Per progettare un piano di trasformazione digitale degli acquisti che abbia un impatto reale, un ottimo punto di partenza è sviluppare un business case incentrato su pain point tangibili e quantificabili, e prefiggersi un obiettivo SMART, specifico e misurabile entro un termine preciso. In questo modo risulterà più semplice monitorare i progressi in termini di controllo sulle negoziazioni, sugli ordini e sulla spesa.
Ma da dove cominciare nel concreto? In questa fase storica di minaccia alla business continuity, diversificare il parco fornitori, tenere elevate le prestazioni e selezionare i partner con cui creare valore sono le priorità su cui i leader del procurement intendono investire per assicurare la continuità degli approvvigionamenti e ottenere i prezzi d’acquisto più vantaggiosi.
Una gestione dei fornitori più agile e trasparente ha un’importanza strategica non soltanto per l’Ufficio Acquisti, ma per tutta l’azienda, e rappresenta una delle leve fondamentali per una strategia di saving volta a ridurre il costo totale di possesso (TCO). Vediamo dunque come impostare l’ottimizzazione in chiave digitale di questo processo cardine.
Ottimizzare la gestione dei fornitori, la soluzione di DigitalPA
DigitalPA è un’affermata società di sviluppo software, supporto e consulenza specializzata nei settori dell’e-Procurement e della compliance etica, che da oltre vent’anni supporta centinaia di organizzazioni nei loro obiettivi di semplificazione e digitalizzazione.
Nella nostra esperienza, accade che le aziende si rivolgano a noi mosse dall’esigenza di rendere più efficienti gli acquisti e di ottimizzare la spesa. Tuttavia, grazie al dialogo con i nostri consulenti, il più delle volte emerge l’urgenza di costruire un percorso che risolva le inefficienze nei processi interni causate da una gestione non ottimale e dispersiva dei fornitori.
Tra i costi sommersi citati più di frequente dai nostri clienti, al primo posto ci sono infatti il tempo e le risorse umane impiegati nelle attività a basso valore aggiunto, come l’inserimento manuale dei riferimenti anagrafici dei fornitori e il loro reperimento da molteplici canali come e-mail, file Excel e gestionali ERP – con il rischio di mettere a sistema dati inaccurati o duplicati – la verifica dei requisiti di qualifica e l’invio di solleciti.
In aggiunta, la frammentazione delle informazioni ostacola il monitoraggio dei flussi di spesa, la corretta autorizzazione dei pagamenti e la conformità delle forniture, soprattutto nei casi in cui vengano bypassati i processi aziendali standardizzati.
Per questo motivo, supportiamo le aziende nei loro progetti di digitalizzazione partendo sempre da 4 step fondamentali:
- Mappatura dei processi interni e delle aree critiche
- Raccolta dei requisiti per la costruzione di un supplier portal su misura
- Predisposizione di un piano di migrazione del parco fornitori sul nuovo sistema e integrazione con l’ERP o con i sistemi di contabilità e fatturazione già in uso
- Supporto e formazione per avviare un percorso di digitalizzazione efficace
Questa imprescindibile fase di ascolto e di co-progettazione fa sì che ogni configurazione di Online Procurement, la soluzione integrata per il procure-to-pay sviluppata da DigitalPA, sia differente dall’altra: ciascuna piattaforma va incontro a un processo di fine tuning sulla base degli obiettivi da raggiungere che non si esaurisce al momento della consegna, ma che prosegue con il supporto di attività di formazione, consulenza e assistenza tecnica dedicate.
Una gestione dei fornitori intelligente, automatizzata e digitale
La digitalizzazione degli elenchi e dei processi di qualifica dei fornitori rappresenta il primo passo per guadagnare in produttività e porre le basi di un sistema efficiente e automatizzato, che cresce in parallelo alle esigenze organizzative.
Tra le soluzioni più evolute di Online Procurement più apprezzate dai nostri clienti, vi sono ad esempio i sistemi di rating avanzato per la valutazione qualitativa e quantitativa dei supplier sulla base delle prestazioni contrattuali, la possibilità di escludere i fornitori dalle negoziazioni in caso di certificazioni scadute e gli strumenti di risk management per tenere sotto controllo i fattori di rischio che minacciano il business.
La suite di DigitalPA offre alle PMI e alle grandi società strumenti flessibili per organizzare al meglio la propria rete di fornitori e godere da subito dei vantaggi della trasformazione digitale, tra cui:
- Costruzione di un portale fornitori su misura, in linea con i requisiti aziendali, che consente di delegare ai fornitori stessi l’aggiornamento del profilo anagrafico e delle certificazioni, mantenendo il controllo sui processi di qualifica
- Selezione e valutazione oggettive dei fornitori, grazie a una panoramica a 360° su certificazioni e sistemi di gestione della qualità, visura camerale, DURC, competenze tecniche, rispetto dei criteri ESG e così via, con possibilità di abbinare un rating a ogni criterio e assegnare specifici indicatori di rischio
- Relazioni più solide con i supplier, basate su informazioni sempre aggiornate e condivise, che contribuiscono alla trasparenza della collaborazione
- Accelerazione dell’onboarding per i nuovi fornitori ottenuta tramite percorsi di qualifica automatizzati, personalizzabili per ogni categoria merceologica o segmento
- Organizzazione strutturata dei dati e archiviazione automatica dello storico per ridurre drasticamente il tempo speso nelle ricerche e nel confronto di informazioni provenienti da diverse fonti
- Incremento della compliance alle specifiche di contratto grazie alla selezione dei fornitori con le migliori performance
- Migliore protezione da reclami e controversie legate alla conformità delle forniture mediante il tracciamento puntuale dello storico degli ordini e delle comunicazioni
