunicare al sistema bancario e agli investitori i propri risultati, obiettivi e piani.
L’obiettivo del convegno è fornire all’ impresa suggerimenti e strumenti che possono migliorare la propria capacità di pianificare la finanza in modo strategico senza cadere nelle trappole del “solito” foglio elettronico.
I CFO di oggi si trovano davanti a due forze: da un lato l’innovazione digitale e dall’altro un momento storico ed economico non semplice da gestire.
Fino a poco tempo fa, il ruolo del CFO era più “limitato” all’interno delle organizzazioni aziendali ed aveva un impatto, soprattutto nelle PMI, meno importante rispetto a quello che ha in questo momento.
Il CFO era abituato ad operare in un contesto economico meno stressato e perciò poteva utilizzare anche soluzioni di produttività individuale per stendere budget e pianificare la finanza a medio/lungo termine.
Forse aveva meno necessità di scenari di simulazione e meno necessità di analizzare i dati in profondità. Si lavorava con fogli elettronici complessi, con dati che erano basati su medie e, passatemi il termine, ci si “accontentava” di più.
Ora i tempi sono cambiati, il ruolo del CFO è diventato fondamentale all’interno dell’organizzazione aziendale e la scelta di basare le proprie su celte strategiche su prodotti “di produttività individuale” diventa pericoloso.
Il vantaggio principale di una pianificazione finanziaria realizzata tramite soluzioni software transazionali, risiede nella maggior accuratezza delle previsioni, nella strutturazione dei processi e nella velocità di elaborazione delle informazioni.
Pensate solo alla realizzazione di scenari di simulazione alternativi al piano principale ed al confronto tra di essi, pensate al calcolo in automatico di un rating previsionale in funzione di tali scenari, pensate al coinvolgimento di altre figure aziendali, altrettanto importanti, che devono poter colloquiare con il CFO per capire se un investimento, un nuovo piano di pagamento nei confronti dei fornitori, piuttosto che un cambiamento delle condizioni di incasso applicate ai clienti siano finanziariamente sostenibili dall’azienda.
In più, talvolta si parla di pianificazione finanziaria dimenticando l’aspetto patrimoniale e la valutazione del rating previsionale.
Infatti, sempre più spesso, ci si deve sedere al tavolo delle trattative con stakeholder, shareholder o finanziatori, che hanno necessità di avere questo tipo di informazioni.
Tutti questi traguardi, difficilmente sono raggiungibili tramite un foglio elettronico, anche il più strutturato e sofisticato. Soprattutto in termini di profondità e accuratezza del dato e velocità di elaborazione.
In più, il foglio elettronico, è una tipica soluzione di produttività individuale, spesso sviluppato da una sola persona ed utilizzata da questa, che garantisce straordinari risultati in questo ambito.
Da qualche tempo le aziende hanno intrapreso la strada della sostituzione o integrazione del foglio di excel con soluzioni software più sofisticate. E non si tratta solo di grandi Corporate, ma anche e soprattutto di PMI.
Le aziende che hanno intrapreso questa strada sono in grado di elaborare frequenti scenari di simulazione, con benefici nell’indirizzamento del business.
Come dicevo, il risparmio di tempo unito alla disponibilità di informazioni più corrette (non più basate su medie), portano a maggiori opportunità di analisi: la capacità di elaborare scenari alternativi in tempo reale, calcolare un rating previsionale sempre in tempo reale ed altri parametri, consentono di decidere più rapidamente e meglio dove allocare le risorse finanziarie.
Necessità di soluzioni software per la pianificazione?
Nel passato le aziende erano alle prese con la proliferazione di fogli elettronici di elevate dimensioni e complessità per le attività di pianificazione e controllo, con tutti i problemi ad essa collegati.
Secondo noi di 4Planning, che giornalmente operiamo in aziende dove facciamo progetti di pianificazione finanziaria strategica, c’è ora un chiaro bisogno di soluzioni software dedicate.
A queste necessità solitamente i back end ERP non danno risposte adeguate. Si limitano ad una pianificazione finanziaria a breve periodo (scadenzario o tesoreria), senza permettere pianificazioni più strategiche e, soprattutto, scenari di simulazione.
Nonostante ciò, è spesso radicata la convinzione che la pianificazione finanziaria strategica possa svilupparsi tramite fogli elettronici.
In realtà questa soluzione si dimostrava adeguata per piccole società con limitata complessità; ora, anche per le PMI, è giunto il momento di confrontarsi con un mercato sempre più complesso, con repentini cambi di scenari e con necessità di finanza sempre più strategica.
Nella maggior parte dei casi ci si trova a dover fronteggiare problemi di :
- produttività (la persona che si occupa di finanza all’interno dell’organizzazione occupa il proprio tempo nel generare, copiare, formattare formule e dati in tabelle sempre più complesse, lasciando poco spazio all’analisi dei risultati e alle simulazioni)
- manutenzione (utilizzando fogli elettronici bisogna avere le competenze per continuare a modificare ed integrare i modelli in modo che continuino a funzionare perfettamente. C’è anche il rischio che l’integrità del dato venga compromessa quando più persone operano sugli stessi modelli. Inoltre la situazione si può complicare ulteriormente quando l’ideatore del foglio non è più presente in azienda e non c’è altra figura in grado di mettere mano ai modelli costruiti; il risultato è che si rischia di diventare “schiavi” dei modelli esistenti)
- accuratezza del dato (i fogli elettronici di grandi dimensioni sono raramente privi di errori, ma è difficile rendersene conto e trovare il malfunzionamento. La possibilità di intervenire sui modelli, porta ad una situazione poco controllabile, con moltiplicarsi di versioni e la difficoltà di capire ciò che è stato modificato)
Inoltre, un sistema di pianificazione finanziaria strategica, richiede funzionalità avanzate, che il foglio elettronico non permette di realizzare.
Pensate solo al calcolo di un rating previsionale, all’elaborazione di un consolidato di pianificazioni all’interno di gruppi di società, ad operazioni di closing ed opening periodici, alla necessità di risalire alle operazioni contabili che hanno determinato quella previsione, etc.
Il calcolo dei dati di piano richiede inoltre formule dipendenti da parametri e da importazioni di dati dal back end gestionale in modo sistematico.
Inoltre, le soluzioni evolute di pianificazione finanziaria, sono dotate di workflow per gestire opportunamente i passi del processo, attraverso fasi di generazione e verifica dati.
Quali sono gli obiettivi di miglioramento?
L’adozione di una soluzione di pianificazione finanziaria deve avere l’obiettivo di superare i limiti evidenziati di un foglio elettronico e di ottenere miglioramenti quali:
- definizione di un modello di pianificazione
- accentramento delle informazioni in un data base
- strutturazione dei modelli di reporting e dashboard
- controllo del processo di pianificazione
Questi miglioramenti si riflettono direttamente sul lavoro del CFO perché, con una soluzione transazionale, avrà più tempo per le analisi dei risultati e per analizzare scenari alternativi.
La definizione di un modello di pianificazione consiste nell’individuazione delle grandezze e delle regole che caratterizzano la pianificazione stessa.
Si tratta di individuare tutte le informazioni vitali per una buona pianificazione, sia quelle “di base”, da aggiornare periodicamente con i dati più recenti (dalle informazioni presenti sul back end gestionale, a quelle presenti nel budget, a quelle definite e gestite in tesoreria), sia quelle “di simulazione”, da modificare per verificare l’impatto di scenari o decisioni alternative (dalle condizioni di incasso/pagamento, alle ipotesi sull’andamento dei tassi di interesse).
Il numero di queste informazioni è diventato sempre maggiore, man mano che aumenta la complessità del business, la complessità del rapporto banca-impresa, la complessità del mercato nel quale l’azienda opera.
La loro scelta dipende anche dal contesto dove opera l’azienda: industriale, commerciale, distribuzione, servizi, etc.
Tutte queste informazioni, opportunamente strutturate ed alimentate, consentiranno poi la definizione di tutti i report e dashboard importanti per l’azienda (cash flow diretto, rendiconto finanziario indiretto e PFN, fonti impieghi, conto economico, stato patrimoniale, rating).
L’accentramento delle informazioni in un data base consente di aumentare il livello di sicurezza e affidabilità dei dati.
Anche il loro mantenimento sarà più accurato e sicuro.
L’accesso sarà infatti controllato, la loro alimentazione da sistemi esterni sarà automatizzata e non ci sarà più la necessità, come capita spesso con i fogli elettronici, di duplicazione di informazioni e schemi di elaborazione.
E’ evidente che questa organizzazione delle informazioni incrementi anche il livello di sicurezza rispetto al foglio elettronico e semplifichi anche le operazioni di backup che possono essere schedulate ed automatizzate.
Inoltre la disponibilità delle informazioni accentrate, consente di realizzare report con elevata profondità senza dover procedere a collegamenti tra file.
La strutturazione dei modelli di reporting e dashboard può essere considerato un estrattore di informazioni che consente di definire le dimensioni, i valori, le gerarchie, etc.
Nelle soluzioni più evolute, i report sono completamente personalizzabili e, questo si, esportabili in sistemi di produttività individuale (BI o foglio elettronico).
I report permettono la navigazione nei dati, con il drill-down/drill-up lungo le gerarchie per arrivare a capire come un dato è stato creato, quali movimenti concorrono alla creazione di quel dato e, ancora più in profondità, quali sono i movimenti contabili che hanno generato quel singolo dato.
L’utilizzo di soluzioni di questo tipo può sembrare più oneroso del singolo foglio elettronico, soprattutto nella fase iniziale del progetto. I benefici sono però evidenti in fase di generazione automatica dei report, delle simulazioni e di nuovi scenari di pianificazione.
Il controllo del processo di pianificazione consente all’azienda di prendere decisioni più affidabili perché basate su informazioni più complete, dettagliate e soprattutto “certificate”.
Allo stesso modo, un processo di pianificazione che viene gestito in modo efficiente, libera tempo alla funzione del CFO in modo da potersi concentrare su analisi più approfondite, migliorare la capacità di previsione e stendere piani strategici in minor tempo, gestire la diffusione delle informazioni prodotte con la direzione, con le altre funzioni aziendali o con soggetti esterni (finanziatori, istituti di credito, ecc.).
Il processo di pianificazione è costituito da un certo numero di attività da eseguire periodicamente.
Ed è proprio in questa attività strutturata che una soluzione di pianificazione finanziaria strategica consente di ottenere i benefici più significativi rispetto all’utilizzo dei fogli elettronici. Un sistema di workflow permette infatti di codificare l’organizzazione, automatizzando una serie di procedure, assegnando responsabilità, garantendo la qualità dei dati e delle elaborazioni e soprattutto assicurando il rispetto dei tempi.
Confusione con strumenti di Business Intelligence
Nel passato non troppo remoto, alcuni limiti dei fogli elettronici, legati soprattutto ai volumi gestiti e alla capacità di integrazione con i sistemi transazionali, sono stati superati con l’utilizzo di strumenti di BI.
Dato che le soluzioni di pianificazione finanziaria sono solitamente dotate di funzionalità che permettono di realizzare analisi e dashboard, si è creata un po’ di confusione tra le due tipologie di soluzioni.
Nella realtà le soluzioni di BI sono destinate a numerosi utenti e permettono l’interrogazione dei dati con interfaccia poco strutturata, ma su grande mole di dati.
Le attività sono tipicamente di importazioni dati da sistemi di back end e interrogazione gerarchica. I dati spesso sono di sintesi e vengono visualizzati tramite appositi browser.
Le selezioni dei dati da visualizzare è fatta dagli utenti al momento stesso in cui accedono ai dati tramite l’applicazione.
Le soluzioni di pianificazione finanziaria sono invece utilizzate da un numero molto ristretto di utenti (molto spesso il CFO e un suo collaboratore) e vengono usate per processi di pianificazione, calcolo del rating, creazione di scenari di simulazione.
L’accesso ai dati è realizzato attraverso interfacce strutturate. I report e le analisi possono includere formule e funzioni, sono facilmente esportabili verso pdf o fogli elettronici, e anche verso sistemi di Business Intelligence per la presentazione dei risultati
A volte la linea di demarcazione tra le due soluzioni non è sempre così netta e questo ha portato alcune aziende a cercare di fare progetti di pianificazione finanziaria strategica attraverso strumenti di BI. Ma nella nostra esperienza progettuale, queste soluzioni non permettono di superare i limiti dei fogli dei fogli di calcolo e, spesso, ci si ritrova a sostituire l’addetto alla sua gestione con un programmatore o un consulente che si occupa di implementare le funzionalità di elaborazione dei dati da mostrare con gli strumenti di BI: di fatto capita di trovare aziende, che dopo un investimento importante per l’acquisto e la personalizzazione di tali strumenti, il cui CFO di fatto continua ad utilizzare ancora fogli elettronici.
Questo porta ad avere base dati duplicate, errori, incongruenze, che sicuramente non ci sono in soluzioni transazionali.
I vantaggi di una soluzione transazionale dedicata
Diverse aziende hanno conseguito i risultati sopra ricordati adottando, finalmente, una soluzione transazionale dedicata per la pianificazione finanziaria strategica, a diretto supporto del CFO (o del controller), che consenta di tradurre operativamente e in modo strutturato le attività e le elaborazioni necessarie. Non più quindi una soluzione che si adatta “anche” al CFO, ma una soluzione pensata e implementata “per” il CFO in modo specifico.
Le caratteristiche principali di questo tipo di soluzioni sono le seguenti:
- prospettiva temporale pluriennale, con possibilità di analisi dei dati almeno mensile;
- possibilità di elaborare scenari alternativi (sulla base di vari scenari di budget, di diverse ipotesi di incasso/pagamento, ecc) velocemente e di confrontarli tra loro immediatamente, senza l’intervento di tecnici o soggetti esterni;
- integrazione del processo di definizione del budget economico/degli investimenti con la pianificazione finanziaria e patrimoniale;
- calcolo previsionale del cash flow, degli indici di bilancio, del rating aziendale, ecc.;
- integrazione con i sw gestionali (erp aziendali, tesoreria, ecc.) e con gli strumenti di BI e reporting già presenti in azienda.
Alcune conclusioni
I benefici che si ottengono da una soluzione di pianificazione finanziaria non sempre vengono misurati da subito.
Ad inizio progetto è difficile misurare il reale rating previsionale o comparare scenari di pianificazione e capire quale mi porta ad avere una finanza più “sostenibile” per la mia azienda.
Più facile da verificare sono alcuni benefici che coinvolgono direttamente l’area AFC quali:
- produttività delle persone
- rapidità con cui si ottengono le “chiusure” periodiche di pianificazione
- dati non più di sintesi o basati su medie, ma puntuali ed aggiornati
La disponibilità di soluzioni transazionali (perciò più strutturate ed efficienti) è l’unica strada per permettere a persone già fortemente impegnate di poter svolgere analisi efficaci che non si limitano a produrre informazioni, ma ne danno anche un’interpretazione.
Da questo punto di vista, la funzione AFC ha beneficiato dell’adozione di soluzioni software di questo tipo, perché, precedentemente, lo sviluppo e l’evoluzione dei sistemi ERP (dopo la gestione della contabilità “a consuntivo”) sono stati indirizzati ad altre funzioni, quali: ciclo attivo, ciclo passivo, produzione, logistica lasciando sempre molto scoperta l’area della pianificazione finanziaria e del controllo che è stata terra di conquista da parte dei fogli elettronici.
Queste soluzioni stanno permettendo ai CFO di diventare dei veri e propri manager del cambiamento perchè forniscono loro gli strumenti necessari per avere una visione rivolta al futuro e rendendo l’azienda più reattiva ai mutamenti e alle evoluzioni dell’ambiente che la circonda.
Inizialmente le grandi compagnie sono state le prime a beneficiare di queste soluzioni (per possibilità economiche, per aspetti culturali e per processi già codificati), ma sempre più le nostre PMI si stanno avvicinando a queste soluzioni perché, nel frattempo, la necessità della pianificazione sta pervadendo tutte le aziende e le soluzioni sono diventate più accessibili in termini di costi e di complessità di progetto.
Siamo arrivati al punto che, nella nostra esperienza, anche società di pochi milioni di fatturato hanno iniziato a codificare processi di pianificazione finanziaria strategica e stanno sentendo l’esigenza di potersi misurare nel medio/lungo periodo anche per essere più preparate quando si va alla ricerca di una qualsiasi forma di finanziamento.
16 gennaio, Firenze – 4Planning
Murate Idea Park,
piazza Madonna della Neve
L’evento è gratuito, previa iscrizione.
EVENTO CONCLUSO
