La pandemia e le crisi sistemiche dell’ultimo triennio hanno cambiato profondamente la percezione che le imprese hanno del futuro, dell’incertezza e della gestione del rischio. Per le aziende è inevitabile concentrarsi sul futuro negli acquisti MRO -Maintenance, Repair and Operations e cercare di capire quali saranno i cambiamenti alle procedure operative indotti dalle crisi e quali le risposte che potranno adottare per mantenere la propria competitività, con un occhio sempre attento al tema della sostenibilità.
A tracciare alcune tendenze la prima ricerca italiana sul procurement dei materiali indiretti “Mantenere il controllo mentre la pressione aumenta”, condotta nel 2022 da RS Italia, marchio commerciale di RS Group, fornitore omnicanale globale di prodotti e servizi a valore aggiunto, e Adaci, l’Associazione Italiana Acquisti e Supply Management, in collaborazione con l’Università Europea di Roma.
Il tema del cambiamento e dell’evoluzione delle procedure, dei ruoli, degli asset attraversa l’intera indagine. Per stimolare la ripresa post-pandemica e ammortizzare l’impatto delle crisi sistemiche, le imprese hanno:
- digitalizzato molte procedure di acquisto e di raccolta dei fabbisogni e continuano ad utilizzare in
modo intensivo gli strumenti digitali per tali attività; - esternalizzato relativamente poco l’attività di manutenzione (e quindi gli acquisti MRO), preferendo mantenere il controllo delle procedure e delle relazioni con i fornitori;
- investito in sostenibilità utilizzando una molteplicità di strategie e strumenti ma coinvolgono poco attivamente i fornitori in tale evoluzione.
In relazione ai cambiamenti indotti dalla pandemia, le sfide più preoccupanti per i prossimi mesi risultano essere inflazione e aumento dei costi, qualificazione delle fonti di rischio nei mercati di fornitura, gestione di eventuali interruzioni di fornitura. Inoltre, le imprese hanno indicato alcune sfide specifiche per il team di manutenzione e ingegneria aziendale: assicurare la disponibilità di parti di ricambio per gli asset aziendali, gestire i leadtime di approvvigionamento per i pezzi di ricambio e rimpiazzare gli asset obsoleti.
“Come emerso nella ricerca, la pandemia di Covid-19 ha ridisegnato le logiche di approvvigionamento e di scambio su base globale. Le imprese, incluse quelle italiane, sono state spinte ad abbracciare un cambiamento trasversale, nel quale la tecnologia ha ridisegnato anche le relazioni inter-organizzative. Innovazione e pragmatismo sono stati i pilastri della strategia per la ripresa dopo la crisi”, commenta Mario Lopez, Value Added Services Implementation Manager di RS Italia. “Sono sempre più richieste soluzioni di e-Commerce che danno accesso immediato alla nostra offerta, comprensiva di oltre 700.000 prodotti per le aziende. Queste soluzioni sono sia stand alone (sviluppate con tecnologia web based) che integrabili con il sistema ERP adottato dai nostri clienti e, in quest’ultimo caso, possono essere basate sia su cataloghi in Punchout che statici”.
“Le soluzioni a valore aggiunto garantiscono un risparmio di tempo e di denaro e consentono, in base ad esigenze specifiche, di standardizzare ed efficientare i processi d’acquisto”, rimarca Lopez. “Semplificare il ciclo di emissione dell’ordine attraverso gerarchie approvative e limiti di spesa definiti in azienda è ciò che facciamo con la soluzione on line RS PurchasingManager™, che genera anche la reportistica atta a monitorare la spesa tracciando nel dettaglio i singoli ordini. Attraverso la soluzione PunchOut, creando strutture gerarchiche in tutto e per tutto assimilabili a quelle di RS PurchaningManager, consentiamo ai nostri clienti di selezionare una lista di prodotti, di inoltrare le relative richieste di acquisto e di emettere gli ordini direttamente dal loro sistema ERP aziendale. In questo modo garantiamo un processo di acquisto lean che assicura nel contempo il rispetto dei protocolli di compliance aziendali e la drastica riduzione delle spese effettuate all’esterno dei contratti”. Infine, afferma Lopez, “per ridurre il lavoro amministrativo ed eventuali errori associati all’emissione degli ordini elettronici proponiamo una soluzione di eOrdering che permette di ottenere la completa digitalizzazione del ciclo di acquisto e, al contempo, un grande risparmio di carta, a pieno beneficio dell’ambiente”.
Tra le tecnologie più innovative che costituiscono una potente leva di crescita per l’azienda figura l’intelligenza artificiale. L’integrazione di un’intelligenza artificiale in uno strumento di gestione degli acquisti, come RS PurchasingManager™, facilita la gestione della relazione con i fornitori, attraverso un’analisi estremamente approfondita dei database, per valutarli più efficacemente e per prevedere gli aspetti problematici in termini di disponibilità delle scorte, tempi di consegna, qualità dei prodotti ecc. Inoltre, aiuta ad eliminare la duplicazione sistematica dei dati e provvede alla riconciliazione degli ordini con le bolle di consegna e le fatture. “Non c’è anomalia che possa sfuggire all’Intelligenza Artificiale – aggiunge Lopez – Grazie alla possibilità di accedere all’e-procurement predittivo, ossia a informazioni cruciali per determinare la migliore strategia di acquisto per il futuro, le direzioni acquisti diventano proattive. L’IA costituisce, pertanto, l’ultima tappa della trasformazione digitale delle aziende e testimonia la traduzione dell’innovazione in previsione, performance e acquisti responsabili”.
Nel lungo processo di digitalizzazione degli acquisti, le aziende devono fare i conti con l’obsolescenza del loro sistema legacy. Nonostante riesca ancora a rispondere alle esigenze degli uffici acquisti, la tecnologia risulta ormai superata e non permette di interagire con i nuovi sistemi di e-procurement o di e-sourcing. Considerate la perdita di tempo e la perdita di efficacia, il procurement finisce per orientarsi verso soluzioni basate sul Cloud e su soluzioni di approvvigionamento SaaS (Software as a Service o software come servizio), le quali non hanno bisogno né di compiere ingenti investimenti iniziali né di affrontare alte spese di manutenzione.
La redditività è immediata: contrariamente ai software installati sul posto, il software di approvvigionamento nel Cloud consente un flusso di informazioni trasparente all’interno di tutta l’organizzazione e velocizza il processo decisionale oltre a ridurre i tempi complessivi di esecuzione del ciclo “Procure to Pay”. All’insegna di un recupero dei dati più rapido e di una collaborazione trasparente.
